Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
23 октября 2014 54 просмотра

Создано ООО. Нужно организовать документооборот по организации: по бухгалтерии, кадрам, основной деятельности и т.д.

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам). Об этом сказано в части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Унифицированные формы документов из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России, не являются обязательными к применению. Такие разъяснения содержатся в информации Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012, письме ФНС России от 23 июня 2014 г. № ЕД-4-2/11941.
Поэтому руководитель обязан самостоятельно решить, какие использовать в работе документы. Если будет зафиксировано использовать унифицированных форм, то об это необходимо указать в учетной политике.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Кроме того, одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота нужно описать:

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота нужно описать:

  • график документооборота;
  • номенклатуру дел.

    График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

    В отношении хозяйственных операций по расчетом с персоналом применяются:
    Положение об оплате труда

    Образец заполнения расчетной ведомости по форме № Т-51

    Акт выполненных работ для расчета зарплаты сдельщику

    Отказ от присоединения к региональному соглашению о минимальной зарплате

    Расчетная ведомость (форма Т-51)

    Расчетный листок на выплату зарплаты сотруднику

    Журнал регистрации расчетных листов

    Приказ о выплате премии за счет прибыли текущего года

    Представление о поощрении

    Положение о применении коэффициента трудового участия (КТУ)

    Положение о премировании

    Установление ежемесячных премий

    Для расчетов с подотчетными лицами, а так же для расчетов по отпускам применяйте документы по ссылкам:
    Подотчетные лица

    Отпуск
    По учету основных средств применяйте документы, отраженные в разделах:

    Поступление

    Эксплуатация

    Выбытие

    По учету материалов применяйте положения:
    Поступление

    Выбытие

    Спецодежда

    Хозинвентарь

    ГСМ

    Организация документооборота в кадровой службе

    Как организовать документооборот в кадровой службе

    Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

    Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

    Как систематизировать документы кадровой службы и оформлять дела

    Как хранить документы в кадровой службе

    Со всеми необходимыми в работе документами Вы можете ознакомится в разделе «Формы» БСС «Система Главбух». При этом Вам достаточно выбрать тот раздел в формах, который Вас интересует и в нем рассмотреть предложенные системой докуметы.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

    Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

    Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

    К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

    Бухгалтерские документы делятся на три группы:

    Состав форм бухгалтерской отчетности зависит от того, является ли организация малым предприятием, а также коммерческой или некоммерческой организацией.

    Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам). Об этом сказано в части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

    Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

    Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

    Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

    Унифицированные формы документов из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России, не являются обязательными к применению. Вместе с тем, обязательными к применению остаются формы, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов. Таким образом, организация обязана применять типовые формы документов, утвержденные Правительством РФ, Банком России (например, платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера) и другими уполномоченными органами во исполнение федеральных законов. Такие разъяснения содержатся в информации Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012, письме ФНС России от 23 июня 2014 г. № ЕД-4-2/11941.

    Если для какого-либо факта хозяйственной жизни постановлением Госкомстата России установлена унифицированная форма первичного документа, то организация вправе по собственному выбору:

    По общему правилу формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть руководитель должен утвердить либо самостоятельно разработанную организацией форму, либо факт использования организацией унифицированных форм.

    В любом случае в первичном документе должны содержаться все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Включенные в этот перечень сведения по своему составу и содержанию тождественны реквизитам документов, составленным по формам из альбомов унифицированных форм. То есть действующие унифицированные формы соответствуют требованиям части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    В унифицированные формы можно при необходимости добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки и т. п.) либо исключать их. Исправленную унифицированную форму утвердите приказом (распоряжением) руководителя в качестве первичного документа.

    Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждены информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

    Пример добавления в унифицированную форму дополнительной информации

    В ЗАО «Альфа» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме. Чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, было принято решение добавить в нее дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению от «__» ________ 200__г. № ___». Данную форму утвердили приказом руководителя организации.

    Формы первичных документов утвердите в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

    При этом типовые бланки без изменений к учетной политике прикладывать не нужно. Факт применения унифицированных форм можно отразить в учетной политике следующими способами:
    – написать: «В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России, без изменений». В этом случае нужно будет применять унифицированные формы для каждой операции, для которой форма существует;
    – прописать для разных объектов бухучета, какие унифицированные формы организация будет применять, примерно так: «...применять унифицированную форму _____, утвержденную постановлением Госкомстата России от______№_______». Например, при использовании унифицированной формы № ТОРГ-12 можно сделать такую запись: «Применять унифицированную форму № ТОРГ-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации».

    Образцы самостоятельно разработанных форм, утвержденные руководителем, включите в приложение к приказу об утверждении учетной политики.

    Данные, содержащиеся в первичных документах, отражаются в бухгалтерских регистрах. Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета (например, ведомости, отчеты в табличной форме).

    Формы регистров утверждает руководитель организации. Обязательными реквизитами регистра бухучета являются:

    Регистры составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

    При внесении исправлений в регистры нужно проставить дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра (с расшифровкой).

    При регистрации объектов бухучета в регистрах не допускаются:
    – пропуски или изъятия;
    – отражение мнимых и притворных объектов бухучета.

    Такие правила определены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Сотрудник, ответственный за оформление первичного документа, должен обеспечить его своевременную передачу для внесения в регистры бухучета. При этом данный сотрудник несет ответственность за достоверность данных, зафиксированных в первичном документе. Об этом сказано в части 3 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Документальное оформление хозяйственных операций, осуществляемых индивидуальным предпринимателем, применяющим общую систему налогообложения, регулируется Порядком, утвержденным приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

    Требования, предъявляемые к первичным учетным документам, содержатся в пункте 9 данного порядка. Они практически полностью совпадают с требованиями, предъявляемыми к первичным учетным документам, которые используют организации. Единственным дополнением является то, что индивидуальные предприниматели должны прикладывать к первичному документу, которым оформлена реализация товара или его приобретение, первичный документ, подтверждающий оплату за данный товар.

    Ситуация: может ли обособленное подразделение отражать хозяйственные операции на основании первичных документов, оформленных от имени головного отделения организации. Обособленное подразделение выделено на отдельный баланс и ведет бухучет самостоятельно

    Да, может. При этом в учетной политике нужно отразить условие о том, что все первичные документы оформляются от имени головного отделения.

    Способы ведения бухучета организация устанавливает самостоятельно и прописывает в учетной политике для целей бухучета (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Положения, указанные в учетной политике, распространяются на все обособленные подразделения организации (п. 9 ПБУ 1/2008). Поэтому если в учетной политике организации сказано, что все первичные документы оформляются от имени головного отделения, то обособленное подразделение вправе вести бухучет на основании таких регистров.

    Кроме того, одним из обязательных реквизитов любого первичного документа является наименование экономического субъекта, составившего документ (подп. 3 ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Экономическими субъектами считаются, в частности, коммерческие и некоммерческие организации (подп. 1 ч. 1 ст. 2 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Организацией признается юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 48, ст. 51 ГК РФ). Обособленное подразделение самостоятельным юридическим лицом не является, оно является его частью (ст. 55 ГК РФ). Следовательно, обособленное подразделение, ведя бухучет самостоятельно на основании документов, оформленных от имени головного отделения организации, не нарушает законодательство о бухучете.

    Ситуация: в каких случаях нужно составлять бухгалтерскую справку

    Бухгалтерскую справку нужно составлять в любых случаях, когда бухгалтеру необходимо обосновать проводки или расчеты. Например:

    Этот первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

    Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.

    Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. Об этом сказано в письме Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

    В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

    Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

    В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

    Ситуация: может ли главный бухгалтер подписывать договоры, если он является учредителем организации

    Да, может, но только в том случае, если у него есть доверенность на право подписи, выданная руководителем организации (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). В остальных случаях право подписи договоров от имени организации принадлежит руководителю (если иное не предусмотрено уставом организации) (п. 1 ст. 53 ГК РФ).

    Ситуация: каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры

    Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

    Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

    Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

    Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

    Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

    Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

    Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

    Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

    Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
    – перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
    – список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
    – способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
    – порядок хранения электронных документов;
    – способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

    Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Ситуация: можно ли делать служебные пометки на первичных документах

    Да, можно.

    Запрета делать служебные пометки на первичных документах в законодательстве нет. Например, на документе можно ставить пометку о том, что он прошел обработку и отражен в бухучете (п. 2.20 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

    Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Поэтому печать на документе проставьте:

    Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации, приведен в таблице.

    Ситуация: обязательно ли ставить печать на договорах

    Нет, не обязательно.

    На договорах, которые обычно заключает организация (купли-продажи, оказания услуг и т. д.), печать можно не ставить. Печать нужно ставить лишь в том случае, если это прямо предусмотрено законом или договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Например, письменная форма договора складского хранения удостоверяется складским документом (ст. 907 ГК РФ). А на двойном складском свидетельстве должна быть печать склада (ст. 913 ГК РФ). Аналогичную точку зрения высказывают и суды (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 25 декабря 2009 г. № А27-6075/2009, Московского округа от 25 января 2005 г. № КА-А40/12921-04).

    Ситуация: можно ли принять к учету чек ККТ, если на нем отсутствует печать продавца

    Да, можно.

    Печать продавца на чеке ККТ не является обязательным реквизитом чека (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745). Оплаченный чек погашается его надрывом или штампом «Оплачено» (п. 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745).

    Ситуация: можно ли принять к учету товарный чек, на котором отсутствует печать продавца

    Да, можно.

    Форма товарного чека разрабатывается каждым продавцом самостоятельно (письмо Минфина России от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28). Поэтому если самой формой не предусмотрено место для постановки печати, то ставить ее не обязательно. В перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в самостоятельно разработанных документах, печать не входит (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

    <…>

    Внутренний контроль

    Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А если ее отчетность подлежит обязательному аудиту, то она обязана вести внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухучета на себя). Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Кроме того, одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:

    • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
    • сроки прохождения каждого из этапов;
    • перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
    • перечень сотрудников, проверяющих документы;
    • взаимосвязь ответственных лиц.
      • документы налогового учета и отчетности;
      • бухгалтерские документы.
      • формы отчетности;
      • регистры бухучета;
      • первичные документы.
    • Первичные документы
      • наименование документа;
      • дату составления документа;
      • наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
      • содержание факта хозяйственной жизни;
      • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
      • наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
      • подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.
    • Типовые формы
      • либо разработать форму документа самостоятельно;
      • либо использовать унифицированную форму.
    • Как утвердить формыРегистры
      • наименование регистра;
      • наименование организации (экономического субъекта), составившей регистр;
      • даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
      • хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;
      • единица измерения;
      • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра, и их подписи с расшифровкой.
    • Предприниматель на ОСНООбособленное подразделениеБухгалтерская справка
      • при представлении уточненных деклараций для обоснования расчетов, отраженных в них (письмо ФНС России от 14 декабря 2006 г. № 02-6-10/233);
      • для подтверждения сумм, отраженных в бухучете, например, при расчете дивидендов;
      • для обоснования сторнировочных проводок и т. д.
    • Подписи в документахЭлектронные документыПометки на документахПечать на документах
      • если организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати;
      • если организация по собственному выбору использует унифицированную форму, содержащуюся в альбоме унифицированных форм, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений (или изменения не касаются печати);
      • при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.
    • график документооборота;
    • номенклатуру дел.
  • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  • сроки прохождения каждого из этапов;
  • перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
  • перечень сотрудников, проверяющих документы;
  • взаимосвязь ответственных лиц.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Пример графика документооборота в табличной форме

Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» разработал график документооборота в табличной форме (см., например, часть графика документооборота, посвященную банковским документам).

Пример графика документооборота в виде схемы

Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» разработал график документооборота в виде схемы (см., например, схему обработки командировочного удостоверения).

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. К памятке также можно приложить и образцы необходимых документов.

Пример памятки исполнителю о порядке оформления документов

Документооборот в ЗАО «Альфа» организован путем составления отдельных памяток сотрудникам (см., например, памятку командированного сотрудника).

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации. За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив.

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.

Ответственность за отсутствие первичных документов

Внимание: отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:

  • от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ);
  • от 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:

Первичные документы утеряны

Ситуация: как поступить, если первичные документы утеряны

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом.

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка