Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Шины: как учесть покупку, замену и списание

Подписка
Срочно заберите все!
№23
6 ноября 2014 12 просмотров

Общество с ограниченной ответственностью на общем режиме налогообложения рассматривает возможность ежемесячно производить расходы денежных средств на приобретение чая, кофе, кондитерских изделий для общего пользования в течение рабочего дня для сотрудников предприятия и представителей организаций контрагентов.Просим разъяснить перечень обязательных документов, необходимых к оформлению согласно подтвержденных расходов (без персонализации расходов), для отнесения на затраты предприятия для целей налогообложения по налогу на прибыль и необлагаемых страховыми взносами и НДФЛ.

затраты на бесплатное питание сотрудников предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами;

организация может определить сумму дохода (в виде бесплатного питания), полученного каждым сотрудником.

Если эти условия не выполняются, налогооблагаемую прибыль стоимость бесплатного питания не уменьшает. Следовательно, в Вашем случае для целей уменьшения налога на прибыль на стоимость бесплатного питания сотрудников необходимо:

оговорить условие о предоставлении бесплатного питания в трудовых (коллективных) договорах;

организовать персональный учет расходов на питание по каждому сотруднику, например, исходя из общей стоимости предоставленного питания и данных табеля учета рабочего времени. При этом со стоимости предоставленного питания необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы. Затраты организации на продукты питания могут быть подтверждены следующими документами (актами на списание продуктов, требованиями-накладными, товарными отчетами).

Если персонифицированный учет расходов на питание вести невозможно, то НДФЛ и страховые взносы не начисляются. Для целей уменьшения налога на прибыль данные расходы на питание принять нельзя.

Расходы на организацию питания представителей организаций - контрагентов можно принять для целей уменьшения налога на прибыль как представительские расходы. Для этого необходимо оформить следующие документы:

— приказ или распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия;
— смету представительских расходов;
— первичные документы, подтверждающие приобретение товаров, использованных для представительских целей (товарные накладные, счета-фактуры, кассовые и товарные чеки, другие платежные документы);
— отчет о фактически осуществленных расходах по проведенным представительским мероприятиям.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как учесть при налогообложении расходы на бесплатное питание, предоставленное сотруднику по инициативе организации

Налогообложение операций, связанных с организацией бесплатного питания сотрудников, зависит от того, ведется ли персональный учет расходов на бесплатное питание каждого сотрудника.*

НДФЛ

Стоимость питания, предоставленного сотрудникам бесплатно, признается их доходом, полученным в натуральной форме. Такой вывод следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ.

Если персональный учет расходов на питание ведется (например, с помощью талонов), то с суммы такого дохода организация обязана удержать НДФЛ.*

НДФЛ нужно удерживать даже в том случае, если бесплатное питание предоставляется в силу производственной необходимости (например, в соответствии с требованиями биологической безопасности) (письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № 03-04-06/6-340).

Базой для начисления НДФЛ является стоимость предоставленного питания, определяемая по правилам статьи 105.3 Налогового кодекса РФ, с учетом НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ). НДФЛ удержите за счет любых денежных выплат в пользу сотрудника (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Исключение составляет стоимость питания, предоставленного сотрудникам, которые привлекаются для проведения сезонных полевых работ. В этом случае НДФЛ удерживать не нужно (п. 44 ст. 217 НК РФ).

Если персонифицированный учет вести невозможно (например, если организация приобретает питьевую воду, чай или кофе для сотрудников и возможность учета индивидуального потребления отсутствует), оценить экономическую выгоду, полученную каждым сотрудником, нельзя. Следовательно, дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает (письма Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-04-06/6-29от 30 августа 2012 г. № 03-04-06/6-262от 13 мая 2011 г. № 03-04-06/6-107).*

Ситуация: как рассчитать НДФЛ, если организация обеспечивает сотрудников бесплатным питанием по принципу шведского стола

Объектом обложения НДФЛ является доход сотрудника (ст. 209 НК РФ). При предоставлении бесплатного питания доходом признается экономическая выгода, полученная в натуральной форме. Чтобы правильно рассчитать налог, доход нужно оценить (ст. 41 НК РФ). Но если бесплатное питание организовано по принципу шведского стола, определить величину дохода, полученного каждым сотрудником, невозможно. В такой ситуации удержать НДФЛ нельзя. Подобная точка зрения подтверждена постановлениями ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2008 г. № А56-30516/2006от 31 июля 2000 г. № А56-4253/00 и Поволжского округа от 16 ноября 2006 г. № А12-4773/06-С36.

Тем не менее контролирующие ведомства требуют, чтобы организации исполняли обязанности налоговых агентов, предусмотренные пунктом 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ, и обеспечивали индивидуальный учет всех доходов сотрудников в регистрах налогового учета, в том числе и полученных ими в форме бесплатного питания. В частности, в письмах от 18 апреля 2012 г. № 03-04-06/6-117от 19 июня 2007 г. № 03-11-04/2/167Минфин России рекомендует определять величину таких доходов исходя из общей стоимости предоставленного питания и данных табеля учета рабочего времени (других аналогичных документов). Но на практике целесообразнее организовать учет посещений столовой каждым сотрудником организации. Это позволит более объективно оценивать полученные им доходы. Если организация не может определить величину доходов сотрудников в виде бесплатного питания по принципу шведского стола, тогда ее определит налоговое ведомство расчетным путем (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).* Есть примеры судебных решений, подтверждающих правомерность такого подхода (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 22 июня 2009 г. № А55-14976/2008).

<…>

Страховые взносы

Если при предоставлении бесплатного питания можно определить сумму дохода, полученную каждым сотрудником, то со стоимости бесплатного питания нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 1 ст. 1ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). При этом базой для начисления страховых взносов будет являться стоимость предоставленного питания, рассчитанная исходя из цен, указанных в трудовом договоре, с учетом НДС (ч. 6 ст. 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗп. 3 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).*

Если организация выплачивает сотрудникам денежные компенсации на питание, то на данные суммы также начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Сделайте это даже в том случае, если обязанность организации-работодателя компенсировать стоимость питания сотрудника не указана в трудовом (коллективном) договоре. Такой вывод следует из части 1 статьи 7 и статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 истатьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ и подтверждается письмами Минздравсоцразвития России от 19 мая 2010 г. № 1239-19от 23 марта 2010 г. № 647-19.

Если при предоставлении бесплатного питания невозможно определить сумму дохода, полученного каждым сотрудником (шведский стол, проведение корпоративных мероприятий), то со стоимости бесплатного питания начислять страховые взносы не нужно.* Страховыми взносами облагаются выплаты и иные вознаграждения гражданам по трудовым (гражданско-правовым) договорам, то есть адресные выплаты конкретным сотрудникам. Это следует из положений части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ и подтверждается пунктом 4 письма Минтруда России от 24 мая 2013 г. № 14-1-1061 и арбитражной практикой (см. определение ВАС РФ от 9 сентября 2013 г. № 11907/13постановление ФАС Поволжского округа от 29 апреля 2013 г. № А12-19716/2012).

<…>

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость бесплатного питания включается в состав расходов на оплату труда. Но для этого должны быть выполнены два условия:

затраты на бесплатное питание сотрудников предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами. См. Фрагмент коллективного договора, предусматривающего бесплатное питание;

организация может определить сумму дохода (в виде бесплатного питания), полученного каждым сотрудником.

Если эти условия не выполняются, налогооблагаемую прибыль стоимость бесплатного питания не уменьшает.*

Такой порядок следует из положений пункта 25 статьи 255, пункта 25 статьи 270 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 11 февраля 2014 г. № 03-04-05/5487от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/4/26.

Сельскохозяйственные организации при расчете налога на прибыль учитывают затраты на питание сотрудников, занятых на сельскохозяйственных работах, в составе прочих расходов (подп. 42 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом предусматривать оплату питания в трудовых (коллективных) договорах не обязательно. К прочим расходам такого требования в законодательстве нет.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль включить в расходы на оплату труда затраты на бесплатное питание сотрудников. Вести учет расходов по каждому сотруднику невозможно (например, питание предоставляется по принципу шведского стола)

Нет, нельзя.

Учесть расходы на бесплатное питание сотрудников можно при соблюдении двух условий:

бесплатное питание предусмотрено трудовыми (коллективным) договорами (п. 25 ст. 255п. 25 ст. 270 НК РФ), например специальным разделом, включенным в трудовые (коллективный) договоры;

есть возможность определить сумму дохода, полученную каждым сотрудником.

Наличие второго условия объясняется тем, что затраты на бесплатное питание учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). То есть представляют собой часть оплаты труда, выданную в натуральной форме. Сумма оплаты труда, которая начислена каждому сотруднику, должна быть документально подтверждена (ст. 252 НК РФ). Для этого должен вестись учет затрат по каждому сотруднику. Если при предоставлении бесплатного питания невозможно определить величину затрат по каждому сотруднику, такие расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. Подобные выводы были сделаны в письмах Минфина России от 4 марта 2008 г. № 03-03-06/1/133УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035625.*

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие учесть затраты на бесплатное питание сотрудников, организованное по системе шведского стола, при расчете налога на прибыль. Они заключаются в следующем.

Если трудовым (коллективным) договором предусмотрено, что бесплатное питание является одной из составляющих системы оплаты труда и затраты организации на продукты питания подтверждены соответствующими документами (например, актами на списание продуктов, требованиями-накладными, товарными отчетами), то такие затраты направлены на обеспечение сотрудников нормальными условиями труда.* Следовательно, организация вправе включить затраты на приобретение продуктов для шведского стола в состав расходов при расчете налога на прибыль. Аналогичный вывод содержится в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 19 июля 2011 г. № А29-11750/2009.

Во избежание споров с налоговой инспекцией организация должна принять все возможные меры, чтобы организовать персонифицированный учет затрат на питание по каждому сотруднику. В аналогичных ситуациях Минфин России порекомендовал вести учет расходов исходя из общей стоимости предоставленного питания и данных табеля учета рабочего времени (см., например, письмо Минфина России от 19 июня 2007 г. № 03-11-04/2/167).*

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗст. 313 НК РФ). При этом такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;

приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;

акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;

иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

цели и результаты проведенных мероприятий;

дата и место проведения;

состав участников (принимающей и приглашенной сторон);

сумма затрат и т. п.

Расходы, перечисленные в отчете или других документах, должны быть подтверждены первичными документами, свидетельствующими о приобретении товаров для представительских целей или оплате услуг сторонних организаций.*

Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка