Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Все запутались, когда сдавать упрощенную декларацию вместо нулевой

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
5 ноября 2014 145 просмотров

Вопрос такой: сотрудники направлены в командировку, проезд и проживание оплачены предварительно по безналичному расчету. Должны ли сотрудники по приезду из командировки предоставлять в бухгалтерию с авансовым отчетом билеты, посадочные талоны на проезд, а так же документы на проживание?

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона. При наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон.

Оплату проживания подтвердит счет или квитанция, выданная гостиницей и оформленная в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В дополнение к этому документу нужно приложить выписку по счету, с которого производилась оплата.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:

Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:

  • оплату билета;
  • факт поездки.
    • оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;
    • косвенно подтверждает произведенные расходы.
  • оплату билета;
  • факт поездки.*

Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:

  • чек контрольно-кассовой техники;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.*

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515 и от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1.

Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон.* Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.

Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:

При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности, инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).

Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.

Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация» (Документы/Минтранс/Авиация). Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.

О порядке оформления перевода документов на русский язык см. Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки.

Внимание: для целей вычета НДС по электронным билетам наличие маршрут/квитанции (контрольного купона электронного проездного документа, квитанции электронного многоцелевого документа), оформленной на утвержденном бланке строгой отчетности (с выделенной суммой налога), является обязательным (п. 1 и 7 ст. 172 НК РФ).

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Ситуация:Какими документами можно подтвердить оплату проживания в командировке, если сотрудник оплатил услуги гостиницы корпоративной картой через Интернет

<…>

В рассматриваемой ситуации у сотрудника не будет слипов электронных терминалов или квитанции банкомата, поскольку оплата производится через Интернет. Поэтому следует запросить у банка выписку по счету корпоративной карты.

При оплате проживания через Интернет гостиница не сможет предоставить сотруднику кассовый чек. Вместо него она вправе выдать сотруднику бланк строгой отчетности (счет или квитанцию) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).*

<…>

Таким образом, в рассматриваемой ситуации оплату проживания подтвердит счет или квитанция, выданная гостиницей и оформленная в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В дополнение к этому документу нужно приложить выписку по счету корпоративной карты.*

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка