Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Какие люди в нашей бухгалтерии!

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 ноября 2014 40 просмотров

Можно ли возместить расходы на ж/д билеты в командировку, если они утеряны сотрудником.Спасибо.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья:Оплата за проезд

<…>

Если по возвращении из командировки сотрудник не представит никаких документов, подтверждающих его расходы на проезд, руководитель организации может принять одно из двух следующих решений:

  • не возмещать расходы на проезд;
  • возместить расходы на проезд в определенной сумме. *

Такой вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ и Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Например, может быть принято решение возместить минимальную стоимость проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда; *
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

В состав расходов на проезд входят:

  • страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
  • оплата услуг по оформлению проездных документов;
  • затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями.

Вместе с тем организация вправе возместить расходы командированного сотрудника сверх норм. Главное условие: расходы произведены с разрешения или ведома работодателя и подтверждены документально.

Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:

  • дату и время выезда в командировку;
  • вид транспортного средства;
  • стоимость билета (на основании справки, подтверждающей факт покупки билетов и их стоимость);
  • причину утраты документов и т. п. *

Примерный образец заявления сотрудника о возмещении расходов на переезд к месту командировки, если сотрудник не представил подтверждающие документы, вы найдете ниже.

На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации (или сделать отметку об отказе в возмещении расходов).

После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету, который он должен составить по итогам командировки, и передает оба этих документа в бухгалтерию.

На практике возможен еще один вариант. Если сотрудник потерял оригиналы документов, отправьте его в транспортную компанию. Там он сможет получить дубликат или копию экземпляра билета, который остался в распоряжении перевозчика.

Чаще всего транспортная компания выдает справку, где указаны реквизиты пассажира, дата и маршрут проезда, а также стоимость билета. *

Такая справка нужна и в тех случаях, если сотрудник, летавший в командировку по электронному билету, потерял:

  • оригинал маршрут/квитанции, оформленной на бланке строгой отчетности;
  • посадочный талон, который прикладывают к распечатке электронной маршрут/квитанции.

<…>

Справочник «Зарплата -2014»

2. Ситуация:Какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:

  • оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;
  • косвенно подтверждает произведенные расходы.

К документам, оформленным в соответствии с требованиями законодательства, относятся:

  • маршрут/квитанция, которая является бланком строгой отчетности, – в отношении подтверждения расходов на проезд авиатранспортом;
  • маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой подтверждающий документ (например, распечатанный из Интернета бланк заказа) – в отношении подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом;
  • квитанция электронного многоцелевого документа, которая является бланком строгой отчетности, – в отношении подтверждения расходов на проезд всеми видами пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116).

Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:

  • документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку (например, приказ руководителя);
  • документов, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке (например, счета гостиниц за проживание, счета-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру, кассовые чеки, акты);
  • распечатки электронного авиабилета (с одновременным представлением посадочного талона) с указанием реквизитов, которые подтверждают факт нахождения сотрудника в командировке (Ф. И. О. сотрудника, маршрут, стоимость билета, дата полета и т. д.).

Аналогичного мнения придерживается Минфин России в письмах от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168 и от 18 января 2010 г. № 03-03-07/2.

При этом в отношении электронного билета на поезд сотрудники финансового ведомства разъяснили, что достаточно наличия одного из документов: или распечатки электронного билета, или посадочного талона (письмо Минфина России от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384).

Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной агентством по продаже билетов и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф. И. О. сотрудника, маршрут, номер рейса, стоимость билета, дата полета). Такой порядок установлен в письме Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168. *

<…>

Справочник «Зарплата -2014»

3. Статья:Затраты на проезд при отсутствии оправдательных документов

<…>

А можно ли возместить работнику затраты по проезду в командировке в случае утери оправдательных документов? Да.

Во-первых, можно получить заверенные копии утерянных документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов. Такие официально заверенные документы принимаются для целей налогообложения (письмо УМНС России по г. Москве от 28 ноября 2001 г. № 03-12/54745).

Во-вторых, руководитель предприятия в случае командировки сотрудника по территории РФ имеет право разрешить возместить оплату проезда по минимальной его стоимости (п. 19 Инструкции № 62). Это право руководителя, но никак не обязанность.

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя. *

В случае отсутствия документально подтвержденных работником расходов, связанных с проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход с последующим удержанием налога на доходы физических лиц (ст. 210 Налогового кодекса РФ).

<…>

Постатейный комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка