Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Желаю вам в новом году

Подписка
Срочно заберите все!
№24
16 октября 2014 51 просмотр

Сотрудник Организации А был направлен в командировку в другой город,в связи с чем был приобретен авиабилет до г.Москвы на 20.00 ч (вылет самолета). Сотрудник до момента вылета выполняя производственные поручения заправил машину и отчитался по данным затратам авансовым отчетом.Вопрос:-имеет ли право Организация А принять на затраты в целях налогооблажения затраты по заправке автомобиля в момент нахождения сотрудника в командировке,какие могут быть риски-как верно отразить эти затраты в бухгалтерском и налоговом учете-как верно это оформить

2. Данные затраты отразите:

- в бухучете – на счете 10:

Дебет 10-3 Кредит 71

– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета);

Дебет 10-3 Кредит 20 (26…)

– списаны ГСМ в расходы (в случае если вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку будет документально подтвержден);

Дебет 10-3 Кредит 91-2 субсчет «Расходы не принимаемые в расходы»

– списаны ГСМ в расходы (в случае если вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку будет документально не подтвержден).

- в налоговом учете:

- если вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку будет документально подтвержден, то при расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Для этого должны быть выполнены такие условия:

• расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);

• приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Таковы требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

НДС в данной ситуации можно поставить к вычету при соблюдении таких условий:

• налог предъявлен поставщиками;

• материалы приняты на учет;

• материалы будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;

• на купленные материалы есть счет-фактура.

Такие требования содержит пункт 2 статьи 171 и пункт 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ.

- если вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку будет документально не подтвержден, то при расчете налога на прибыль данные расходы на приобретение материалов через сотрудника нельзя учесть в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Т.к. они являются экономически не обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Входной НДС в данной ситуации так же нельзя принять к вычету. Поэтому при расчете налога на прибыль НДС списывайте в расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли (п. 1 ст. 170 НК РФ).

3. Ка и сообщалось выше вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку будет документально подтвержден, т.е. в локальных нормативным документом организации, а именно в положении о командировках и трудовом или коллективном договоре, утвердите, что в день отъезда в командировку, если отъезд происходит после окончания рабочего дня по установленному в организации графику рабочего времени, сотрудник должен выйти на работу и выполнять свои служебные обязанности.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: как оплатить день командировки, который сотрудник полностью отработал. Вечером отработанного дня (до 24 часов) сотрудник уехал в командировку. Эта дата отмечена в командировочном удостоверении (приказе руководителя)

Зарплату рассчитайте исходя из среднего заработка.

На время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Оплачивать так нужно все дни в командировке по установленному графику работы. В том числе дни, когда сотрудник находится в пути, день отъезда в командировку и прибытия из нее (п. 9 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Днем отъезда считается дата отправления транспорта, на котором сотрудник выезжает в место назначения командировки из населенного пункта, где он постоянно работает. Причем, если транспорт (поезд, самолет и т. д.) отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если же транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Такой порядок следует из пункта 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку решается по договоренности с администрацией организации (п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В рассматриваемой ситуации сотрудник вечером отработанного дня (до 24 часов) отбывает в командировку. Эта дата отмечена в командировочном удостоверении (приказе руководителя). То есть именно этот день считается днем отъезда. Следовательно, зарплату за этот день нужно рассчитать исходя из среднего заработка. Кроме того, за день отъезда сотруднику полагаются суточные.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья:После рабочего дня — в командировку

Бывают ситуации, когда сотрудники вынуждены уезжать в командировку прямо с работы, а в день возвращения — идти на службу. Расскажем, как оформить и оплатить такие дни.

Согласно пункту 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749 (далее — Положение), вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку решается по договоренности с работодателем. Вопрос о том, каким числом следует оформить командировочные документы и какой код поставить в табеле учета рабочего времени, законодательством не урегулирован.

День отъезда, день приезда

День отъезда. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства к месту постоянной работы (п. 4 Положения).

День приезда. При отправлении (прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (возвращения) в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, нужно учесть время, необходимое для проезда до пункта отправления (п. 4 Положения). В таких случаях день отъезда (приезда) может не совпадать с датой, указанной в проездном билете.

Нюансы документального оформления

Если сотрудник вечером отработанного дня (до 24 часов) отбывает в командировку, в приказе о направлении в командировку (форма №Т-9) датой ее начала логично указать полностью отработанный день. Эта же дата должна стоять в командировочном удостоверении (форма №Т-10) и служебном задании (форма №Т-10а).

Чтобы не допустить расхождений, в табеле учета рабочего времени (формы №Т-12 и Т-13) этот день также рекомендуется отметить как день нахождения в командировке (код К или 06).

Как оплатить день отъезда

Посмотрим, как нужно оплатить этот день, чтобы у работодателя в дальнейшем не возникало споров с трудовой инспекцией о неполной оплате труда или налоговиками о правомерности учета выплат в расходах.

Что положено работнику

Командировочные расходы. Согласно части 1 статьи 168 ТКРФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему:

—расходы по проезду;

—расходы по найму жилого помещения;

—дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

—иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Как видим, суточные за полностью отработанный день отъезда в командировку работнику выплатить нужно.

Более того, трудовое законодательство не содержит условия, согласно которому суточные не выплачиваются за тот день, который сотрудник полностью или частично отработал по месту постоянной работы.

Суточные работнику нужно выплатить в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Зарплата. И если уж в первичных документах мы отразили такой день как день нахождения в командировке, то и зарплату за него нужно рассчитать исходя из среднего заработка (ст. 167 ТКРФ). Средний заработок в данном случае определяется в соответствии с пунктом 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 №922.

Как учесть средний заработок

Бухучет. Начисление зарплаты в размере среднего заработка за отработанный день отъезда в командировку отражается проводкой: Дебет 20 (26, 25, 44...) Кредит 70. А суммы заработка и начисленных на него страховых взносов признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Налоговый учет. Средний заработок, сохраняемый на время командировки, — это гарантия, установленная законодательством. Такие выплаты признаются расходами на оплату труда на основании пункта 6 статьи 255 НКРФ.

НДФЛ и страховые взносы. Суммы среднего заработка облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НКРФ), страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ) и взносами на случай травматизма (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний»).

Суммы страховых взносов признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (подп. 1 и 45 п. 1 ст. 264 НКРФ).

Доплата до фактического заработка за дни командировки

В некоторых случаях средний заработок за время командировки оказывается ниже заработной платы. Поэтому было бы справедливо оплатить полностью отработанный день не по среднему заработку, а в размере установленной сотруднику заработной платы, то есть произвести доплату до фактического заработка. Этим мы компенсируем разницу между зарплатой сотрудника за фактически отработанное время и средним заработком, сохраняемым на время командировки.

Как оформить доплату

В локальном нормативном акте, например в положении о командировках, необходимо предусмотреть, что за время нахождения работника в командировке производится доплата среднего заработка до уровня фактической зарплаты, а если размер среднего заработка окажется выше оклада, оплата производится из среднего заработка.

Доплата за отдельные дни

Условия для назначения доплаты. Предусмотреть доплату до фактического заработка можно как за все дни командировки, так и за конкретные дни, например дни отъезда и возвращения из командировки, которые сотрудник отработал полностью или частично. Это условие следует прописать в локальном нормативном акте.

Дополнительная строка в табеле… Если в организации предусмотрена доплата за частично отработанные дни отъезда, в табель учета рабочего времени можно ввести дополнительные реквизиты, которые бы подтверждали время присутствия сотрудника на работе в день отъезда (приезда).

Например, дополнительную строку, в которой в верхней ячейке будут проставляться условные обозначения (коды) рабочего времени (код Я или 01), в нижней — количество отработанных сотрудником в день отъезда часов (минут). Вносить дополнительные реквизиты в документ позволяет постановление Госкомстата России от 24.03.99 №20.

Вносимые в форму табеля изменения следует оформить приказом руководителя, составленным в произвольной форме.

…или специальное указание в приказе о командировке. Проще предусмотреть выход на работу в день отъезда или возвращения в приказе о командировании сотрудника.

Бухгалтерский и налоговый учет командировочной доплаты

Бухгалтерский учет. Разница между средним заработком, сохраняемым за день отъезда в командировку, и фактическим заработком за этот период отражается в бухучете в том же порядке, что и средний заработок, начисленный за отработанный день отъезда в командировку.

Когда доплата уменьшает налог на прибыль. Доплату можно включить в состав расходов на оплату труда, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, только если она предусмотрена трудовым или коллективным договором (п. 25 ст. 255 НКРФ). Эту точку зрения разделяют и финансисты, и налоговики (письма Минфина России от 03.12.2010 №03-03-06/1/756 и УФНС России по г. Москве от 15.01.2009 №19-12/001854.1).

Когда доплата не будет признана расходом. Если же доплата назначена только приказом руководителя (без внесения изменения в коллективный или трудовой договор), уменьшить налогооблагаемую базу на сумму доплаты не получится.

НДФЛ и страховые взносы с суммы командировочной доплаты

В общем порядке суммы командировочной доплаты облагаются:

— НДФЛ (п. 1 ст. 210 НКРФ);

—взносами на обязательное социальное страхование (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ);

—взносами на случай травматизма (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 №125-ФЗ).

Учет доплаты при расчете среднего заработка

Сумма доплаты до фактического заработка:

— не учитывается при расчете среднего заработка для оплаты отпускных (подп. «а» п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922);

— учитывается при расчете среднего заработка для оплаты социальных пособий (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375).

И.В. Булатова,

консультант Первого дома Консалтинга «Что делать Консалт»

Журнал «Зарплата», № 8, август 2012

3. Статья:Должен ли сотрудник выходить на работу в день отъезда в командировку и возврата из нее?

Последствия неявки сотрудника на работу в день отъезда в командировку или в день возврата из нее. Положение о служебных командировках. Образец уведомления о явке на работу в день отъезда в командировку.

По закону* вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день возврата из нее должен решаться по договоренности с работодателем. Но кто уполномочен обсуждать этот вопрос? Как именно договоренность должна быть оформлена? Можно ли привлечь работника к ответственности, если он откажется выходить на работу в эти дни? Давайте на примере ситуации, произошедшей в ЗАО «Р…», посмотрим, как решить эти проблемы.

Почему возникла проблема

Первого марта 2010 года начальник коммерческого отдела ЗАО «Р…» Вадим К. проработал целый день (с 9.00 до 18.00) в офисе, расположенном в городе Москве. А по окончании рабочего дня отправился в командировку в город Санкт-Петербург. На следующий день Вадиму предстояло провести переговоры с представителями двух компаний по заключению с ними договоров о поставке продукции. Вопрос о том, чтобы сотрудник в день отъезда не выходил на работу (или ушел с работы пораньше) вообще не обсуждался, так как в этот день в ЗАО «Р…» проходили совещания и готовились документы, имеющие большое значение для предстоящих встреч в Северной столице. И важно было, чтобы командируемый сотрудник принял в них непосредственное участие.

Однако по возвращении из командировки (3 марта) Вадим появился в компании лишь во второй половине дня. Объяснил он это тем, что прибыл в Москву железнодорожным транспортом утром (в 05.00) и использовал данные полдня для отдыха. Исполняющий обязанности генерального директора остался недоволен таким поведением работника, так как материалы переговоров нужны были ему с утра. Полагая, что тем самым Вадим нарушил трудовую дисциплину, он поручил кадровику подготовить документы о привлечении работника к дисциплинарной ответственности.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ)

Можно ли наказать сотрудника?

Перед инспектором по кадрам Людмилой М. встала нелегкая задача. Дело в том, что никаких правил по поводу обязательной явки (или неявки) на работу в день отъезда в командировку или в день возврата из нее законодательством не установлено. А на практике таких ситуаций пока не было. Однако прежде чем запрашивать от сотрудника письменные объяснения (как того требует процедура привлечения к дисциплинарной ответственности, предусмотренная ст. 193 ТК РФ), она решила досконально разобраться в вопросе: должен ли работник выходить на работу в день отъезда в командировку и в день возврата из нее? И можно ли наказать сотрудника за невыход на работу в эти дни?

Вначале она изучила командировочные документы, представленные Вадимом. Из них следовало, что служебное поручение выполнено полностью и успешно, но на это у сотрудника ушел целый рабочий день (2 марта). В результате чего Вадим смог выехать из г. Санкт-Петербурга лишь в 21.20, а прибыл обратно в г. Москву утром 3 марта 2010 года (время прибытия поезда – 05.00). Поскольку по закону** днем выезда в командировку считается дата отправления поезда

или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата его прибытия в место постоянной работы, то получается, что 1 и 3 марта у Вадима относятся к периоду командировки. Людмила отметила их в табеле учета рабочего времени буквенным кодом «К» (служебная командировка). Это означало, что указанные дни (независимо от того, что 1 марта сотрудник отработал полностью, а 3 марта – полдня) подлежат оплате как командировочные дни, в размере среднего заработка.

Проанализировав ситуацию, Людмила пришла к выводу, что оснований для привлечения Вадима К. к дисциплинарной ответственности нет. Должностные обязанности он выполнил надлежащим образом. А то, что он не вышел на работу сразу по приезду из командировки, нельзя однозначно признать нарушением трудовой дисциплины. Как следует из пункта 4 Положения о служебных командировках, явка на работу в день возвращения из командировки не исключается, но и не признается обязательной.

Людмила собрала материалы, подтверждающие отсутствие дисциплинарного проступка в действиях сотрудника, и представила их руководству компании. При этом она пояснила, что в случае незаконного наказания сотрудника есть риск судебных разбирательств либо проверки со стороны Гострудинспекции (с привлечением к административной ответственности***).

Руководитель компании согласился с доводами кадровика. Однако чтобы в дальнейшем не возникало таких ситуаций, поручил отделу кадров совместно с заинтересованными структурными подразделениями разработать Положение о служебных командировках.

Срок пребывания работника в месте командирования определяется по отметкам (о дате приезда и дате выезда) в командировочном удостоверении, заверенном подписью должностного лица и печатью организа¬ции, в которую он был командирован

Таким образом, ситуация с Вадимом показала, что вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку или в день возврата из нее требует дополнительного регулирования на локальном уровне. В результате в компании было разработано и утверждено Положение о служебных командировках, в котором определен не только порядок выхода на работу в дни отъезда в командировку и возврата из нее, но и оплаты за эти дни. Образец см. на стр. 97. Договоренность о явке на работу при этом было решено оформлять в письменном виде – уведомлением. Образец см. на стр. 96.

* Пункт 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение о служебных командировках).

** Пункт 4 Положения о служебных командировках.

*** За нарушение законодательства о труде должностным лицам грозит штраф в размере от 1000 до 5000 руб., юридическому лицу – штраф от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Анжела ВАЛИЕВА,
юрист, член палаты налоговых консультантов г. Москвы

Журнал «Кадровое дело», № 4, апрель 2010

4. Рекомендация:Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

<…>

Доверенность

Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам № М-2 или № М-2а. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще форму № М-2а.

Вместо унифицированных можно использовать и формы, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.

Это предусмотрено частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пунктом 4 ПБУ 1/2008.

Ситуация: обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации

Нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.

Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.

Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

Получение наличных

Чтобы получить наличные под отчет, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Указать в нем необходимую сумму, а также на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению.

Такие выводы следуют из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Отчет по подотчетным суммам

В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.

Такой порядок следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Утверждение авансового отчета

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).

Пример оформления авансового отчета сотрудника коммерческой организации

29 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в организацию. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.).

Бухгалтер Зайцева выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.

В этот же день руководитель организации утвердил авансовый отчет Ивановой.

Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков

заместитель директора департамента бюджетной методологии Минфина России

5. Рекомендация:Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, понесенные через подотчетных лиц, при наличии подтверждающих документов не являются выплатами в пользу сотрудников. Поэтому израсходованные деньги не учитывайте при расчете:

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:

  • расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);
  • приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Таковы требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) сотрудник приобрел для организации, его стоимость относите к разным статьям расходов и в разный момент времени. Например, стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учтите в уменьшение налогооблагаемой базы только после их реализации покупателю (подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов по приобретению товаров через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

3 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку для организации канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.).

5 апреля она приобрела канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой, бухгалтер принял полученные материалы к учету.

В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету Ивановой, НДС выделен в сумме 305 руб., однако счет-фактура отсутствует. Бухгалтер «Альфы» списал «входной» НДС за счет собственных средств организации.

В бухучете эти операции он отразил такими проводками.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1695 руб. (2000 руб. – 305 руб.) – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу;

Дебет 19 Кредит 71
– 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 305 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 61 руб. (305 руб. ? 20%) – начислено постоянное налоговое обязательство.

В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил в прочие производственные расходы 1695 руб.

Если сотруднику поручено только оплатить расходы организации (без получения имущества), например внести предоплату или погасить задолженность, учет такой операции зависит от того, каким методом организация ведет налоговый учет.

При методе начисления учет расходов не зависит от момента их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Поэтому в такой ситуации утвержденный авансовый отчет ни на что не повлияет. Израсходованные сотрудником суммы отразите как авансы выданные.

Пример внесения предоплаты через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает методом начисления

3 апреля менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву выдано 4000 руб. для внесения предоплаты за услуги сотовой связи по корпоративному тарифу.

5 апреля Кондратьев заплатил деньги сотовому оператору и предоставил авансовый отчет в бухгалтерию. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил этот отчет.

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Кондратьеву.

5 апреля:

Дебет 60 Кредит 71
– 4000 руб. – внесена предоплата за услуги сотовой связи.

При расчете налога на прибыль (методом начисления) бухгалтер «Альфы» не отразил сумму аванса за связь, которую сотрудник внес за организацию.

При кассовом методе расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль только после оплаты поставленных товаров (работ, услуг) (п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому если сотрудник внес предоплату за организацию, то учесть такие расходы не получится. Но если сотрудник погасил задолженность за уже прошедшую поставку, то на основании авансового отчета эти расходы можно учесть при налогообложении.

Пример погашения кредиторской задолженности через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает кассовым методом

ОАО «Производственная фирма "Мастер"» рассчитывает налог на прибыль кассовым методом. 5 марта организация получила от поставщика материалы на общую сумму 59 000 руб. (в т. ч. НДС – 9000 руб.). В этом же месяце все поступившие материалы были отпущены в производство и списаны.

3 апреля кладовщику П.А. Беспалову было выдано 59 000 руб. для погашения задолженности организации перед поставщиком. Эту операцию бухгалтер «Мастера» отразил так:

Дебет 71 Кредит 50
– 59 000 руб. – выданы деньги под отчет Беспалову.

В этот же день сотрудник внес полученные деньги в кассу контрагента. После утверждения авансового отчета Беспалова бухгалтер «Мастера» сделал в бухучете такую запись:

Дебет 60 Кредит 71
– 59 000 руб. – погашена задолженность перед поставщиком.

В апреле при расчете налога на прибыль (кассовым методом) бухгалтер «Мастера» включил в материальные расходы 50 000 руб. (59 000 руб. – 9000 руб.).

НДС

В зависимости от того, какие условия выполнены, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:

  • принять к вычету;
  • включить в стоимость расходов;
  • списать за счет собственных средств организации.

НДС можно поставить к вычету при соблюдении таких условий:

  • налог предъявлен поставщиками;
  • товары (работы, услуги) приняты на учет;
  • товары (работы, услуги) будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
  • на купленные товары (работы, услуги) есть счет-фактура.

Такие требования содержит пункт 2 статьи 171 и пункт 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ.

Пример предъявления к вычету входного НДС по услугам, приобретенным подотчетным лицом. Организация применяет общую систему налогообложения

3 апреля водителю ООО «Торговая фирма "Гермес"» Ю.И. Колесову выдано 5000 руб. на ремонт служебной машины в автосервисе.

5 апреля Колесов отремонтировал автомобиль. За это он заплатил 5000 руб. В этот же день руководитель «Гермеса» утвердил авансовый отчет сотрудника. Согласно счету-фактуре, который приложен к отчету, входной НДС по услугам автосервиса составил 763 руб. К отчету также приложен акт, который подтверждает факт их оказания. Отремонтированный автомобиль организация использует в деятельности, облагаемой НДС.

Бухгалтер «Гермеса» сделал в бухучете такие проводки.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 5000 руб. – выданы деньги под отчет Колесову.

5 апреля:

Дебет 44 Кредит 71
– 4237 руб. (5000 руб. – 763 руб.) – отражена стоимость услуг по ремонту автомобиля;

Дебет 19 Кредит 71
– 763 руб. – учтен НДС по услугам, оказанным автосервисом;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 763 руб. – поставлен к вычету НДС по услугам, оказанным автосервисом.

Однако по расходам, которые нормируются при расчете налога на прибыль (например, командировочные и представительские расходы), зачесть можно не весь входной НДС. О том, как в таком случае рассчитать сумму налога, которую можно принять к вычету, подробнее см. Как принять к вычету НДС по нормируемым расходам.

Входной НДС надо включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) при соблюдении одного из следующих условий:

  • полученные ценности (работы, услуги) не будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
  • организация пользуется освобождением от НДС по статье 145 Налогового кодекса РФ.

В этих случаях налог, который сотрудник заплатил поставщику, нельзя поставить к вычету, но можно учесть в составе расходов при расчете налога на прибыль. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Пример включения НДС в стоимость товаров, приобретенных через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

3 апреля менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву выдано 25 000 руб. на покупку принтера.

5 апреля сотрудник приобрел принтер за 24 000 руб. (в т. ч. НДС – 3661 руб.), а остаток в сумме 1000 руб. (25 000 руб. – 24 000 руб.) внес в кассу. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудника, и бухгалтер принял принтер к учету.

«Альфа» собирается передать принтер в качестве вклада в уставный капитал другой организации. Такая операция не признается реализацией и не облагается НДС. Поэтому входной налог бухгалтер учел в стоимости приобретенного принтера.

В учете были сделаны следующие записи.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 25 000 руб. – выданы деньги под отчет Кондратьеву.

5 апреля:

Дебет 08 Кредит 71
– 20 339 руб. – принят к учету принтер, приобретенный через сотрудника;

Дебет 19 Кредит 71
– 3661 руб. – учтен НДС по расходам, понесенным через сотрудника;

Дебет 08 Кредит 19
– 3661 руб. – включен «входной» НДС в стоимость приобретенного принтера;

Дебет 50 Кредит 71
– 1000 руб. – внесен в кассу остаток подотчетных средств.

В остальных случаях (если входной НДС нельзя принять к вычету и включить в расходы) при расчете налога на прибыль НДС списывайте в расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли (п. 1 ст. 170 НК РФ).

Пример списания НДС за счет собственных средств организации по расходам, понесенным через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

3 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации.

5 апреля секретарь купила канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.

В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету Ивановой, выделен НДС в сумме 305 руб., однако счет-фактура отсутствует. Поэтому бухгалтер «Альфы» отнес «входной» налог за счет собственных средств организации.

В бухучете он сделал такие проводки.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1695 руб. (2000 руб. – 305 руб.) – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу;

Дебет 19 Кредит 71
– 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 305 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 61 руб. (305 руб. ? 20%) – начислено постоянное налоговое обязательство.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, если счет-фактура отсутствует

Нет, нельзя.

По общему правилу получить вычет НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, можно только на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). Единственное исключение из этого правила – командировочные расходы в виде оплаты проезда и найма жилья. При оплате сотрудником таких затрат основанием для вычета «входного» НДС могут быть не счета-фактуры, а бланки строгой отчетности (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Иных особенностей для вычета НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным подотчетными лицами, в налоговом законодательстве не предусмотрено. Следовательно, в остальных случаях принять к вычету НДС, оплаченный сотрудником, при отсутствии счета-фактуры нельзя. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335, от 9 марта 2010 г. № 03-07-11/51, МНС России от 13 мая 2004 г. № 03-1-08/1191/15, от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

В сфере розничной торговли и услуг, оказываемых непосредственно населению, обязанность по выставлению счетов-фактур считается выполненной при выдаче покупателю других документов, в том числе кассовых чеков (п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 168 НК РФ). Однако, по мнению контролирующих ведомств, это правило не распространяется на покупку товаров (работ, услуг) подотчетными лицами с целью их дальнейшего использования в предпринимательской деятельности организации и предъявления к вычету «входного» НДС. Следовательно, при приобретении товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо считать кассовый чек аналогом счета-фактуры и принимать на его основании НДС к вычету организация не вправе (ст. 492 ГК РФ, письма Минфина России от 19 марта 2004 г. № 04-03-11/42, МНС России от 13 мая 2004 г. № 03-1-08/1191/15, от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268). Позицию контролирующих ведомств разделяют некоторые суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А66-7929/2004).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям принять к вычету НДС по кассовому чеку при отсутствии счета-фактуры. Они заключаются в следующем.

Продавец не обязан требовать от покупателя (в т. ч. подотчетника) подтверждения его статуса (потребитель, представитель организации, предприниматель) (ст. 5 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Выдав покупателю кассовый чек, продавец исполняет обязанность, предусмотренную пунктом 7 статьи 168 Налогового кодекса РФ. И если в этом чеке указана сумма НДС, покупатель может воспользоваться налоговым вычетом, так как исходя из положений законодательства счет-фактура не является единственным документом для предоставления вычетов по НДС (см., например, пункт 5 определения Конституционного суда РФ от 2 октября 2003 г. № 384-О, постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07, определения ВАС РФ от 22 октября 2008 г. № 13065/08, от 3 апреля 2007 г. № 3127/07, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 июля 2008 г. № А78-6177/07-С3-22/56-Ф02-3423/08, Поволжского округа от 11 января 2007 г. № А57-6533/05-17, Западно-Сибирского округа от 20 июля 2009 г. № Ф04-4134/2009(10406-А67-42), Уральского округа от 20 ноября 2007 г. № Ф09-9527/07-С2, Северо-Западного округа от 22 апреля 2009 г. № А56-29646/2007, от 14 ноября 2007 г. № А56-33572/2006, Московского округа от 20 августа 2007 г. № КА-А40/7956-07). Более того, некоторые суды признают правомерным вычет по НДС даже по тем кассовым чекам, в которых сумма налога отдельной строкой не выделена (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 сентября 2007 г. № Ф04-6361/2007(38155-А46-14), Уральского округа от 2 августа 2007 г. № Ф09-6013/07-С2).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

6. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

<…>

Бухучет: приобретение ГСМ

В бухучете выдачу наличных денег отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме АО-1, либо по той, что организация разработала самостоятельно. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на субсчете 10-3 «Топливо», открытом к счету 10 «Материалы». Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, то НДС можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). В этом случае сумму НДС в стоимость ГСМ не включайте (п. 5 ПБУ 5/01). Учтите ее отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Так же поступайте, если сумма НДС обозначена в отдельной строке кассового чека, подтверждающего покупку ГСМ.

Если счета-фактуры нет, оприходуйте ГСМ по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы.

<…>

Данные приборов учета

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

Бухучет: списание ГСМ

По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) = Остаток топлива при выезде автомобиля (л) + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) Остаток топлива на конец дня (л)


Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 10, 20, 23, 26, 44).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка