Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Внимание: какие письма от налоговой открывать нельзя

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5
13 ноября 2014 590 просмотров

В течение какого времени подлежат хранению следующие архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации:1. Листки нетрудоспособности2. Расчеты пособия к листкам нетрудоспособности3. Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения4. Расчет оплаты отпусков (форма Т-60)

Расчеты по отчислению страховых взносов в ФСС России надо хранить в течение следующих сроков: годовую отчетность – постоянно (то есть в течение всего периода работы компании), квартальные расчеты – не менее пяти лет.

Листки нетрудоспособности, записки-расчеты по отпускам, больничным – 5 лет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Статья:Сроки хранения отчетности по взносам.

<…>

Сколько лет нужно хранить отчетность во внебюджетные фонды?

Отвечает
Н.К. Журавлева,
главный бухгалтер ООО «Энерго Групп»

В Федеральном законе от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ определены сроки для хранения документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. Плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность такой информации в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона № 212-ФЗ). К этим документам можно отнести и отчетность.

Но сроки хранения отчетности в ПФР и ФСС России определяет также приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Расчеты по отчислению страховых взносов в ФСС России надо хранить в течение следующих сроков: годовую отчетность – постоянно (то есть в течение всего периода работы компании), квартальные расчеты – не менее пяти лет.

Декларации и расчеты авансовых платежей на обязательное пенсионное страхование необходимо хранить не менее пяти лет. А если у компании нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет.

Что же касается сведений индивидуального (персонифицированного) учета, то копии этих сведений надо хранить по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 3 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). А Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» требует хранить документы в соответствии с правилами архивного дела (п. 1 ст. 29). То есть сроки хранения индивидуальных сведений в ПФР на работников – не менее 75 лет. *

<…>

Журнал «Учет в туристической деятельности» № 2, Февраль 2014

2. Статья: Сколько хранить документы.

<…>

Полезная таблица

Для вашего удобства редакция подготовила аналитическую таблицу (с. 113). В ней приведена информация о сроках хранения документов, связанных с персоналом организации.

Таблица подготовлена на базе Перечня управленческих документов. В ней также учтены минимальные сроки хранения документов, установленные Налоговым кодексом и Законом №129-ФЗ.

<…>

Таблица. Сроки хранения документов

Наименование документа Срок хранения (количество лет) Ссылка на пункт Перечня управленческих документов (если не указаны другие документы)
1 2 3
1.Трудовые отношения
1.1.Прием на работу
Заявление работника 75 656
Трудовой договор 75 657
Приказ 75 656
Личная карточка 75 658
Трудовая книжка До востребования 664
Журнал учета бланков трудовых книжек 5 695
Заявления работника о согласии на обработку персональных данных 75 666
1.2.Отпуска
График отпусков 1 693
Заявление на отпуск 75 656
Заявление о переносе отпуска 75 656
Уведомление об отсутствии возможности выплатить отпускные и о переносе отпуска 75 656
Приказ об отпуске 75 656
Записка-расчет 5* 665
1.3.Командировка
Служебная записка: —командировка по России —командировка за пределы России 5 10 669
План командировок: —командировка по России —командировка за пределы России 5 10 669
Приказ о направлении работника в командировку 75 656
Служебное задание: —командировка по России —командировка за пределы России 5 10 669
Командировочное удостоверение: —командировка не в районы Крайнего Севера; — командировка в районы Крайнего Севера 5 75 668
Отчет о выполнении служебного задания: —командировка по России —командировка за пределы России 5 10 669
Авансовый отчет 5 362
Журнал учета работников, прибывших к месту командировки 5 695
Журнал учета работников, выбывающих в командировки 5 695
1.4.Неполное рабочее время
Приказ о введении режима неполного рабочего времени 75 656
Уведомление профсоюзной организации 5 665
Уведомление службы занятости 5 665
Уведомление работника 75 656
Дополнительное соглашение к трудовому договору 75 657
Приказ об отмене режима неполного рабочего времени 75 656
1.5.Сверхурочная работа
Служебная записка 75 656
Обращение к работнику 75 656
Приказ 75 656
Справка о сумме заработка для расчета 5 597
1.6.Организация труда и служебной деятельности
Переписка по вопросам трудоустройства, например письменное приглашение на работу 5 564
Предложения органов власти о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот Постоянно 566

Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда:

—по месту разработки и утверждения —в других организациях

Постоянно До замены новыми 571
Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий 5 573
Коллективные договоры Коллективные договоры, присланные для сведения Постоянно До минования надобности 576
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения Постоянно 577
1.7.Увольнение
По собственному желанию работника
Заявление работника 75 656
Приказ 75 656
По соглашению сторон трудового договора
Предложение работодателя 75 656
Ответ работника 75 656
Протокол согласования интересов сторон 75 656
Соглашение сторон 75 657
Приказ 75 656
По сокращению штата
Протокол собрания учредителей Постоянно 52
Приказ о сокращении 75 656
Уведомление службы занятости 5 650
Уведомление профсоюзного комитета 5 650
Протокол заседания комиссии по сокращению 5 650
Уведомление работника 75 656
Акт об отказе работника получить уведомление о сокращении 75 656
Приказ об изменении штатного расписания Постоянно 71
Приказ об увольнении по сокращению 75 656
2.Нормирование и оплата труда
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников: —по месту разработки и утверждения —в других организациях Постоянно До замены новыми 598
Положение об оплате труда и премировании работников Постоянно 411
Табель учета рабочего времени: —нормальные условия труда —тяжелые, вредные и опасные условия труда 5 75 586
Расчетно-платежная ведомость 5 412
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников 5 600
3.Учет страховых взносов
Карточка индивидуального учета 6* Пункт 6 части 2 статьи 28 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ
Платежные поручения на перечисление страховых взносов
Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов
Расчеты по страховым взносам (формы4-ФСС РФ и РСВ-1 ПФР)
4.НДФЛ
Налоговая карточка по учету НДФЛ 5 394
Справка по форме 2-НДФЛ 5 396
4.1.Налоговые вычеты
Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный) 5 362
Заявление об отказе от вычета 5 362
Заявление о последовательности применения вычетов 5 362
4.2.Недоимка по НДФЛ
Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ 5 382
Пояснительная записка налогового агента в ИФНС 5 382
Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ 5 382
5.Пособия
Листок нетрудоспособности 5* 896
Журналы регистрации листков нетрудоспособности 5 897
Заявление о выплате пособия 5 415
6.Документы для ФСС России
Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму 5 635
План мероприятий по предупреждению производственного травматизма 5 635
План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний 5 635
Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму 5 635
7.Документы для ПФР
7.1.Персонифицированный учет
Индивидуальные сведения 75 905
7.2.Софинансирование пенсии
Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов 5 362
Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3) 5 382

 <…>

Журнал «Зарплата» № 12, Декабрь 2011

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Как вы учитываете канцтовары?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка