Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О чем еще недавно спорили компании с проверяющими

Подписка
Срочно заберите все!
№23
22 октября 2014 275 просмотров

Можно ли учесть для целей налогообложения расходы на аэроэкспресс, услуги по оформлению ж/д и авиабилетов, стоимость тарифной справки, которые предъявит сотрудник у которого есть право на льготный проезд в отпуск и обратно?

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: Можно ли учесть в расходах компенсацию проезда общественным транспортом к месту проведения отпуска и обратно с остановками в пути. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Да, можно, если такая компенсация предусмотрена во внутренних документах организации.

Установленная законодательством обязанность по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно распространяется на все организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к нему местностях). Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель во внутренних документах организации: коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Такой вывод следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, можно предусмотреть любой вариант компенсации стоимости проезда сотрудников к месту отпуска.

При этом факт проезда сотрудника к месту отдыха и обратно (в т. ч. с остановкой по пути следования в нескольких населенных пунктах) должен быть документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). В пределах этих затрат и выплачивается компенсация.

Налоговый кодекс РФ не ограничивает какими-либо дополнительными условиями возможность учета компенсационных сумм при расчете налога на прибыль. В состав расходов на оплату труда можно включить фактические затраты на оплату проезда сотрудников к месту использования отпуска на территории России и обратно в порядке, предусмотренном работодателем (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Таким образом, организация, во внутренних документах которой закреплена обязанность оплатить проезд сотруднику к месту его отдыха и обратно (включая проезд до транзитного населенного пункта), вправе включить всю сумму компенсации в расходы при расчете налога на прибыль (п. 7 ст. 255, п. 1 ст. 252 НК РФ).*

Из рекомендации«Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

Порядок и условия выплаты компенсаций

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), должны оплатить своим сотрудникам не реже чем раз в два года проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно. Это следует из части 1 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций пропишите во внутренних документах: коллективном или трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Законодательство не ограничивает минимальные и максимальные размеры компенсации, а также не ограничивает право коммерческой организации на дифференцированный подход при возмещении расходов. Поэтому коммерческие организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных местностях), могут устанавливать любые нормы возмещения данных расходов, но не меньше, чем для бюджетных организаций. Таковы требования части 4 статьи 8 Трудового кодекса РФ.*

Это следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.

Полный перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей приведен в постановлении Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 г. № 1029.

Ситуация: можно ли самостоятельно определить условия и размер оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Да, можно.

Законодательством установлена обязанность организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно. Это следует из положений статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель. Поэтому во внутренних документах (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.) можно предусмотреть любые условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда сотрудникам к месту отдыха только железнодорожным транспортом. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.*

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за проезд к месту использования отпуска и обратно отразите по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70
– начислена компенсация расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно.

Расходы сотрудника должны быть подтверждены проездными документами (билетами, багажными квитанциями и т. п.).

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату сотрудникам проезда к месту использования отпуска и обратно, предусмотренная внутренними документами организации, не облагается:

Что касается компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно членам семьи сотрудника, то она не облагается:

Размер, порядок и условия оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам и членам их семей ограничены внутренними документами организации. То есть такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами:

  • в размерах, установленных трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • в рамках той периодичности (но не реже чем один раз в два года), которая установлена трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре организации необходимо установить перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации. Если сотрудник не представил подтверждающие документы, с суммы компенсации будет необходимо удержать НДФЛ.

В отношении НДФЛ аналогичные выводы подтверждены письмами Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2, от 13 августа 2012 г. № 03-04-06/6-236, от 8 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/697, от 2 февраля 2010 г. № 03-04-08/4-19 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 9 октября 2013 г. № БС-4-11/18086).

ОСНО: налог на прибыль

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), могут учесть при расчете налога на прибыль компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно, если их выплата предусмотрена коллективным (трудовым) договором.

В налоговых расходах учтите только компенсацию расходов по оплате проезда (провоза багажа) в пределах территории России. Сумму компенсации включите в состав расходов на оплату труда.*

Это следует из положений пункта 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

При этом размер, порядок и условия оплаты проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно ограничены внутренними документами организации. То есть такие выплаты включаются в состав расходов на оплату труда:

  • в размерах, установленных трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • в рамках той периодичности (но не реже чем один раз в два года), которая установлена трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
  • при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником затраты. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре установите перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации.*

Такие выводы следуют из положений пункта 7 статьи 255 и пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2, от 8 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/697, от 24 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/614.

ОСНО: НДС

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС с расходов на проезд сотрудника к месту проведения отпуска и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, сумма компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно не уменьшит. Такие организации не учитывают никаких расходов (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации, предусмотренные коллективными (трудовыми) договорами, в состав расходов на оплату труда. Организации на упрощенке должны учесть эти расходы в том же порядке, что и плательщики налога на прибыль (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 10 июня 2009 г. № 03-11-09/203).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому компенсацию расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно для сотрудников, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить. Подробнее об этом см. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы, если организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД.

Компенсацию расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно для сотрудников, занятых только в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

22.10.2014 г.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка