Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
19 августа 2013 167 просмотров

Что необходимо отразить в положении о Внутреннем контроле?

 Законодательно такой документ как «положение о внутреннем контроле» не закреплен. То есть организация составляет его самостоятельно, основываясь на своих задачах, а так же на экономических реалиях, в которых она ведет свою деятельность.

Обоснование данной позиции приведено ниже в «Системе Главбух» и в «Системе Главбух» vip-версия

1. Статья:Положение о внутреннем контроле в учреждении

При грамотной организации системы внутреннего контроля образовательное учреждение может избежать (или вовремя выявить и исправить) ошибки в бухгалтерском и налоговом учете. Однако как составить соответствующее положение о внутреннем контроле, нигде не сказано. Проанализируем сложившуюся практику...

Система контроля – с чего начать?

Одним из важных условий обеспечения эффективности использования денежных средств, трудовых и материальных ресурсов учреждения является повышение действенности и результативности финансового и хозяйственного контроля.

Система внутреннего финансового и хозяйственного контроля в учреждении включает*:

  • нормативно-правовое регулирование прав, обязанностей и ответственности должностных лиц;
  • субъекты, то есть должностных лиц, осуществляющих контроль;
  • объекты контрольной деятельности;
  • виды, формы и методы внутреннего финансового и хозяйственного контроля;
  • целенаправленное руководство внутренним финансовым и хозяйственным контролем и планирование деятельности.

При организации внутреннего контроля в учреждении следует руководствоваться нормами:

Также надо обратить внимание на отраслевые и ведомственные инструкции и проанализировать сложившуюся практику.

Определение задач

К основным задачам внутреннего контроля относятся:*

  • контроль (проверка) за соблюдением в учреждении федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, правовых актов субъектов РФ, муниципальных правовых актов;
  • исполнение приказов и распоряжений руководителя учреждения;
  • законность совершения кассовых операций в учреждении;
  • организация учета и обеспечение сохранности имущества в учреждении;
  • установление соответствия осуществляемых операций регламентам, полномочиям работников;
  • выявление внутрихозяйственных резервов и принятие мер к использованию их в интересах обеспечения деятельности учреждения;
  • установление соответствия проводимых финансовых операций в части финансово-хозяйственной деятельности и их отражения в учете;
  • точность и полнота документации бухгалтерского учета;
  • своевременность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
  • предотвращение ошибок и искажений в учете;
  • изучение причин недостатков и нарушений в финансово-хозяйственной деятельности, принятие действенных мер к их устранению, предупреждению и своевременному возмещению причиненного ответственными лицами материального ущерба;
  • изучение опыта практического применения в учреждении действующих положений, инструкций и иных правовых актов, определяющих нормы и порядок финансового и материального обеспечения, в целях их совершенствования.

Порядок работы должен быть оформлен документально

Организация внутреннего контроля, руководство контрольно-ревизионной работой и ответственность за ее состояние определяются в Положении о внутреннем контроле в учреждении.

В этот документ можно включить следующие разделы*.

  1. Цели, задачи и принципы внутреннего контроля. В данном разделе следует указать нормативные документы, применяемые в рамках указанных мероприятий, а также соответственно их цели и задачи.
  2. Порядок организации внутреннего контроля. То есть указать объекты контроля, график проведения мероприятий, порядок их оформления.
  3. Права и обязанности контролирующих и контролируемых лиц. В этом разделе необходимо определить состав комиссии по осуществлению внутреннего контроля, разграничение полномочий и т. п.
  4. Ответственность сторон по соблюдению Положения о внутреннем контроле.
  5. Оценка состояния эффективности системы внутреннего контроля в учреждении. Оценка осуществляется субъектами внутреннего контроля и рассматривается на специальных совещаниях, проводимых руководителем учреждения.

Можно включить и иные необходимые разделы (данный перечень не исчерпывающий).

Должностные лица, на которые возложена работа по организации внутреннего финансового контроля в учреждении, должны рассматривать материалы ревизий и проверок внешних контролирующих органов и принимать меры к своевременному устранению выявленных нарушений и недостатков, повышению качества и эффективности контроля.*

Комиссии необходимо рассматривать результаты финансово-хозяйственной деятельности учреждения, разрабатывать предложения по ее улучшению. Также следует принимать необходимые меры к укреплению кассовой, плановой, договорной и штатной дисциплины, соблюдению законности, предупреждению и пресечению бесхозяйственности, халатности, расточительства и злоупотреблений в расходовании денежных средств и материальных ценностей. Особое внимание необходимо уделять проверке организации закупок для государственных (муниципальных) нужд в учреждении.

Проверка финансовой деятельности

Отметим и такой немаловажный момент. Мероприятия, проводимые в рамках внутреннего финансового контроля, должны быть взаимозависимыми и последовательными*.

Вначале должна быть проведена проверка:

  • финансово-плановых документов (составление смет, штатных расписаний, тарификаций и т. п.);
  • порядка начисления заработной платы, назначений пенсий и пособий (наличие положений об оплате труда, приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, приказов о создании комиссии по ФСС и т. п.);
  • других локальных документов, необходимых для осуществления финансово-хозяйственной деятельности в учреждении.

А позднее, после совершения финансово-хозяйственных операций, производят последующий финансовый контроль документации. Например, проверяют кассовые операции, достоверность операций, совершенных по бюджетным и внебюджетным лицевым счетам, расчеты с подотчетными лицами, поставщиками и покупателями, полноту оприходования материальных запасов, готовой продукции, правильность принятия к учету и выбытия основных средств, проведение ремонтных работ и т. п.

Не стоит забывать и о документах

В целях упорядочения процесса составления документов и отражения в них данных можно посоветовать*:

  • создать график документооборота учреждения (возможно, как приложения к учетной политике);
  • последовательно нумеровать первичные документы каждого вида в течение отчетного периода (это нужно также для обеспечения поиска документов при необходимости и выявления отсутствующих документов);
  • гасить первичные и оправдательные документы в установленных случаях (это необходимо во избежание повторного их использования);
  • брошюровать документы в папки по окончании отчетного периода;
  • организовать архив;
  • сдавать папки с документами в архив по истечении сроков оперативного хранения документов, установленных графиком документооборота организации;
  • своевременно составлять первичные документы.

На своевременность составления первичных документов указано и в пункте 9 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.

В соответствии с предъявляемыми требованиями первичные документы в учреждении должны:

  • оформляться в момент совершения хозяйственных операций или сразу после их окончания, иначе возрастает вероятность ошибочных записей в первичном документе. Кроме того, операция вообще может остаться не отраженной в учете;
  • содержать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухучете;
  • соответствовать типовым унифицированным формам, если таковые установлены;
  • соответствовать формам документов, утвержденным законодательно и учетной политикой организации (в случае, когда формы документов установлены учетной политикой учреждения);
  • кроме того, бухгалтерские справки, содержащие обоснование исправлений в случаях, когда в бухгалтерский учет вносятся исправления, специальные расчеты, должны быть изложены просто и ясно во избежание двусмысленного толкования.

Составляем отчет о проделанной работе

По результатам проведенного мероприятия составляется соответствующий акт. В нем следует отразить*:

  • программу проверки, утвержденную приказом руководителя учреждения;
  • характер и состояние систем бухгалтерского учета и отчетности;
  • виды, методы и приемы, способы, применяемые при проведении проверки;
  • анализ соблюдения законодательных и нормативных актов РФ;
  • выводы о результатах проведения мероприятий внутреннего контроля;
  • размеры причиненного материального ущерба, другие последствия допущенных нарушений, а также виновных должностных лиц;
  • описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопущению возможных ошибок в дальнейшей работе.

При включении в акт выявленных недостатков, нарушений и злоупотреблений необходимо указать на то, какие нормативные акты нарушены, и на подлинные документы, подтверждающие достоверность сделанных в акте записей. Например, если в приходном кассовом ордере (при получении суммы из банка в кассу) указана сумма, не соответствующая сумме по банковской выписке, то в акте следует указать номер, дату, сумму ПКО, номер листа кассовой книги, дату выписки банка, сумму, списанную с лицевого счета.

Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме обязаны представить руководителю учреждения объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.

Только на основании полной и достоверной информации руководитель может принять адекватные меры.

Т.И. Фисенко, главный бухгалтер МУ «Централизованная бухгалтерия»

Журнал «Учет в сфере образования» № 11, 2011 г.

2. Статья:Положение о внутреннем контроле, которое защищает от мошенничества

Какие задачи решал автор: повысить эффективность работы структурных подразделений, свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников.

За счет чего: создан отдел по внутреннему контролю, разработаны контрольные процедуры и квартальные графики проверок, регулярно проводятся сплошные инвентаризации основных средств.

Компания «РусТоргИнвест» специализируется на оптовой продаже автомобильных дисков, шин, а также автозапчастей. В планах предприятия на 2012–2013 годы – увеличение продаж на 30 процентов, в том числе и за счет экспансии на региональные рынки. Привлечь финансирование на эти цели собственники бизнеса планируют за счет дебютной эмиссии облигаций или продажи доли в компании стратегическому инвестору.

Топ-менеджмент задумался о повышении прозрачности и инвестиционной привлекательности бизнеса заранее. В 2011 году была проведена реорганизация, выстроена понятная и прозрачная юридическая структура. В рамках финансового департамента созданы два отдела: международного учета и внутреннего контроля. Кроме того, были утверждены учетная политика и дополнительный план счетов по МСФО.

Следующим этапом стала регламентация работы новых отделов. В частности, разработано Положение о внутреннем контроле над финансово-хозяйственной деятельностью, в котором четко прописаны основные принципы и контрольные процедуры, а также перечислены обязанности и полномочия сотрудников и руководителя отдела внутреннего контроля.

Главная задача документа – защитить компанию от мошенничества и ошибок собственных сотрудников. Для этого ряд контрольных функций передан структурным подразделениям компании, они самостоятельно отслеживают риски по своим направлениям деятельности*.

В соответствии с основными пунктами положения контрольные процедуры предполагают не только проверку заключаемых договоров на соответствие бюджету и выборочный контроль первичных документов, но и анализ показателей, приведенных в отчетности компании на соответствие действительности.

Отдельное внимание в документе отводится нестандартным операциями. Например, со всеми новыми клиентами «РусТоргИнвест» работает на условиях 100-й предоплаты, отступление от этого правила допускается в исключительных случаях. Тогда решение о предоставлении отсрочки платежа принимается только после согласования с руководителем отдела внутреннего контроля, который анализирует кредитоспособность потенциального покупателя.

Реализованные методы контроля позволяют «РусТоргИнвест» нивелировать существующие риски и защитить компанию от злоупотреблений со стороны сотрудников.

Комментирует
Алевтина Яшкина,
финансовый директор компании «РусТоргИнвест»

Положение о внутреннем контроле над финансовохозяйственной деятельностью (извлечение)

Вы можете скачать полную версию Положения о внутреннем контроле над финансово-хозяйственной деятельностью, разработанного в компании «РусТоргИнвест», по ссылке в конце статьи.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о внутреннем контроле над финансово-хозяйственной деятельностью ООО «РусТоргИнвест» (далее – «положение») утверждено в соответствии с Гражданским кодексом РФ, уставом ООО «РусТоргИнвест» (далее – «общество»).

1.2. Настоящее положение является внутренним документом общества, определяющим правила и подходы к обеспечению внутреннего контроля над финансово-хозяйственной деятельностью общества (далее – «внутренний контроль»).

1.3. В настоящем положении определены цели и задачи системы внутреннего контроля, принципы его функционирования, направления и процедуры внутреннего контроля, субъекты, ответственные за осуществление процедур внутреннего контроля, а также субъекты, ответственные за контроль над осуществлением процедур внутреннего контроля.

<…>

2. Основные термины и определения

Для целей настоящего положения используются следующие термины и определения.

«Внутренний контроль» – процесс, призванный обеспечить разумные гарантии достижения поставленных целей общества и результативного использования ресурсов общества, сохранности активов, соблюдения законодательных требований и представления достоверной отчетности, предотвратить возможные злоупотребления со стороны должностных лиц общества.

Под процедурами внутреннего контроля подразумевается не только анализ финансово-экономических показателей, но и существующих бизнес-процессов.

«Процедуры внутреннего контроля» – документально зафиксированная совокупность мер по обеспечению эффективного внутреннего контроля над осуществлением финансово-хозяйственной деятельности общества, выявлению и совершению нестандартных операций, предупреждению, ограничению и предотвращению финансовых и операционных рисков и возможных злоупотреблений со стороны должностных лиц общества, а также мер по взаимодействию субъектов внутреннего контроля между собой в процессе реализации процедур внутреннего контроля.

«Субъекты внутреннего контроля» – совет директоров, генеральный директор, подразделение общества, уполномоченное осуществлять внутренний контроль, а также иные структурные подразделения и сотрудники общества, ответственные за выполнение закрепленных за ними (внутренними документами общества) функций внутреннего контроля.

<…>

4. Функции и полномочия отдела внутреннего контроля*

4.1. Отдел внутреннего контроля создается на основании приказа генерального директора общества (далее – «директор»).

4.2. Отдел создается для осуществления контроля над:

Для определения достоверности отчетности используются данные о результатах деятельности за прошедший период и прогнозы на будущий период, предоставленные финансовым департаментом и подразделениями компании.

  • основными направлениями финансово-хозяйственной деятельности;
  • соблюдением финансовой дисциплины;
  • обеспечением сохранности денежных средств и обоснованности расходования денежных средств и материальных ценностей;
  • полнотой и достоверностью бухгалтерского, налогового и управленческого учета общества
  • соответствием договоров с третьими лицами и организациями финансово-хозяйственным интересам общества;
  • соблюдением требований нормативных актов, а также внутренних документов общества;
  • исполнением бюджета общества;
  • реализацией планов финансово-хозяйственной деятельности;
  • соблюдением требований действующих нормативных актов и внутренних процедур, установленных в обществе.

Кроме того, в задачи отдела входит:

  • проведение мероприятий по охране имущества;
  • содействие созданию оптимальной организационной структуры общества;
  • предотвращение и ограничение финансовых и операционных рисков, а также возможных злоупотреблений со стороны должностных лиц.

При необходимости для проведения проверок могут привлекаться сотрудники подразделений или сторонние консультанты.

4.3. Руководитель отдела проводит проверки в соответствии с разработанным им годовым или квартальным планом – графиком проверок, который подлежит согласованию с советом директоров общества и утверждается (корректируется) директором общества (иным лицом по его поручению), а также внеплановые проверки по решению директора общества или лица, уполномоченного им.

4.4. Организационное обеспечение и представление необходимых документов для проведения проверок осуществляются руководителями структурных подразделений общества в течение трех рабочих дней, по запросам руководителя отдела или директора общества.

К акту проверок должны прилагаться пояснительные записки, а также копии документов, свидетельствующих об устранении выявленных нарушений, подписанные руководителем проверяемого подразделения.

4.5. Результаты проверок, проведенных отделом, оформляются актом проверки, который подписывается членами создаваемой комиссии и руководителями подразделений, филиалов и представительств общества, деятельность которых проверялась.

4.6. Руководитель отдела ежеквартально информирует совет директоров общества о выявленных в результате проверок нарушениях в финансово-хозяйственной деятельности, в том числе о фактах неисполнения, ненадлежащего исполнения утвержденных в обществе внутренних документов, и выносит предложения об их устранении.

<…>

5. Обязанности и полномочия руководителя отдела внутреннего контроля

До начала каждой проверки разрабатывается программа ее проведения, которая содержит сроки, порядок действий и указания на то, что и как именно будет проверяться*.

5.1. Руководитель отдела внутреннего контроля*:

  • распределяет обязанности между сотрудниками своего отдела, планирует и организует его работу;
  • по каждой проверке, планируемой отделом, формирует и утверждает программу ее проведения;
  • созывает и проводит заседания и совещания для обсуждения вопросов, относящихся к компетенции отдела;
  • запрашивает у органов управления и структурных подразделений общества документы и информацию, необходимые для проведения процедур внутреннего контроля;
  • имеет право беспрепятственного доступа во все помещения проверяемых структурных подразделений общества;
  • имеет право организовывать проведение сплошных или частичных инвентаризаций основных фондов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов с контрагентами;
  • вправе получать от сотрудников общества объяснения и комментарии, необходимые для проведения процедур внутреннего контроля;
  • вправе требовать от сотрудников общества предоставления информации об исполнении решений органов управления общества;
  • вправе привлекать сотрудников иных структурных подразделений общества к проведению проверок и служебных расследований;
  • вправе вносить предложения о применении материальных и нематериальных мер поощрений к сотрудникам общества;
  • вправе вносить предложения по вопросам привлечения к ответственности за допущенные нарушения виновных сотрудников общества;

<…>

9. Органы управления и подразделения общества, ответственные за внутренний контроль

9.1. Совет директоров общества определяет политику внутреннего контроля и осуществляет общую оценку эффективности процедур внутреннего контроля, а также мер, принятых для устранения выявленных нарушений.

9.2. Генеральный директор общества несет ответственность за функционирование процедур внутреннего контроля общества.

9.3. Внутренний контроль осуществляется по основным направлениям финансово-хозяйственной деятельности общества, в том числе:

  • финансовой деятельности;
  • экономической деятельности;
  • инвестиционной деятельности;
  • по иным направлениям деятельности общества.

9.4. Руководители подразделений общества в рамках своих полномочий, утвержденных локальными нормативными актами, несут ответственность за разработку, документирование, внедрение, мониторинг и развитие внутреннего контроля во вверенных им структурных подразделениях.

9.5. В целях обеспечения системного характера контроля финансово-хозяйственной деятельности общества проведение процедур внутреннего контроля осуществляется отделом общества во взаимодействии с другими органами и подразделениями общества.

<…>

Иван Бородин, финансовый директор кадрового холдинга «Анкор»

Журнал «Финансовый директор» № 3, 2012 г.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка