Журнал, справочная система и сервисы
19 ноября 2014 8 просмотров

У нас такой вопрос.В день работников автомобильного транспорта на нашем предприятии была проведена выставка достижений нашего предприятия, где были представлены все транспортные средства нашего предприятия, образцы новых транспортных средств и прочее. На эту выставку были приглашены гости из вышестоящей организации, из прочих предприятий, которые пользуются услугами нашего транспорта. Для гостей был дан обед. Нам были предъявлены услуги общественного питания. Как нам отразить эти услуги?

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья:Представительские расходы: как избежать претензий

Чиновники подтвердили, что фирма может учесть расходы на представительские мероприятия даже в том случае, если они не привели к положительному результату*. Так как в целях налогообложения имеет значение направленность затрат на получение прибыли, а не конечный результат.

Письмо Минфина России от 18 апреля 2013 г. № 03-07-11/13330.

Не все представительские расходы можно учесть

Законодательством установлен закрытый перечень представительских расходов. Таковыми признаются расходы на следующие услуги и мероприятия ( п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ ):

  • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, участвующих в переговорах;
  • доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплату услуг по обеспечению перевода во время проведения мероприятий.*

А вот расходы на развлечение, отдых, санаторное лечение нельзя отнести за счет представительских.

Кроме названных расходов не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и затраты на выступление приглашенных артистов, прогулки на теплоходе, аренда дорожек в боулинге, фуршет, организованные после официальной части мероприятия. Об этом Минфин России указал в письме от 1 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/796 .

Суды также поддерживают финансистов в этом вопросе (постановления Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 18 апреля 2013 г. № А56-55481/2012 , ФАС Северо-Западного округа от 27 октября 2005 г. № А56-3124/2005 ).

Отметим, что, хотя законодатель и установил закрытый перечень представительских расходов, его все равно условно можно назвать открытым, так как статья 264Налогового кодекса РФ не дает точную расшифровку таких понятий, как «официальный прием», «буфетное обслуживание», «транспортное обслуживание» и т. п. В связи с этим возникают спорные вопросы по возможности учета тех или иных расходов. Рассмотрим их.

Расходы на алкоголь можно не ограничивать

В состав представительских расходов включаются расходы на завтраки, обеды, буфетное обслуживание* ( ст. 264 Налогового кодекса РФ ). При этом не указано, что эти завтраки и обеды должны быть безалкогольными.

Ранее чиновники настаивали на том, что расходы на алкогольную продукцию могут учитываться в составе представительских расходов только в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота ( письмо Минфина России от 19 ноября 2004 г. № 03-03-01-04/2/30 ). При этом, какое количество алкоголя подразумевается под «обычаями делового оборота», они не разъяснили.

В настоящее время финансисты в своих разъяснениях ограничений по этому вопросу не предусматривают (письма Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176 ,от 26 марта 2010 г. № 03-03-06/2/59 ).

Суды в этом вопросе всегда были на стороне организаций (постановления ФАС Поволжского округа от 15 января 2013 г. № А55-14189/2012 , ФАС Уральского округа от 10 ноября 2010 г. № Ф09-7088/10-С2 ).

Прием провели, а договор не заключили

Никто не может предсказать, чем закончатся официальные переговоры. Гарантии, что после переговоров хозяйственный договор будет подписан, нет.

Можно ли считать в этой ситуации затраты обоснованными и учитывать их в составе представительских расходов? Минфин России с недавнего времени говорит о том, что организация вправе учесть при расчете налога на прибыль представительские расходы в любом случае независимо от непосредственного результата проведенного мероприятия ( письмо Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-03-06/2/11897 ).*

В Налоговом кодексе РФ к представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание участников переговоров, целью которых может являться не только поддержание взаимного сотрудничества, но и установление новых контактов* ( подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Поддерживают данную точку зрения и арбитры (постановления ФАС Центрального округа от 27 августа 2009 г. № А48-2871/08-18 , ФАС Уральского округа от 23 декабря 2008 г. № Ф09-8529/08-С2 ). Судьи отмечают, что подписанные по итогам переговоров договоры или соглашения не относятся к первичным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения фактически произведенных представительских расходов. Следовательно, налоговики не вправе требовать подобные документы в качестве подтверждающих для данных затрат.

Расходы нормируются

Даже если расходы организации соответствуют разрешенному перечню, то учесть их при расчете налога на прибыль можно только в сумме, не превышающей 4 процентов от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период* ( п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ ).

При этом для расчета учитывается зарплата, начисленная не только по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам, но также и различные надбавки, премии, отпускные и другие начисления стимулирующего или компенсирующего характера в соответствии с действующим законодательством РФ. Все виды выплат в пользу компании, предусмотренные статьей 255 Налогового кодекса РФ.

Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, определяется по итогам каждого отчетного периода ( п. 2 ст. 264и п. 3 ст. 318 Налогового кодекса РФ).

То есть он рассчитывается нарастающим итогом с начала года, на конец I квартала, полугодия и 9 месяцев. Конечная величина норматива определяется по итогам календарного года.

Таким образом, представительские расходы, понесенные в I квартале, но не признанные в этом периоде из-за того, что превысили предельную величину, впоследствии, в течение года, могут быть частично или даже полностью включены в расходы. Но на следующий год их перенести нельзя ( п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ ).

Оформляем расходы документально

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ расходами, уменьшающими налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Таким образом, представительские расходы должны быть оформлены первичными учетными документами, в которых указываются дата и место проведения, приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их сумма.*

Минфин России в такой ситуации рекомендует оформить следующий комплект документов (письма от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675 , от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26 ):

  • приказ руководителя о проведении мероприятия;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы о приобретении товаров, оплаты полученных услуг;
  • отчет о представительских расходах с отражением цели, результатов, общей суммы.*

При этом расходы на представительские цели должны быть подтверждены документами об оплате транспортных расходов, об оплате услуг переводчика, счетами организаций общественного питания, другими первичными учетными документами.

Отметим, что указанный выше перечень документов является рекомендуемым.

Так, к примеру, отсутствие сметы, по мнению судов, не влияет на признание представительских расходов ( постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 января 2008 г. № А56-338/2007 ). Также суд признал необязательным наличие задокументированной программы переговоров и перечня решаемых вопросов (постановление ФАС Поволжского округа от 22–29 марта 2005 г. № А12-18384/04-С36 ).*

«Входящий» НДС полностью признать нельзя

Поскольку представительские расходы являются нормируемыми, то и суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщикам по таким расходам, подлежат вычету в части, соответствующей сумме расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Об этом напрямую указано в пункте 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ. Такую позицию подтверждают и финансисты ( письмо Минфина России от 6 ноября 2009 г. № 03-07-11/285 ). Оставшаяся часть «входного» налога на добавленную стоимость, по их мнению, должна уплачиваться за счет прибыли организации, оставшейся после налогообложения ( письмо Минфина России от 11 ноября 2004 г. № 03-04-11/201 ).

Важно запомнить
Представительскими признаются расходы на официальный прием или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания руководящего органа предприятия.*

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТОРГОВЛЕ», № 7, ИЮЛЬ 2013

Е.Ю. Чиркова,

ведущий юрисконсульт департамента налоговой политики ОАО «МЕЧЕЛ»

2. Статья:Отчет, который обезопасит ваши представительские расходы

Почему важен этот документ: Отчет поможет без проблем списать расходы на представительские.

В чем часто ошибаются: Путаются в датах, в частности, в отчете и первичке они различаются, хотя должны совпадать.

Осторожно!

Безопаснее составлять отдельный отчет на каждый прием представителей контрагентов. Иначе налоговики могут посчитать, что расходы документально не подтверждены.

Отчет о представительских расходах и первичка по ним — это все документы, которые налоговики вправе запрашивать при проверке обоснованности и производственного характера данных затрат. Приказ о проведении мероприятия, программа, смета (предварительная и фактическая), акт по расходам больше не нужны. Такие разъяснения недавно выпустили чиновники Минфина России (письмо от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288).*

Конечно, вы можете и дальше оформлять весь пакет документов, это не запрещено. Если же вы решите подтверждать представительские расходы только первичкой и отчетом, то рекомендуем сделать его максимально подробным. То есть все основные данные, которые ранее содержались в других документах, предусмотрите теперь в отчете. Составляют его в произвольном виде. Образец мы привели ниже. На каждое мероприятие всегда оформляйте отдельный отчет, даже если встречи проходят с одним и тем же контрагентом, но по различным вопросам и в разные дни.* Этого всегда требуют инспекторы на местах.

Что должно быть в отчете

Чтобы у налоговиков не было сомнений в обоснованности расходов, отчет должен быть максимально подробным. Приведите в нем все основные данные о прошедшей встрече. Если есть отдельный приказ о проведении мероприятия, сделайте на него ссылку. Это дополнительно докажет производственную необходимость мероприятия. Готовый отчет должен утвердить руководитель компании.*

Цель деловой встречи (1). Она должна отражать производственный характер мероприятия. Например, намерение сторон в результате переговоров заключить договор, подписать соглашение о скидках, заключить предварительное соглашение, договориться о купле-продаже доли в уставном капитале компании и т. д. То есть цель может быть любой, главное, чтобы она была связана с бизнесом.* Не стоит, например, указывать в отчете, что после официальной части представителей сторон ждут развлечения в оздоровительно-банном комплексе и прочий расслабляющий или активный отдых. Инспекторы точно признают такие расходы необоснованными, поскольку они прямо запрещены Налоговым кодексом РФ (п. 2 ст. 264).

Дата и место проведения официального приема (2). Место проведения может быть любым — хоть ресторан, хоть офис, хоть база отдыха. Статья 264 Налогового кодекса РФ прямо говорит, что расходы на официальные мероприятия признаются представительскими независимо от места проведения.

Дата мероприятия, как правило, должна совпадать с датами, которые стоят на первичке.* Например, если кассовый чек из ресторана будет пробит раньше или позже того дня, когда проходила встреча, инспекторы снимут расходы по нему. Если мероприятие оплачено по безналу, то на первичке, конечно, может быть другая дата, но тогда в ней должна стоять оговорка, что деньги перечислены в счет оплаты мероприятия, которое пройдет в такой-то день.

Если встреча запланирована на несколько дней, то в отчет напишите конкретный период, например с 26 по 28 мая 2014 года. Иначе инспекторы могут решить, что это были разные мероприятия. А значит, потребуют на каждый день отдельный отчет либо снимут расходы.

Важная деталь

Если переговоры длятся несколько дней, укажите в отчете конкретный период. Иначе инспекторы могут потребовать отдельный отчет на каждый день.

Программа мероприятий (3). Из разъяснений чиновников следует, что программу официального приема как отдельный документ можно не составлять. Тем не менее подробный перечень мероприятий, которые компания проводила в связи с переговорами, мы советуем включить в отчет. Это покажет, что расходы на конкретные мероприятия (например, деловой завтрак) обоснованны. Иначе инспекторы могут посчитать, что какие-то затраты компании не связаны с официальным приемом контрагентов. Тогда компании нужно будет оспоривать решение налоговиков в суде. Впрочем, судьи в подобных случаях обычно поддерживали налогоплательщиков (постановление ФАС Уральского округа от 23 августа 2011 г. № Ф09-4143/11).

Состав участников (4). Приведите в отчете данные, которые раньше обычно включали в программу переговоров, в частности, это состав участников с обеих сторон. С помощью этих сведений налоговики смогут убедиться, что сумма расходов пропорциональна количеству участников. Не должно быть в отчете такого, что в переговорах участвовали, к примеру, четыре человека, а расходы на еду по затратам получились как на целую армию. В таком случае инспекторы точно усомнятся в обоснованности затрат.

Результаты мероприятий (5). Если в результате переговоров компании заключили сделку, проблем с учетом расходов не будет. Ведь деловая цель достигнута. Но расходы можно учесть, даже если договор в итоге не подписан (письмо Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-03-06/2/11897). Однако в этом случае вопросы инспекторов не исключены.

Поэтому по возможности лучше оформить по итогам деловой встречи какой-либо совместный документ. Например, в нем можно зафиксировать предварительные договоренности сторон. Нелишним будет также подробный протокол переговоров. Из этого документа должно быть ясно, по каким причинам компания не заключила договор или не выполнила другую цель мероприятий. Например, в связи с тем, что покупатель затребовал слишком большую скидку.

Суммы расходов (6). В отчете безопаснее привести не только общую сумму расходов, но и детализировать их по видам. Это покажет, что все траты, которые фигурируют в первичных документах, относятся к представительскому мероприятию и компания их утвердила.*

Какие документы приложить к отчету

К отчету нужно приложить первичные документы: товарные и кассовые чеки, накладные, акты по оплаченным услугам и т. д.* Возможно, менеджеры вашей компании оформляют и другие бумаги по мероприятию в маркетинговых или управленческих целях: приказ о проведении приема представителей контрагентов, смету расходов и программу мероприятия. И хотя они для налогового учета не требуются, пусть в бухгалтерии останутся копии. Ведь на практике налоговики могут запросить какие-либо уточняющие пояснения, и тогда дополнительные документы могут вам пригодиться.

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 10, МАЙ 2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка