Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
25 ноября 2014 88 просмотров

Организация заключила договора аренды личного транспорта с сотрудниками компании, впоследствии этими автомобилями пользуются сами же сотрудники, но в производственных целях.а) Расходы по ГСМ несет арендатор, т.е. компания.б) Расходы по ГСМ несет арендодатель (сотрудник), в сумму аренды заложена и стоимость ГСМ1.С какой периодичностью необходимо оформлять путевые листы в обоих случаях.Есть ли риски по расходам на аренду (экон. обоснованность) за дни, когда машина не использовалась (согласно путевым листам)2. Каковы риски, если в маршруте (оборотная сторона путевого листа) будут указаны междугородние поездки, совершенные внутри одного дня, но без оформления командировки3.Если автомобиль арендуется на время командировки, необходимо ли прописывать подробный маршрут или достаточно сделать отсылку на город командировки, т.к. в командировочном удостоверении цель поездки указана.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

<…>

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца*. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152*.

<…>

Ситуация: как в путевом листе описать маршрут следования автомобиля*

В путевом листе укажите конкретный пункт назначения. Например так: «Место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8». Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если организация эксплуатирует автомобиль в пределах одного населенного пункта, в путевом листе надо записать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу инспекторы могут признать необоснованными. Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Об этом сказано в письмах Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213.

Главбух советует: расходы на бензин можно признать даже в том случае, если в путевом листе не обозначен конкретный маршрут следования автомобиля. Но, применяя такой подход, будьте готовы к спорам с проверяющими.

Аргументы в споре помогут следующие. Чтобы отнести стоимость ГСМ на расходы, нужны правильно оформленные первичные документы, подтверждающие производственные цели эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 252 НК РФч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Организации (кроме автотранспортных) могут использовать для этих целей бланки путевых листов, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, приведенные в разделе II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, а также те, что должны быть в любой первичке (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не названы среди обязательных реквизитов. Поэтому признать стоимости ГСМ в расходах можно, даже если не вписать такие данные в путевой лист. Но не исключено, что такую позицию придется отстаивать в суде. А заранее предугадать, на чью сторону встанут судьи, сложно.

Так, есть примеры из арбитражной практики, когда судьи поддержали организацию (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60от 26 августа 2010 г. № КА-А41/9668-10от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10, Северо-Западного округа от 18 ноября 2009 г. № А44-1106/2009от 6 июля 2009 г. № А56-50333/2008, Уральского округа от 12 октября 2010 г. № Ф09-8425/10-С3).

Вместе с тем, есть и решения в пользу налоговых инспекторов (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2012 г. по делу № А27-10606/2011, Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № А33-10451/2009от 21 октября 2009 г. № А33-13602/08).

Ситуация: как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля*

Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.

Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Как арендатору отразить при налогообложении арендные платежи. Организация применяет общую систему налогообложения

<…>

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль затраты на аренду имущества, используемого в предпринимательской деятельности, относятся к прочим расходам, связанным с производством или реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для учета в налоговой базе такие расходы должны быть:*

Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ*.


Затраты на аренду имущества обслуживающих производств и хозяйств учитывайте обособленно (ст. 275.1 НК РФ). Затраты на аренду объектов непроизводственного назначения при расчете налога на прибыль не учитывайте. Связано это с тем, что все расходы, уменьшающие налоговую базу, должны быть экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ). То есть связаны с производственной деятельностью организации*.

<…>

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть плату за аренду неиспользуемого (законсервированного) имущества*

Да, можно, если организация намерена в дальнейшем использовать арендованное имущество в деятельности, направленной на получение дохода.

Все расходы организации, которые включаются в расчет налоговой базы, должны быть:

Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, расходы для целей налогообложения не признавайте.

Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Если полученное в аренду имущество простаивает (законсервировано) и организация больше не намерена использовать его в деятельности, направленной на получение дохода, арендные платежи по такому имуществу учесть в уменьшение налогооблагаемой прибыли нельзя. Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 2 сентября 2005 г. № 20-12/62488). Подтверждают обоснованность указанной позиции некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 11 мая 2007 г. № 5384/07, постановления ФАС Поволжского округа от 23 января 2007 г. № А65-8262/2006-СА2-8, Западно-Сибирского округа от 10 сентября 2008 г. № Ф04-5561/2008(11401-А45-15)от 9 октября 2006 г. № Ф04-1876/2006(26791-А46-40) и Северо-Западного округа от 14 июля 2005 г. № А56-23251/04).

Если полученное в аренду имущество организация не использует в деятельности, направленной на получение дохода, только в данном отчетном периоде (периодах), но в следующих – предполагает задействовать в ней, то расходы по аренде такого объекта можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это подтверждают и письма Минфина России от 21 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/279,от 20 августа 2007 г. № 03-03-06/2/155. В них рассмотрена ситуация учета арендных платежей до момента начала осуществления организацией деятельности (направленной на извлечение дохода). Однако выводы, сделанные в этих письмах, можно применить и к рассматриваемой ситуации (организация несет затраты, рассчитывая с их помощью в дальнейшем получить выручку, поэтому такие расходы можно признать экономически обоснованными). Правомерность указанного подхода подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 29 апреля 2010 г. № КА-А40/4175-10от 28 мая 2007 г. № КА-А40/4515-07,от 12 апреля 2007 г. № КА-А40/1503-07 и Северо-Западного округа от 9 июня 2009 г. № А56-6623/2008от 10 октября 2006 г. № А05-2343/2006-34Поволжского округа от 23 декабря 2008 г. № А49-5261/08).

<…>

Олег Хороший

государственный советник налоговой службы РФ II ранга

3. Рекомендация:Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

<…>

Командировочное удостоверение при однодневных командировках

Ситуация: нужно ли оформлять командировочное удостоверение при однодневных командировках*

Да, нужно.

Командировочное удостоверение – это документ, который подтверждает срок пребывания сотрудника в командировке (даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из них). Командировочное удостоверение не оформляется только при направлении сотрудника в командировку за пределы России (кроме стран СНГ, с которыми заключены соответствующие межправительственные соглашения). Данный порядок предусмотрен пунктами 7 и 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. То есть Положение позволяет не оформлять командировочное удостоверение только в одном случае – при зарубежных поездках. Других исключений (в т. ч. и особых правил оформления однодневных командировок) данный документ не содержит. Аналогичная позиция высказана в пункте 1 письма Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242, письме Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1.

Вместе с тем, в пункте 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 прямо указано, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если сотрудник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. В настоящий момент этот документ действует в части, не противоречащей трудовому законодательству и Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Поскольку никаких специальных оговорок относительно однодневных командировок в Положении нет, можно сделать вывод, что пункт 2 Инструкции противоречит Положению, а значит, руководствоваться этим пунктом не следует.

Однако ранее Минтруд России придерживался другой точки зрения. В письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 ведомство пояснило, что оформлять командировочное удостоверение при однодневной командировке не требуется. Свою позицию представители Минтруда России обосновали пунктом 7Положения, согласно которому командировочное удостоверение необходимо для подтверждения срока пребывания в командировке. При однодневных командировках отсутствие сотрудника может быть подтверждено проездными документами с соответствующей датой и отчетом по командировке. Поэтому оформление дополнительного документа – командировочного удостоверения – в такой ситуации необязательно.

Следует отметить, что Роструд в письме от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 отнес вопросы, связанные с направлением сотрудников в служебные командировки, к компетенции Минтруда России. Таким образом, решая вопрос об оформлении командировочного удостоверения при однодневной командировке, организация должна руководствоваться последними разъяснениями министерства и, учитывая его текущую позицию, командировочное удостоверение оформлять.

<…>

Ситуация: как оформить поездки водителей-дальнобойщиков – как командировки или как разъездную работу. Организация занимается грузовыми перевозками*

Если поездки носят постоянный характер, оформлять их как командировки нельзя. Разовые поездки оформите как командировку.

Командировкой признается разовая поездка сотрудника по распоряжению руководителя на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Разъездной характер носят работы, при которых:

  • у сотрудника нет неподвижного рабочего места;
  • большая часть рабочего времени проходит в поездках (перемещениях).

К работам с разъездным характером относятся работы, которые:

  • происходят в пути;
  • предполагают постоянные разъезды;
  • выполняются в полевых условиях.

Это следует из положений статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Служебные поездки сотрудников, работа которых носит разъездной характер, нельзя относить к командировкам (ст. 166 ТК РФп. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При этом оговорка о разъездном характере работы являетсяобязательным условием трудового договора с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Соответственно, основное отличие разъездной работы от командировок состоит в том, что разъездная работа непосредственно входит в составную часть трудовой функции сотрудника.

Действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих руководителю организации оформлять рейсы водителей-дальнобойщиков в виде командировок, но также в нем нет и регламентированного перечня категорий сотрудников, чья работа носит разъездной характер. Поэтому, если водители постоянно находятся в рейсах, то такие поездки можно оформить как разъездную работу (если отсутствует такая оговорка, в трудовые договоры с сотрудниками нужно внести изменения – ст. 74 ТК РФ). В этом случае оформлять поездки сотрудников как командировки нельзя. Если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки.

Такой вывод подтверждает Минфин России в письме от 1 июня 2005 г. № 03-05-01-04/168, а также арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 октября 2009 г. № КА-А41/10098-09Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06).

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка