Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Местная администрация запрашивает сведения о зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 ноября 2014 11 просмотров

Если сотруднику не выдался аванс на покупку услуг, а он потратил свои личные деньги, почему в ответе используется счет 71 Подотчетные лица, а не 73 Прочие расчеты? Ведь в данном случае по сути подотчета не возникает. Именно с использованием этого счета возникли трудности. Ведь он не корреспондирует со счетом 60.

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 73 – отражена стоимость оказанных услуг в расходах;

Дебет 19 Кредит 73 – учтен НДС по расходам;

Дебет 73 Кредит 50 (51) – возмещена стоимость услуг сотруднику.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Что платить сотруднику, постоянно разъезжающему на общественном транспорте по рабочим делам

<…>

Вариант № 1 Работнику компенсируется фактическая стоимость проездных билетов

В данном случае вы возмещаете сотруднику его расходы на проезд, которые он должен подтвердить документально. Для этого по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц — на ваше усмотрение) сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет и прилагает к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки).

В день, когда вы проверите отчет и его утвердит директор, понесенные сотрудником затраты отнесите на расходы проводкой:

ДЕБЕТ 20 (44, 08) КРЕДИТ 71

— учтена в составе расходов компенсация сотруднику расходов на проезд в размере фактической стоимости понесенных им затрат.

А саму выплату денег отразите проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)

— выплачена компенсация расходов на проезд.*

Обратите внимание: компенсацию вы можете платить авансом. Тогда проводка по выдаче денег появится у вас в начале месяца. А можете выдавать компенсацию постфактум, в этом случае сотрудник вначале будет покупать билеты за свои деньги, а после подачи и утверждения авансового отчета получит законную компенсацию.

Если вы сначала выдаете аванс, может случиться ситуация, что денег сотруднику не хватит. Тогда ему нужно будет возместить перерасход и отразить это проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)

— возмещен работнику перерасход по авансовому отчету.

Если, наоборот, деньги у сотрудника остались, он должен их вернуть в кассу, и тогда можно будет сделать запись:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— возвращены неиспользованные денежные средства, выданные под отчет.

На этом, по сути, с бухгалтерским учетом все. Начислять с выплаты НДФЛ и страховые взносы не нужно. Такое освобождение прямо предусмотрено законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФабз. «и» подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗподп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

<…>

Журнал «Упрощенка» № 7, Июль 2013

2. Статья:Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

<…>

Способ № 1 Сотрудник получает возмещение расходовна основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотрудникутолько в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Суть вопроса

Если сотрудник предварительно не получал денежного аванса, истраченные им деньги нельзя проводить как перерасход по авансовому отчету. Это будет нарушением Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением № 373-П.

Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).

Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219). При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.

Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции — договором купли-продажи. Об этом — чуть ниже.

А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя — его можно оформить в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Образец такого приказа мы привели на странице 66.

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

— оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

— возмещены расходы работнику.*

<…>

Журнал «Упрощенка» № 1, Январь 2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка