Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
15 августа 2013 48 просмотров

.ООО «ИнтерЛогистикСервис» в лице и.о.директора Подоляченко Дмитрия Васильевича и в лице главного бухгалтера Вишневской Алеси Михайловны просит Вас дать разъяснение:Какой формы должен быть путевой лист при осуществлении международных грузоперевозок?

Уважаемая Алеся Михайловна!

В ответ на Ваш вопрос от 15.08.2013г. 

сообщаем следующее: Специальных форм путевых листов при международных перевозках нет.

Российские перевозчики при международных перевозках должны иметь путевой лист. Путевой лист оформляется в общем порядке. Организация может использовать унифицированные формы, либо самостоятельно разработать путевые листы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.ПРИКАЗ МИНТРАНСА РОССИИ от 27.10.1998

Перечень документов, которые должны находиться на автотранспортном средстве при осуществлении международных перевозок и предъявляются в соответствующих случаях для проверки

Общие документы

1. Международное или национальное водительское удостоверение на право управления автотранспортным средством, соответствующее Конвенции о дорожном движении.

2. Свидетельство о регистрации транспортного средства.

3. Свидетельство о страховании гражданской ответственности владельца транспортного средства.
До введения страхования гражданской ответственности в Российской Федерации проверяется только на пунктах пропуска через Госграницу с отметкой об отсутствии в журнале контроля.
Российские перевозчики кроме перечисленных документов должны иметь путевой лист и лицензионную карточку.

4. Наличие (ведение) регистрационных листков (тахограмм).

5. Разрешение на проезд автотранспортного средства по территории иностранного государства (российское, иностранное разрешение) или разрешение ЕКМТ (многостороннее), либо специальное разрешение (российское разрешение со специальной отметкой) на перевозку в/из 3-их стран.

2.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы.

Организация может использовать:
– унифицированные формы;
– самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Приведенные в нем формы обязательны лишь для автотранспортных организаций. Однако и остальные организации при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей могут использовать путевой лист в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Организации вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). Применение нетиповых путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно, должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т. д.) (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). А также отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь).

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности организации.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: при оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Для контроля за движением путевых листов и сдачей их в бухгалтерию применяется журнал учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Статья: Путевой лист, по которому вы без проблем спишете расходы на ГСМ

Что советуем изменить в документе: Если за основу берете типовой бланк, то можете предусмотреть срок действия документа больше одного дня. Но в пределах месяца.

Как это упростит работу: Вы будете реже выписывать путевые листы.

Важная деталь

В любом путевом листе обязательно должны быть и те реквизиты, что предусмотрены в Законе о бухучете, и те, которые перечислены в приказе Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

В этой статье мы дадим вам образец удобного путевого листа — он ниже. По такому первичному документу вы сможете учесть затраты на бензин и поставить к вычету НДС с его стоимости. Напомним, что «путевку» оформляют отдельно на каждый автомобиль, на котором ездят сотрудники компании в служебных целях. Типовые шаблоны из постановления Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 обязательны только для автотранспортных предприятий. Если ваша компания таковой не является, вы можете использовать свободную форму путевого листа. Но в нем должны быть реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (далее — приказ № 152), и те, что обязательны для любой первички.

Начните с обязательных реквизитов, среди которых сведения о транспорте и водителе

Итак, в первую очередь в бланке должны быть наименование такого документа и номер (1). Причем в наименовании надо писать тип транспортного средства. Например, путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса.

Затем обязательно включите в бланк такой реквизит, как срок действия. При этом можно не ограничиваться одним днем, а предусмотреть более длительный период (2). Скажем, неделю или две. Тогда выписывать путевые листы вам придется реже.

Осторожно!

В путевом листе обязательно ставить штамп или печать — таковы требования Минтранса России.

Но будьте внимательны. Максимальный срок жизни этого документа — один месяц.

И еще три графы, которые должны быть в каждом путевом листе — это сведения о собственнике транспортного средства (3), об автомобиле (4) и о водителе (5).

Кроме того, в заголовочной части документа обязательно ставьте печать или штамп компании (6).

Вот тот необходимый минимум данных, предусмотрев поля для которых вы выполните требования приказа № 152. То есть претензий к такому документу у проверяющих не будет.

Предусмотрите поля для сведений о медосмотрах водителей

По закону перед рейсом и после рейса, то есть по сути до и после поездки на машине, обязательно проводить медосмотры водителей. А отметки об этой процедуре надо ставить в путевом листе в соответствующей графе (7).

Правда, на практике мало кто выполняет это требование. Вернее отметку-то ставят, но это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела. Не станешь же каждый день отправлять водителей на осмотр в клинику, если штатного врача в компании нет.

Будьте осторожны. Если к вам с проверкой придут из трудовой инспекции и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении правил охраны труда. А за этим последует административный штраф до 50 000 руб.

Так что если хотите гарантированно избежать споров с проверяющими, лучше заключите с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя.

Включите информацию о маршруте следования автомобиля, чтобы стало легче оправдать расходы на бензин

Строго говоря, сведения о маршруте являются необязательными согласно приказу № 152. Но чтобы избежать споров с налоговиками, безопаснее написать маршрут следования (8). То есть указать конкретно пункт назначения и место отправки. А вот общих формулировок, как, например, «поездки по городу», избегайте.

Если ваш работник ездит на автомобиле в пределах одного населенного пункта, в путевом листе надо отразить каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, важно отмечать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Предупредите об этом водителя. Если он заполнит эти графы некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу налоговики не признают. Ведь им понадобятся четкие доказательства того, что автомобиль используют в служебных целях и, значит, расходы на бензин обоснованны.

Так что распишите подробно сведения о маршруте в таблице путевого листа. Здесь же советуем предусмотреть поля, где будете указывать данные о движении топлива (9) и показаниях одометра (10).

Роман Тимохин, ведущий эксперт журнала «Главбух»

Главбух № 8Апрель 2013

16.08.2013г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух»

Корнеева Кристина

Ответ утвержден:
Ведущий эксперт Горячей линии «Системы Главбух»
Гранаткин Сергей

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка