Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 ноября 2014 83 просмотра

Сотрудник оформил отпуск с 8 октября 2014 года по 21 октября 2014 года на 14 календарных дней. Получил отпускные. 15 октября с согласия сотрудника был отозван из отпуска и отправлен в срочную командировку. С 15 по 16 октября был в командировке. Два командировочных дня оплачены исходя из среднедневного заработка. С 17 октября снова ушел в отпуск по 21 октября.Как правильно оформить документально этот процесс?Надо ли и как пересчитать отпускные, так как фактически сотрудник был в отпуске 12 календарных дней?Может быть не пересчитывать, а дать отгулять ему еще 2 дня?Заранее благодарны.

В то же время сумма НДФЛ, относящаяся к излишне начисленным отпускным, учитывается при исчислении налога с суммы заработной платы, приходящейся на отработанные после отзыва из отпуска дни. На практике это происходит автоматически за счет того, что налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ). При этом они производят зачет удержанной суммы налога за предыдущие месяцы текущего года. Страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы в ФСС РФ на случай травматизма рассчитывают по итогам каждого месяца. В базу для начисления страховых взносов включаются и суммы отпускных. Т.к. работник отозван из отпуска в том же месяце, в котором производилось начисление отпускных, то никакие корректировки страховых взносов не требуются. В базу для начисления страховых взносов включаются только те суммы, которые относятся к фактически использованным дням отпуска.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья:Продление или перенос отпуска. Соблюдаем правила

<…>

Перерасчет отпускных

После отзыва из отпуска или после переноса отпуска заработная плата выплачивается работнику в обычном порядке (за отработанное время).

Что же касается излишне полученных сумм отпускных, то во многих строительных компаниях сложилась практика, когда эти деньги засчитываются в счет отработанного времени, то есть фактически удерживаются.

Впоследствии, когда человек уходит в отпуск, ему делается новый расчет суммы отпускных, но уже исходя из другого расчетного периода в соответствии с общеустановленным порядком. Вместе с тем, если работник с удержанием денег не соглашается, то работодатель попадает в неприятную ситуацию.

Дело в том, что законных оснований удерживать отпускные с работника у работодателей нет.

Законодатель, оговорив в Трудовом кодексе РФ вопросы переноса отпуска, ничего не сказал об удержании отпускных. Ни статья 137 кодекса, устанавливающая основания для удержания заработной платы, ни федеральные законы такого права работодателю не дают.

Статья 136 Трудового кодекса РФ «требует» выдать отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. Формально выдача начисленных сумм за отпуск, который будет использован в более позднее время, данной статье не противоречит. Другое дело, что надо эту выплату не забыть за те несколько месяцев, пока работник соберется продолжить отдых.

Однако поскольку при предоставлении оставшейся части отпуска расчетный период, предусмотренный статьей 139 Трудового кодекса РФ, будет уже другим, то отпускные придется пересчитать и зачесть ранее выданную сумму.*

Заметьте: если исчисленная сумма окажется меньше ранее выданной, удержание разницы с работника не производится, поскольку это запрещено статьей 137 Трудового кодекса РФ.

<…>

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ», № 11, НОЯБРЬ 2010

<…>

2.Статья: Отзываем сотрудника из отпуска

Случается, что сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске, срочно понадобился на работе. Такая необходимость может возникнуть по разным причинам. Например, если в организации проводится выездная проверка государственной инспекции труда, в течение которой кадровику нужно быть на рабочем месте, или инвентаризация, на которой обязательно должен присутствовать материально ответственный работник. Как правильно отозвать сотрудника из отпуска по производственной необходимости?

Служебная записка

Для чего нужен документ

Чтобы начать процедуру отзыва из отпуска, как правило, начальник подразделения, в котором трудится отпускник, подает служебную записку руководителю компании. Тот ее визирует и в резолюции дает указание отделу кадров подготовить необходимые документы.*

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.*

Что обязательно должно быть в документе

Описание текущей производственной ситуации, просьба отозвать сотрудника из отпуска, желаемая дата его выхода на работу, объяснение причин, почему это необходимо, подпись руководителя подразделения и день составления служебной записки.*

<…>

Частая ошибка

Многие руководители подразделений подают служебную записку об отзыве из отпуска, не выяснив у отпускника, согласен ли он досрочно выйти на работу. Предварительный разговор поможет сэкономить время, если окажется, что сотрудник не готов прервать отдых.

Уведомление об отзыве из отпуска

Для чего нужен документ

После того как работодатель примет решение об отзыве сотрудника из отпуска, он должен сообщить ему об этом, направив соответствующее уведомление.*

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.*

Что обязательно должно быть в документе

Наименование работодателя, должность, фамилия, инициалы имени и отчества сотрудника, которому вручается уведомление, номер и дата составления документа, просьба выйти из отпуска досрочно, причины, требующие присутствия сотрудника в офисе, период, на который такой отзыв необходим, подпись и расшифровка руководителя организации.*

<…>

Частая ошибка

Часто в уведомлении об отзыве работодатели ограничиваются краткой формулировкой: «в связи с производственной необходимостью». Чтобы убедить сотрудника выйти из отпуска досрочно, укажите конкретную причину, почему необходимо его присутствие в офисе.

Письменное согласие работника на досрочный выход из отпуска

Для чего нужен документ

Отзыв из отпуска допускается лишь с письменного согласия сотрудника (ч. вторая ст. 125 ТК РФ), которое обычно оформляется в день его выхода на работу.*

В каком виде составляется

В виде отдельного заявления в произвольной письменной форме либо собственноручной отметки работника на экземпляре уведомления об отзыве из отпуска.*

Что обязательно должно быть в документе

Должность, фамилия, инициалы имени и отчества сотрудника, его согласие прервать отпуск, даты, когда он желает использовать оставшуюся часть отпуска, подпись работника и дата.*

<…>

Частая ошибка

Многие работодатели считают отказ сотрудника от досрочного выхода на работу нарушением трудовой дисциплины. Это не так. Никаких взысканий в этом случае применять нельзя (п. 37 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).

Приказ об отзыве из отпуска

Для чего нужен документ

Получив от сотрудника согласие об отзыве из отпуска, руководитель должен издать соответствующий приказ к моменту его выхода на работу. На основании этого документа бухгалтер начислит заработную плату с учетом выплаченных отпускных.*

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.*

Что обязательно должно быть в документе

Наименование работодателя, номер и дата составления, фамилия, инициалы имени и отчества сотрудника, который отзывается из отпуска, причина и дата досрочного выхода на работу, порядок перерасчета выплаченных отпускных, время предоставления неиспользованной части отпуска, подписи и их расшифровка руководителя организации и работника.*

<…>

Частая ошибка

Многие работодатели полагают, что если сотрудника вызывают из отпуска на неполный день, то дополнительный отдых полагается лишь за отработанные часы. В этой ситуации за работником сохраняется полный день отпуска.

Личная карточка

Для чего нужен документ

Все виды отпусков, которые использовал работник, а также сведения об отзыве из отпуска фиксируются в его личной карточке.*

В каком виде составляется

По унифицированной форме № Т-2 либо иному образцу, утвержденному в организации.*

Что обязательно должно быть в документе

Вид отпуска, его период в календарных днях, даты его начала и окончания, реквизиты приказа, на основании которого он предоставлен.*

<…>

ЖУРНАЛ «КАДРОВОЕ ДЕЛО», № 7, ИЮЛЬ 2013

3.Рекомендация: Какое время работы включить в расчетный период при расчете отпускных

<…>

Время, исключаемое из расчетного периода

Из расчетного периода нужно исключить дни, когда:*

  • за сотрудником по законодательству сохранялся средний заработок (кроме перерывов для кормления ребенка). Например, время пребывания в командировке (ст. 167 ТК РФ) или в оплачиваемом отпуске (ст. 114 ТК РФ);
  • сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
  • сотрудник был в отпуске без сохранения зарплаты;
  • сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • сотрудник не работал в связи с простоем по вине организации или по причинам, не зависящим от организации и сотрудника (например, из-за отключения электричества);
  • сотрудник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог выполнять работу;
  • сотрудник в других предусмотренных законодательством случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты.

Такой порядок предусмотрен пунктом 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

<…>

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

4.Статья: ОТЗЫВАЕМ СОТРУДНИКА ИЗ ОТПУСКА: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

<…>

Сумма начисленных и выплаченных отпускных включается в расходы по налогу на прибыль. Также она облагается НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому при корректировке отпускных придется пересчитывать и эти налоги и взносы.

Пересчет отпускных*

Отпускные должны быть выплачены сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Работнику начисляются суммы пропорционально количеству дней предоставленного отпуска. Если работника отзывают из отпуска досрочно, количество фактически использованных им дней отпуска оказывается меньше количества дней, оплаченных заранее. Суммы, которые приходятся на неиспользованные дни отпуска, признаются переплатой.

Суммы переплаты оставить работнику в расчете на то, что позднее он использует соответствующие дни отпуска, нельзя. Во-первых, никто не знает, когда работник их сможет догулять. Во-вторых, на оставшуюся часть отпуска будет отдельный приказ, а значит, и отпускные будут исчислены заново, причем из нового расчетного периода (ст. 139 ТК РФ).

В бухгалтерском учете излишне начисленные отпускные сторнируются, проводка делается в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска.

Излишне выплаченную сумму отпускных удерживать из заработной платы работника или требовать внести в кассу нельзя. Случаи, когда подобные действия допускаются, строго ограниченны в статье 137 ТК РФ. Бухгалтер должен зачесть сумму переплаченных отпускных в счет будущей заработной платы работника. То есть зарплату за месяц, в котором сотрудника вызвали из отпуска, он получит за минусом суммы излишне выплаченных отпускных. Порядок зачета неиспользованных отпускных советуем прописать в предложении об отзыве из отпуска (образец 2). Соответствующее условие нужно указать и в приказе на отзыв работника из отпуска (образец 3).

Пересчет НДФЛ*

Фактически суммы излишне выплаченных отпускных не удерживаются, а засчитываются в счет будущей заработной платы.

Поскольку эти суммы остаются у работника, возврат НДФЛ, исчисленного и удержанного при выплате ему отпускных сумм, не производится.

В то же время сумма НДФЛ, относящаяся к излишне начисленным отпускным, учитывается при исчислении налога с суммы заработной платы, приходящейся на отработанные после отзыва из отпуска дни.

На практике это происходит автоматически за счет того, что налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ). При этом они производят зачет удержанной суммы налога за предыдущие месяцы текущего года.

<…>

Пересчет страховых взносов*

Страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы в ФСС РФ на случай травматизма рассчитывают по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). В базу для начисления страховых взносов включаются и суммы отпускных.

Если работник отозван из отпуска в том же месяце, в котором производилось начисление отпускных (см. пример 6), то никакие корректировки страховых взносов не требуются. В базу для начисления страховых взносов включаются только те суммы, которые относятся к фактически использованным дням отпуска.

Если же отпускные начислены в одном месяце и уже включены в базу для начисления страховых взносов, а работника отзывают из отпуска в следующем месяце, то образуется переплата страховых взносов в части, относящейся к излишне начисленным отпускным. В этом случае при перерасчете отпускных сторнируйте и суммы взносов, рассчитанных с излишне начисленных отпускных. Переплата будет учтена при перечислении страховых взносов за месяц, в котором делается перерасчет.

Обратите внимание, что страховые взносы пересчитываются за месяц, в котором сотрудника отозвали из отпуска.

Уточненных расчетов при этом сдавать не нужно. Во-первых, необходимость пересчета возникла в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска, а не в прошлых периодах. А во-вторых, имеется переплата страховых взносов, что не влечет за собой начисление пеней.

Если отпуск начался в одном месяце, а работника отозвали из отпуска уже в следующем месяце, корректировка страховых взносов производится в том месяце, в котором отпуск был прерван.

<…>

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА», № 9, СЕНТЯБРЬ 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка