Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
20 августа 2013 42 просмотра

Подскажите, пожалуйста,1) надо ли издавать приказ на перечисление командировочных на личную карточку работнику перед командировкой? 2) надо ли также издавать приказ на перечисление излишне потраченных денежных средств в командировке на личную карту работника после утверждения авансового отчета?3) А если работник потратил собственные ден. средства на хоз.расходы и организация готова ему их возместить - надо ли в этом случае также издавать приказ на возмещение или достаточно авансового отчета, как основание для возмещения?

1. Во избежание претензий со стороны налоговых органов возможность перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты работников желательно утвердить приказом руководителя и закрепить в коллективном договоре. Сумма аванса должна быть выдана (перечислена) на основании заявления сотрудника.

2. Лучше всего составить приказ руководителя о перечисление денег на личную карту сотрудника сумм, израсходованных сверх полученных под отчет, после утверждения авансового отчета.

3. Если организация возмещает потраченные средства, основанием для выдачи денег является авансовый отчет. Приказ можно не издавать.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Статья:Расчеты с подотчетными лицами: о чем важно помнить

Можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника?

Да, можно. Отмечу, что Минфин России не только не против перечисления подотчетных сумм на расчетные (дебетовые) карты работников, но и рекомендует использовать такой способ расчетов с подотчетными лицами.* В письме от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728 чиновники указывают, что перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей. В письме также сказано: «В целях обеспечения безопасности операций с денежными средствами, предусмотренными на финансовое обеспечение организаций сектора государственного управления, создания условий для повышения эффективности управления такими денежными средствами, Минфин России рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников».

Анатолий Семенович Кленовский, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

Учет в сфере образования№ 3, Март 2013

2.Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете выдачу аванса на командировку по России

<…>

Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.

Из каких денег выдавать

При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели организация может использовать:

  • деньги, полученные с ее расчетного счета;
  • выручку, поступившую в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле, при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк. Это следует из положений пункта 2 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

Общие правила выдачи

При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила:

  • деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;
  • сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.*

Такие правила установлены пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

<…>

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Рекомендация: Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Обоснованный перерасход

Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:

  • сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);*
  • сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Компенсация перерасхода из кассы

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

4.Статья:Три безопасных способа упростить выдачу подотчетных

<…>

Способ № 2

Возместить работнику перерасход

Можно договориться с подотчетниками, что они будут тратить на хозяйственные нужды и командировку свои деньги. А компания станет возмещать расходы. Тогда собирать с работников заявления не понадобится. Ведь они необходимы, только если компания выдает деньги под отчет авансом на будущие расходы. Если же она возмещает перерасход, основанием для выдачи денег и оформления «расходника» является авансовый отчет.*

Некоторые компании не собирают авансовые отчеты с сотрудников, которые купили товар на свои деньги. А наоборот, требуют представить только заявление на возврат перерасхода. Такой порядок имеет право на существование. Но не запрещает компании поступать наоборот, то есть брать с работников только авансовые отчеты. Ведь в положении № 373-П не сказано, что для возмещения перерасхода требуется заявление.*

У этого способа два недостатка. Во-первых, его нельзя предусмотреть во внутреннем локальном акте. Договориться с работниками можно только устно, ведь по закону они не обязаны тратить на товары или командировку свою зарплату. Во-вторых, не у каждого работника найдется достаточно денег, чтобы, к примеру, оплатить билеты в другой город и проживание в гостинице.

Некоторые компании находят такой выход из положения. Если у работника покупка запланирована на ближайшие дни, то кассир выдает ему наличные без оформления. А «расходник» делает через пару дней, когда сотрудник вернется с товаром и документами. Это нарушение, так как кассир вправе выдать деньги подотчет только по расходным ордерам (п. 4.1 Положения, утв. Банком России 12.10.11 № 373-П). В то же время, если нагрянут проверяющие, риски минимальны. По документам денег будет больше, чем по факту. А за недостачу наличных в кассе штрафа нет.

<…>

Учет. Налоги. Право. №23, 25 июня — 15 июля 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка