Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в налогах и учете

Подписка
Срочно заберите все!
№24
23 августа 2013 10 просмотров

1. Можно ли учесть расходы на поездку при разъездном характере работ, если сотрудники едут в такую поездку не с мета работы (г. Сочи), а с места жительства (Харьков). 2. Какие документы надо оформить для подтверждения расходов на выплату суточных, проезда, найма жилья, в связи с тем, что при разъездном характере работ командировочное удостоверение не оформляется (имеются в виду не документы, подтверждающие расходы (билеты, счет гостиницы), а документы, подтверждающие направление и длительность поездки (аналог командировочного)

Как следует из текста запроса и Ваших пояснений, сотрудники-иностранцы работают в обособленном подразделении в г. Сочи. Планируется, что эти сотрудники будут работать в другом обособленном подразделении в г. Усть-Кут Иркутской области. Сотрудникам установлен разъездной характер работы. Выезжать к месту работы в Иркутской области сотрудники будут из места жительства в г. Харькове.

В соответствии с трудовым законодательством работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками, в частности, расходы по проезду (ст.168.1 Трудового кодекса РФ).

В трудовом законодательстве напрямую не указывается, может ли быть поездка из места постоянного жительства к месту работы в ином регионе квалифицирована как поездка в связи с разъездным характером работы. В этой связи целесообразно закрепить условие о компенсации стоимости проезда в рассматриваемой ситуации в трудовом и (или) коллективном договоре. В таком случае стоимость проезда будет учитываться в целях налогообложения прибыли не как компенсация проезда в связи с разъездным характером работы, а как прочий расход, произведенных в пользу работника, предусмотренный трудовым договором и (или) коллективным договором (пп.25 ст.255 Налогового кодекса РФ).

Кроме того, в рассматриваемой ситуации безопаснее с точки зрения налоговых рисков удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Так как в перечнях выплат, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами, поименованы именно компенсации, предусмотренные трудовым законодательством (п.1 ст.217 Налогового кодекса РФ и п.2 ст.9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). А в рассматриваемом случае выплата предусматривается не трудовым законодательством, условиями трудового договора и (или) коллективного договоров.

Перечень документов, подтверждающих маршрут и цели поездок сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, действующее законодательство не регламентирует. К примеру, это могу быть: журналы учета поездок, маршрутные листы, справки-расчеты суточных. Формы таких бумаг, периодичность и порядок их заполнения следует твердить в учетной политике. Такие документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст.9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»

1.Трудовой кодекс Российской Федерации

Статья 168.1. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду;расходы по найму жилого помещения;дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

2.ЗАРПЛАТА – 2013

4.6.2 Как оформить разъездной характер работ

Ситуация: нужно ли при разъездной работе составлять командировочные приказы и удостоверения

Нет, не нужно. Отрадно, что для возмещения разъездных расходов вам придется оформлять значительно меньше документов, чем для оплаты командировочных. В частности, не надо составлять служебное задание, приказ о командировке и командировочное удостоверение. Правда, вместо этого все равно должны быть какие-то документы, которые позволяли бы проследить маршрут и цели поездок. К примеру, журналы учета поездок, маршрутные листы, справки-расчеты суточных. Формы таких бумаг, периодичность и порядок их заполнения вы можете утвердить самостоятельно. Только помните об обязательных реквизитах, которые должны быть в любом первичном документе.*

От сотрудников же требуйте стандартный «командировочный» набор бумаг:

  • авиа-, железнодорожные, автобусные билеты и т. д.;
  • гостиничные счета, счета-фактуры, акты, кассовые чеки, подтверждающие оплату наемного жилья;
  • копию загранпаспорта (при поездках за границу);
  • документы, подтверждающие цель поездок (проекты договоров, программы встреч).

Авансовый отчет с работника после каждой поездки можете не требовать. В том же коллективном или трудовом договоре стоит закрепить, как часто необходимо отчитываться по расходам на поездки. Пожалуй, раз в месяц будет достаточно, чтобы вы смогли вовремя рассчитать сумму компенсации и выплатить ее, допустим, вместе с зарплатой.

23.08.2013г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух» Рупасова Ксения.

Ответ утвержден:

Ведущий эксперт «Горячей линии» Ракова Елена.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка