Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
20 октября 2014 41 просмотр

Вопрос как правильно пере выставить расходы по топливу на сотрудника (он заправился за границей по топливной карте, которая числится на организации, а документы никакие не предоставил)

Стоимость израсходованного по топливной карте бензина организация вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.

Если сотрудник отказывается добровольно возместить стоимость бензина, организация вправе взыскать с него сумму ущерба. Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то стоимость личных переговоров удержите из его зарплаты. Если превышает – придется обратиться в суд.

При этом, чек, выданный на АЗС, не является кассовым и его наличие не обязательно, чтобы доказать размер ущерба. При предъявлении топливной карты не происходит оплаты. Чек необходим лишь для контроля и сверки данных о полученном топливе со сведениями, содержащимися в документах (накладных, реестрах операций по топливным картам и т. п.), которые периодически представляют топливные компании. Первичным документом, подтверждающим получение топлива, является товарная накладная.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотрудником стоимости личных переговоров со служебного мобильного телефона.

Оплата переговоров

По договору с оператором связи организация обязана оплатить выставленные ей счета в полном объеме, независимо от того, какие переговоры сотрудники вели с мобильного телефона – служебные или личные (подп. «б» п. 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328). Однако для организации экономически обоснованными являются только те расходы, которые связаны с оплатой служебных звонков (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Главбух советует: для контроля за расходованием средств разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:
– лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
– запрет на ведение личных телефонных переговоров;
– порядок возмещения расходов на оплату личных звонков и т. п.

На основании этих правил организация может расценить ведение личных переговоров со служебного телефона как нанесение материального ущерба и удержать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).

Возмещение материального ущерба

Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона организация вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.

Если сотрудник отказывается добровольно возместить стоимость личных звонков, организация вправе взыскать с него сумму ущерба. Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то стоимость личных переговоров удержите из его зарплаты. Если превышает – придется обратиться в суд. *

Ситуация: должен ли сотрудник возместить ущерб организации, если он потерял служебный телефон. Аппарат принадлежал организации и был закреплен за потерявшим его сотрудником

Да, должен.

В этом случае сотрудник обязан возместить организации материальный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Обратите внимание, если договор о полной материальной ответственности не был заключен, то взыскать получится лишь сумму в размере среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Действуйте так:

1. Создайте специальную комиссию по расследованию факта потери (ст. 247 ТК РФ).

2. Подсчитайте сумму потери (по рыночной цене на день причинения ущерба).

3. Возьмите с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он потерял телефон. В случае отказа – составьте акт (ст. 247 ТК РФ).

4. Подготовьте приказ об удержании суммы ущерба. Составить этот документ нужно не позднее чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

5. Удержите сумму ущерба. Подробнее о том, как это сделать, см. Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации.

<…>

Бухучет

В бухучете расчеты с сотрудниками по возмещению стоимости личных звонков отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция к плану счетов).

Стоимость личных звонков, указанных в счете оператора связи, отразите проводкой:

Дебет 73 Кредит 60
– учтена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащих возмещению за счет сотрудников.

Возмещение сотрудником стоимости личных звонков отразите следующими проводками:

Дебет 50 Кредит 73
– внесены наличные деньги в счет возмещения стоимости личных телефонных переговоров;

Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты стоимость личных телефонных переговоров.

Пример отражения в бухучете возмещения затрат на оплату личных телефонных переговоров сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» А.С. Глебова использует служебный мобильный телефон. В марте 2009 года оператор связи выставил организации документы, согласно которым общая стоимость телефонных переговоров Глебовой составила 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.). По расшифровке счета установлено, что стоимость личных переговоров Глебовой составила 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).

Внутренними правилами использования служебных мобильных телефонов предусмотрено, что с согласия сотрудников стоимость личных телефонных переговоров удерживается из их зарплаты. Свое согласие на удержание Глебова подтвердила письменным заявлением. Стоимость личных телефонных переговоров была удержана из зарплаты Глебовой за март.

В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:

Дебет 60 Кредит 51
– 1180 руб. – оплачен счет оператора мобильной связи;

Дебет 26 Кредит 60
– 900 руб. – отражена стоимость служебных телефонных переговоров Глебовой;

Дебет 73 Кредит 60
– 100 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров;

Дебет 19 Кредит 60
– 180 руб. – учтен НДС по услугам мобильной связи;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 162 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров;

Дебет 73 Кредит 19
– 18 руб. – списан НДС со стоимости личных телефонных переговоров;

Дебет 70 Кредит 73
– 118 руб. – удержана из зарплаты Глебовой стоимость личных телефонных переговоров.

Порядок начисления налогов со стоимости личных телефонных переговоров зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

При оплате стоимости личных переговоров и последующего возмещения указанных сумм сотрудником у организации могут возникнуть расходы и доходы для целей налогообложения.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль компенсацию сотрудником расходов организации по оплате его личных телефонных переговоров. Организация установила лимит расходов на использование телефонной связи

Если сотрудник использует телефон не только в служебных, но и в личных целях, то организация вправе установить лимит расходов на использование телефонной связи в личных целях. В этом случае сотрудник будет обязан возместить организации превышение этого лимита за счет собственных средств. Только после такого возмещения оплату личных телефонных переговоров, которую организация вносит по выставленным ей счетам оператора связи, можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Возмещенную сотрудником сумму нужно включить в состав доходов (ст. 249, 250 НК РФ). Чтобы отграничить личные переговоры (на которые установлен лимит) от служебных, потребуются документы, подтверждающие производственный характер переговоров.

Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224, от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 29 марта 2006 г. № 03-03-04/1/297. При этом в письме от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224 Минфин России придерживается мнения, что возмещенную сотрудником сумму телефонных переговоров нужно учесть во внереализационных доходах. А в письмах от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 финансовое ведомство указывает на то, что эти выплаты необходимо включить в состав доходов от реализации. В сложившейся ситуации организация вправе самостоятельно выбрать, какой из указанных позиций отдать предпочтение. *

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть затраты сотрудника на покупку дополнительных аксессуаров к мобильному телефону. Аппарат принадлежит организации

Да, можно.

Если аппарат и сим-карта принадлежат организации, расходы на дополнительные аксессуары можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако эти затраты нужно обосновать. Например, зарядное устройство для машины и беспроводное устройство связи могут понадобиться водителю или экспедитору. Эти аргументы сотрудник, использующий аппарат, должен указать в служебной записке.

Ситуация: как при расчете налога на прибыль учесть расходы на ремонт мобильного телефона. Аппарат принадлежит организации

Списать затраты на ремонт можно единовременно в том периоде, когда был осуществлен ремонт (если не создан резерв на ремонт основных средств). В налоговом учете такие издержки включают в состав расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 2 п. 1 ст. 253 и п. 1 ст. 260 НК РФ).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Чек, выданный на заправке, хранить не обязательно

Организация приобретает топливо в течение месяца по картам, на заправочных станциях водителям выдают чеки. В конце месяца поставщик выписывает товарную накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру на выданное топливо. Обязательно ли водителям сохранять чеки, полученные при покупке бензина?

Отвечает
Ю.В. Ушаков,
налоговый консультант

Нет, не обязательно. Документ (чек), выданный на АЗС, не является кассовым. При предъявлении топливной карты не происходит оплаты. Данные чеки водитель должен представить в бухгалтерию, приложив их к путевому листу. Они необходимы для контроля и сверки данных о полученном топливе со сведениями, содержащимися в документах (накладных, реестрах операций по топливным картам и т. п.), которые периодически представляют топливные компании. Чеки должны храниться вместе с путевыми листами.

Первичным документом, подтверждающим получение топлива, является товарная накладная. На основании этого документа необходимо принять топливо на учет. Действуя таким образом, предприятие поступает правильно. Не надо забывать, что основным документом, подтверждающим расход топлива и служащим основанием для его списания, является путевой лист. Поэтому включить стоимость ГСМ в состав расходов можно только при наличии правильно оформленного путевого листа. *

Журнал «Учет в сельском хозяйстве» № 7, Июль 2014

22.10.2014 г.

С уважением,

Елена Мелконян, эксперт БСС «Система Главбух».

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка