Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24
16 октября 2014 799 просмотров

Управляющая компания (далее УК) имеет ДВА обособленных подразделения(далее ОП). Одни сотрудник УК работает в течении дня в двух ОП.... каким документом оформить учет рабочего времени одного сотрудника в двух ОП по 4 часа в каждом ОП?. для распределения затрат по зарплате по ОП... можно вести 2 табеля учета рабочего времени, и каким документом это закрепить по УК.?Спасибо

В данной ситуации организация может вести два табеля, в действующем законодательстве нет по этому поводу запрета. Каждая организация вправе самостоятельно определить порядок формирования табеля. Поэтому Вы вправе вести по данному сотруднику два табеля в каждом подразделении, тем самым распределяя затраты по его зарплате. Конкретный порядок составления и подачи в бухгалтерию табеля учета рабочего времени следует закрепить в локальных нормативных актах организации, где прописан порядок начисления и выплаты зарплаты (ст. 8 ТК РФ).

Если в обособленном подразделении большое количество сотрудников, обязанности по табельщика можно возложить на одного из них, если нет- табель должен вести сотрудник главного офиса, либо сам работник. Руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься заполнением форм учета рабочего времени. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) или ином локальном акте (например, в Положении о структурном подразделении) и включить в должностные инструкции либо трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут вести учет рабочего времени и заполнять табели. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 85791 Трудового кодекса РФ.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и Система Кадры

1. Рекомендация:Как вести учет рабочего времени

<…>

Формы учета рабочего времени

Какие формы табеля нужно использовать для учета рабочего времени сотрудников*

Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику.

В коммерческих организациях используют типовые формы:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда по форме № Т-12;
  • табель учета рабочего времени по форме № Т-13 – при автоматизированной обработке данных.

Образцы форм и указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Кроме того, коммерческие организации могут разработать форму табеля самостоятельно (ст. 79 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).*

В бюджетных организациях и учреждениях используют типовые формы:

  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы по форме № 0504421;
  • табель учета рабочего времени по форме № 0301008 – при автоматизированной обработке данных.

Такой вывод следует из приложения 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Методические указания по заполнению табеля по форме № 0504421 утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173нУказания по заполнению табеля по форме № 0301008 – постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

<…>

Кто должен вести табель учета рабочего времени сотрудников

Обязанность ведения учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником, возложена на работодателя (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься заполнением форм учета рабочего времени. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) или ином локальном акте (например, в Положении о структурном подразделении) и включить в должностные инструкции либо трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут вести учет рабочего времени и заполнять табели. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 85791 Трудового кодекса РФ.*

Таким образом, обязанности по заполнению табеля учета рабочего времени могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений, например секретаря администрации.*

В крупных организациях с большим числом сотрудников возможен вариант ведения табелей:*

  • централизованно, с выделением отдельных единиц в штатном расписании – табельщиков, в основные обязанности которых и входит заполнение табелей по сотрудникам всех структурных подразделений компании;
  • децентрализованно, то есть раздельно по структурным подразделениям, когда в каждом подразделении назначается сотрудник, в чей функционал дополнительно включают обязанность по ведению табеля в своем подразделении.

<…>

Как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает в другом городе без создания обособленного подразделения

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Данные о сотрудниках в табель учета рабочего времени в соответствии со штатным расписанием подразделения вносит уполномоченное лицо организации, чаще всего это сотрудник кадровой службы.

В случае если сотрудник работает в другом городе без создания обособленного подразделения, то не представляется возможным проконтролировать соблюдение им установленного в организации режима рабочего времени.

Поэтому рекомендуется возложить обязанность по заполнению табеля учета рабочего времени непосредственно на самого сотрудника, работающего в другом городе. Сотрудник будет самостоятельно подписывать табель и предоставлять данные в бухгалтерию.

За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени ответственному сотруднику можноустановить доплату или включить обязанность по заполнению табеля в его должностные обязанности.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Статья:Там, за туманами: организуем делопроизводство в обособленном подразделении

<…>

Быть или не быть?

Нужно сказать, что четкие требования по указанным выше вопросам в законодательстве отсутствуют. Так, нигде не содержится запрета на то, чтобы работодатель сам принимал решение, где вести документооборот в обособленном подразделении или централизованно. Исходя из этого, организация устанавливает порядок приема, ведения, хранения и выдачи кадровых документов самостоятельно, с учетом своих организационных, кадровых и финансовых возможностей. Давайте рассмотрим плюсы и минусы каждого из двух названных вариантов (таблица).*

ВАРИАНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБОСОБЛЕННОМ СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

Проанализировав таблицу, можно сделать вывод, что при решении вопроса о типе ведения кадрового делопроизводства в подразделении необходимо учитывать все существующие риски и возможности организации, а также принципы элементарной целесообразности.

Если в обособленном подразделении работает от одного до пяти человек, вводить в структуру штатную единицу специалиста по кадрам нецелесообразно. Возлагать обязанности по оформлению кадровых документов на одного из работников подразделения также не всегда имеет смысл, так как при этом ему необходимы специальные знания и навыки (которым, возможно, его потребуется еще обучить).*

Если в подразделении достаточно большой штат (от 30 человек и выше), введение должностной единицы по оформлению кадровых документов оправданно. Сотрудника можно взять по совместительству, либо передать обязанности работнику обособленного структурного подразделения в виде совмещения, расширения зоны обслуживания (ст. 602ТК РФ).

Кто в доме хозяин?

Еще один важный вопрос: кто должен подписывать кадровые документы в обособленном подразделении? При децентрализованном варианте такие полномочия передаются руководителю подразделения, который в свою очередь все или часть из них может возложить на одного из своих подчиненных. Но чаще подпись под кадровыми документами сохраняется за руководителем подразделения. Данное право передается ему по доверенности и/или возлагается приказом руководителя организации.*

Крайне редко, но тем не менее встречаются в практике ситуации, когда руководитель организации в принципе не имеет права передать данные полномочия руководителю обособленного подразделения либо устанавливается отдельная процедура согласования данного вопроса. Поэтому прежде чем решать вопрос о передаче части полномочий из головного офиса, необходимо удостовериться, что учредительные документы позволяют это сделать и никакого запрета или ограничений в них не установлено.

Рассмотрим указанные варианты ведения делопроизводства в обособленных структурных подразделениях. Для удобства сделаем это на примере сравнительной таблицы.

СПОСОБЫ ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБОСОБЛЕННЫХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ: СРАВНИТЕЛЬНАЯ ТАБЛИЦА

А что мне за это будет?

Оценивая целесообразность или нецелесообразность каждого из вариантов ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении, работодатель должен четко понимать, что процедура оформления кадровых документов должна быть поставлена так, чтобы было возможно соблюсти сроки оформления, подписания, ознакомления работника с документами. При нарушении установленных законодательно сроков как руководитель организации, так и виновные должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ). Основные из названных сроков приведены в таблице.

ВАЖНЫЕ СРОКИ В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Напоследок отметим, что на практике встречаются смешанные варианты распределения обязанностей по ведению кадрового делопроизводства между центральным офисом и обособленным структурным подразделением. В дальнейшем мы обязательно будем еще возвращаться к начатой сегодня теме.*

Журнал «Кадровое дело» № 5 Май 2008

3. Статья:Как построить работу с табелем учета рабочего времени?

<…>

Как вести табель, если сотрудники разбросаны по офисам?

Меня назначили ответственной за ведение табеля учета рабочего времени отдела, в котором рабочие места сотрудников находятся в соседних офисах. Ходить в дальние офисы не всегда есть время, и я проставляю явку работникам с их слов по телефону. Могут ли у меня из-за этого возникнуть какие-нибудь проблемы?

Да, могут. Дело в том, что ответственный за ведение табеля рабочего времени обязан проставлять отметки в табеле по факту присутствия сотрудника на рабочем месте.* Представьте ситуацию, что за сотрудника по телефону ответил кто-то из коллег и сообщил о его явке. А на самом деле работник прогуливал (или находился на больничном, в командировке и т. п.). Если такое несоответствие выявится в бухгалтерии при расчете зарплаты, вам придется не только переделывать табель, но и писать объяснительную записку, почему так произошло. Еще серьезнее, если по ошибочному табелю бухгалтер уже произвел расчет. За такое нарушение руководитель организации может сделать вам замечание или объявить выговор (ст. 192 ТК РФ).

Помните, что основанием для проставления того или иного кода в табеле служат различные подтверждающие документы. Это приказы работодателя (о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска, об отстранении от работы и т. п.), листки временной нетрудоспособности, медицинские справки, докладные и объяснительные записки, акты и т. п. В вашем случае (при удаленности контрольного объекта), придется организовать рабочее время таким образом, чтобы на исполнение обязанности табельщика оставалось время. А лучше все-таки, если в каждом офисе будет свой табельщик.*

<…>

Журнал «Кадровое дело» № 5 Май 2010

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Статьи по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка