Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Юридические расходы: когда безопасно списывать

Подписка
Срочно заберите все!
№24
26 ноября 2014 21 просмотр

Сотрудник устроен на работу в мае 2011 года, в 2012 году ушла на больничный. Для расчета базы взяты были 2010 и 2011год, но сумма с предыдущего места работы (январь-апрель 2011г) не включена в расчет базы, т.е сумма получилась меньше. В марте 2014 г сотрудник принес б/л, расчет по больничному сделан база взята за 2012 и 2013г, но сегодня я обнаружила, что эта сумма(с предыдущего места работы) включена в 2012 году. Получается у меня в 2012 году надо доплатить, а в 2014 снять. Сумма получается приблизительно одинаковая. Как исправить данную ситуацию?

Так как по б/л за 2014 год переплатили, то удержать из зарплаты без согласия сотрудника не получиться. Уведомите его о том, что выдали больше, чем полагалось и постарайтесь получить его письменное согласие. Сведения об ошибке отразите в бухгалтерской справке. В бухучете исправления вносите по правилам ПБУ 22/2010, Скорректируйте страховые взносы в ФСС.

Если деньги сотрудник вернет, переплату внутри года зачтите в счет будущих удержаний по НДФЛ. Уточненную декларацию по налогу на прибыль можно не подавать, если занижение налога было только из-за взносов, скорректируйте налог в текущем периоде.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух vip-версия

1.Ситуация: Как определить заработок за расчетный период для расчета больничного пособия, если сотрудник не может подтвердить доход, полученный у прежнего работодателя

Бывает, что сотрудник не может представить справки о заработке с предыдущих мест работы. Такая ситуация возможна, когда прежнего работодателя больше не существует или он попросту отказывается выдать справку по формальному основанию.

Например, если бывшая сотрудница обратилась за справкой в 2014 году, то организация обязана выдать ей документ лишь за 2013 и 2012 годы (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Когда же требуется справка за более ранние периоды (например, в связи с тем, что в 2013 и 2012 годах сотрудница находилась в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком, она просит нового работодателя заменить расчетный период), прежний работодатель вправе отказаться выдать справку.

Так вот, получить недостающие сведения о доходах прошлых периодов можно в Пенсионном фонде РФ. Для этого возьмите с сотрудника заявление, в котором он просит направить запрос в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. Такой порядок предусмотрен частью 7.2 статьи 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, пунктом 2 Порядка, изложенного в приложении 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.

Форма заявления сотрудника утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.

На основании этого заявления направьте запрос в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ о предоставлении сведений о заработке, начисленном сотруднику в расчетном периоде.

Запрос составьте по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.

Эту форму заполняйте для каждого бывшего работодателя, у которого нужно получить сведения о заработке сотрудника. Так, если сотрудник не может подтвердить доход, полученный у трех работодателей в расчетном периоде, составьте три отдельных запроса – по одному для каждого. Это следует из пункта 3 Порядка, изложенного в приложении 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.

Запрос в Пенсионный фонд РФ направьте не позднее двух рабочих дней со дня получения заявления от сотрудника. Запрос в бумажном виде отправьте по почте. Также можно создать запрос в виде электронного документа с использованием электронной подписи и отправить его по телекоммуникационным каналами связи.

Это следует из пунктов 5 и 6 Порядка, изложенного в приложении 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.

Сведения о заработке сотрудника Пенсионный фонд РФ должен предоставить по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н, не позднее 10 рабочих дней со дня получения запроса. Исключением являются случаи, когда отделение Пенсионного фонда РФ в I квартале текущего года получило запрос, в котором работодатель запрашивает сведения о заработке сотрудника в предшествующем календарном году. Тогда крайний срок предоставления сведений – 1 апреля текущего календарного года. Об этом сказано в пунктах 2 и 3 Порядка, изложенного в приложении 5 к приказу Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.

Если сведения из Пенсионного фонда РФ в срок не поступили, то можете рассчитать больничное пособие исходя из любых данных о заработке, которыми располагаете. При отсутствии вообще какой-либо информации пособие рассчитывайте исходя из МРОТ. Но затем, когда придут сведения из Пенсионного фонда РФ, сумму пособия придется пересчитать исходя из них и при необходимости доплатить сотруднику. При этом пересчитать пособие можно не более чем за три года, предшествующих дню получения справок о сумме заработка.* Такой порядок установлен частью 2.1 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Статья: Подробная инструкция на случай, если вы нашли ошибку в расчете пособия

План семинара:

  1. Работодатель перечислил пособие в меньшем размере, чем полагалось.
  2. Сотруднику выплатили лишнее.

Вы обнаружили ошибку в сумме больничного, декретного или детского пособия, которое выплатили сотруднику? Не откладывайте исправление в долгий ящик. Перво-наперво посчитайте правильную сумму пособия. Ну, а дальше доплатите причитающиеся человеку деньги или взыщите с него излишек.*

Само собой, после таких корректировок нужно исправить проводки и налоговый учет. И обязательно обосновать все это документами. Я расскажу, на что обязательно нужно обратить внимание.

Работодатель перечислил пособие в меньшем размере, чем полагалось*

Начну с ситуации, когда сотруднику выплатили пособие в меньшем размере, чем должны были по закону. То есть из-за ошибки сотрудник недополучил деньги.

Скажу сразу – независимо от причин, по которым допущена ошибка, недостающую сумму пособия нужно обязательно доплатить. В какие именно сроки это сделать, в законе не сказано. Но советую не затягивать с расчетом, чтобы избежать претензий контролеров. Выдайте человеку деньги с ближайшей зарплатой. Или вообще сразу, как только компания подсчитает все положенные сотруднику суммы.

При этом работнику помимо не выплаченной вовремя части пособия нужно выдать еще и денежную компенсацию. Такое правило прописано в статье 236 ТК РФ. Там же сказано, как ее рассчитать. Для этого сначала определите число календарных дней задержки. Их считайте со следующего дня после первоначальной выплаты пособия и включительно по тот день, когда недостающую сумму доплатили человеку. Получившуюся сумму умножьте на размер доплаты (для пособия по болезни – без НДФЛ). А затем еще и на 1/300 ставки рефинансирования. Кстати, во внутренних документах компании можно прописать компенсацию в большем размере*.

Как видите, размер компенсации напрямую зависит от дней задержки. Так что тянуть с выплатами никакого смысла нет. Тем более что саму компенсацию компания в расходах учесть не сможет.* Об этом есть письмо Минфина России от 31 октября 2011 г. № 03-03-06/2/164.

Кстати, НДФЛ с компенсации за задержку платить не надо.* Такой вывод следует из пункта 3 статьи 217 НК РФ. Чиновники из ФНС России подчеркивают это в письме от 4 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10209.

А вот страховые взносы, в том числе по травматизму, на компенсацию безопаснее начислить*. В письме от 15 марта 2011 г. № 784–19 представители Минздравсоцразвития на этом настаивают. Так что противоположную точку зрения наверняка придется отстаивать в суде.

Ну, а что касается НДФЛ с самой доплаты, то тут все зависит от вида пособия. К примеру, если речь идет о пособиях по беременности и родам, а также по уходу за ребенком, то налог перечислять не придется. А если по ошибке человеку полностью не выдали пособие по болезни, то с суммы доплаты НДФЛ заплатить надо.* Такой вывод следует из пункта 1 статьи 217 НК РФ.

При этом подавать скорректированные справки 2-НДФЛ не нужно.* Об этом есть письмо ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5209.

Для наглядности покажу на примере.

ПРИМЕР*

Как рассчитать денежную компенсацию, если сотруднику по ошибке недоплатили больничное пособие
С 1 по 9 сентября 2013 года менеджер по продажам Петров И. С., который работает в ООО «Триумф» уже четыре года, был на больничном. Его страховой стаж – девять лет. А фактический заработок за расчетный период с 1 января 2011 года по 31 декабря 2012 года составил:
– в 2011 году – 240 000 руб.;
– в 2012 году – 330 000 руб.
Сумма дохода сотрудника за 2011 и 2012 годы не превысила предельных размеров – 463 000 и 512 000 руб.
А значит, среднедневной заработок сотрудника равен:
(240 000 руб. 330 000 руб.): 730 дн. = 780,82 руб.
Когда бухгалтер рассчитывал дневное пособие, вместо 100 процентов среднедневного заработка в расчет он взял только 80 процентов (как при стаже от 5 до 8 лет).
В результате сотруднику начислили пособие в размере 5621,9 руб. (780,82 руб. x 80% x 9 дн.). И выдали деньги 30 сен- тября 2013 года. А нужно было начислить 7027,38 руб. (780,82 руб. x 9 дн.).
14 апреля 2014 года бухгалтер обнаружил ошибку. А 15 апреля 2014 года сотруднику доначислили 1405,48 руб. (7027,38 – 5621,9) невыплаченного пособия. НДФЛ с доплаты равен 183 руб. (1405,48 руб. x 13%).
Кроме того, бухгалтер подсчитал компенсацию, которая положена работнику за задержку пособия. В компании для расчетов используют стандартный размер компенсации (1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки). Задержка составила 197 дней (с 1 октября 2013 года по 15 апреля 2014 года включительно). Все это время ставка рефинансирования не менялась и была равна 8,25 процента (Указание Банка России от 13 сентября 2012 г. № 2873-У).
Компенсацию бухгалтер определил от суммы недоплаченного больничного пособия без учета НДФЛ:
(1405,48 руб. – 183 руб.) x 1/300?8,25% x 197 дн. = 66,23 руб.
15 апреля 2014 года Петрову выплатили 1222,48 руб. (1405,48 – 183) недоплаченного больничного пособия, а также 66,23 руб. денежной компенсации.

Итак, с причитающимися сотруднику деньгами разобрались. Расскажу еще про один важный момент. Когда речь идет о пособии по болезни, то в общем случае его нужно распределить по источникам выплат. Ведь первые три дня болезни сотрудника оплачивает работодатель, а остальные – ФСС РФ*. Так сказано в пункте 1 части 2 статьи 3 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

А значит, в результате может получиться, что налог на прибыль компания переплатит. Но это не страшно. Доплату пособия можно учесть в текущем периоде*. Это следует из пункта 1 статьи 54 НК РФ.

Ну, а ошибки в бухгалтерском учете исправляйте по правилам ПБУ 22/2010 (см. статью «Что нужно срочно сделать, если в бухгалтерском учете или в отчетности вы вдруг заметили ошибку»*, опубликованной в журнале «Семинар для бухгалтера» № 2, 2014. – Примеч. ред.).

И наконец, о документах, которые нужно оформить.

Во-первых, подготовьте бухгалтерскую справку. Именно этот документ обоснует все коррективы в учете. Специальной формы для справки нет, так что можно составить ее в произвольном виде. Главное, чтобы в документе были все обязательные реквизиты первички из части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

В справке опишите, когда сотруднику выплатили пособие, в чем именно состоит ошибка и когда ее обнаружили. Обязательно приведите правильный расчет пособия, подсчитайте сумму доплаты, а также компенсацию за задержку. А еще отразите, какая часть пособия выплачивается за счет организации, а какая за счет соцстраха. Важно также указать, когда сотруднику выдадут деньги и как вы исправите ошибки в учете. То есть в справке должны быть все данные о самой ошибке и о том, как ее устранить.

А во-вторых, обязательно письменно уведомите сотрудника о том, какая доплата и компенсация ему положены.* Ведь этого требует статья 136 ТК РФ.

Саму выплату оформите приказом руководителя. При этом отдельного заявления от работника не нужно. Приказа вполне достаточно.*

И, конечно, исправьте сведения в больничном листе* (для декретных выплат и пособий по болезни).

Наконец, отразите доплату в форме-4 ФСС. Сделать это нужно за тот период, когда сотрудник фактически получил причитающееся пособие. Старые отчеты при этом не корректируйте!* Именно такой порядок приведен в письмах ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08–13985 и от 10 августа 2007 г. № 02–13/07–7430.

Предположим, что первоначально сотруднику заплатили больничное пособие 30 сентября 2013 года. А потом нашли в расчете ошибку. И сделали доплату 15 апреля 2014 года. В этом случае доплаченное пособие бухгалтер отразит в расчете за II квартал 2014 года. То есть включит выплаты в графу 15 таблицы 1 и таблицу 2 расчета соответственно.

А еще отмечу, что в некоторых отделениях сотрудники соцстраха при недоплате пособий советуют подать заявление с документами, которые подтверждают назначение и выплату пособия. К бумагам нужно обязательно приложить бухгалтерскую справку. Я тоже рекомендую представить такой пакет документов в соцстрах. Тогда проблем с возмещением доплат из фонда быть не должно.

Сотруднику выплатили лишнее*

Вторая ситуация, которая нередко возникает на практике, – по ошибке пособие выдали в большем, чем полагается, размере. То есть его переплатили.

Скажу сразу, удержать переплату у сотрудника без его согласия получится, только если:*

– при расчете пособия была допущена счетная ошибка;

– переплата образовалась из-за недобросовестных действий сотрудника, который получает пособие. К примеру, он принес в компанию документы с заведомо неверными сведениями. Или же вообще скрыл какие-то данные, что повлияло на расчет.

При этом вернуть деньги можно из последующих выплат пособия или зарплаты. Но в любом случае за раз получится снять не больше 20 процентов от причитающейся сотруднику суммы (без учета налогов). А если, к примеру, человек уже уволился и излишек удерживать попросту не с чего? Тогда вернуть переплату получится только через суд. Такие правила прописаны в части 4 статьи 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Ну, а во всех остальных случаях понадобится письменное согласие сотрудника*. Иначе удержать переплату с него нельзя. Другими словами, когда работник не виноват и переплата образовалась не из-за счетной ошибки, вернуть деньги он может только добровольно.

Кстати, сотрудник вполне может согласиться и вернуть деньги в кассу. Тем более когда ошибка найдена, что называется, по горячим следам. Или если речь идет о небольшой сумме.

А вот когда человек против, излишек придется списывать с виновного в ошибке работника или за счет собственных средств компании.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

 А какие именно ошибки можно отнести к счетным? Если бухгалтер в расчет больничного пособия взял 100 процентов среднего заработка, а должен был 80 процентов, это счетная ошибка?
– Четкого определения счетных ошибок в законодательстве нет. Но логично считать, что это арифметические ошибки. К примеру, неверно сложили числа. По этому вопросу посмотрите письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1.
А если для расчета бухгалтер использовал неправильный алгоритм или неверно трактовал нормы закона, такие ошибки уже не являются счетными. В вашем случае бухгалтер не учел, что стаж сотрудника дает право только на 80 процентов среднего заработка. Так что никакой счетной ошибки здесь нет. А значит, удержать переплату получится, только если на это согласится сам работник.
Кстати, вполне можно считать счетной ошибкой и сбой в компьютерной программе. Судьи с этим вполне согласны (определения Новосибирского областного суда от 20 января 2011 г. № 33–126/2011 и Самарского областного суда от 18 января 2012 г. по делу № 33–302/2012).

В любом случае уведомите сотрудника о том, что ему выдали больше, чем полагалось (см. образец уведомления ниже. – Примеч. ред.). И постарайтесь получить его письменное согласие, чтобы удержать переплату.*

Все сведения об ошибке, а также как ее исправить, отразите в бухгалтерской справке. При необходимости подправьте больничный лист. Ну и конечно, подготовьте приказ об удержании. Кстати, если ошибка счетная, советую зафиксировать этот факт в отдельном акте. И сослаться на него во всех документах. Это обезопасит компанию на случай, если работник подаст в суд.*

Все ошибки в бухгалтерском учете исправляйте по правилам ПБУ 22/2010.*

Кроме того, скорректировать придется страховые взносы в ФСС. Так, переплатив пособие, компания необоснованно уменьшила платежи в фонд. А значит, эту разницу придется вернуть. И не забудьте про пени. Их посчитайте по правилам статьи 25 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.*

Ну, а отчетность в соцстрах корректируйте уже после того, как заплатите недоимку и пени. Тогда штрафа не будет. Если переплата относится к прошлому периоду, придется подать уточненку. А если к текущему – просто отразите верную сумму пособия в расчете за квартал.*

Есть здесь и еще один неприятный момент. Дело в том, что, если работник не вернет излишек, ревизоры могут классифицировать эту сумму как выплату в рамках трудовых отношений. А значит, с нее нужно было заплатить страховые взносы, в том числе на травматизм. Поэтому безопаснее все же заплатить недоимку, пени за просрочку, а также при необходимости подать уточненки в соцстрах и ПФР.*

А что касается НДФЛ, то тут все зависит от конкретной ситуации. К примеру, сотрудник так и не вернул переплаченное больничное пособие. Тогда проблем нет. Ведь налог с излишка компания удержала изначально. А если деньги сотрудник все-таки вернет, переплату внутри года можно зачесть в счет будущих удержаний по НДФЛ*. А если год кончился, ее придется вернуть сотруднику (ст. 231 НК РФ).

Не будет сложностей с НДФЛ и тогда, когда работник рассчитается перед компанией за излишек декретного или детского пособия. А если он откажется возвращать деньги, то получится, что НДФЛ компания вовремя не перечислила. Ведь излишек – это не пособие, а обычная выплата, с которой нужно было удержать налог. Так что погасите недоимку вместе с пенями. А также подайте уточненку, если переплата относится к году, за который компания уже отчиталась.

Ну и напоследок о налоге на прибыль. Так, если компания занизила налог из-за взносов, уточненку по прибыли можно не подавать. А скорректировать налог в текущем периоде*. Такой вывод следует из письма Минфина России от 23 января 2014 г. № 03-03-10/2274.

ФНС России письмом от 12 февраля 2014 г. № ГД-4-3/2216 уже разослала разъяснения финансистов во все территориальные инспекции. Ну, а в остальных случаях, когда компания занизила налог на прибыль, уточненку подать все же придется (ст. 81 НК РФ). Только не забудьте сначала заплатить недоимку и пени.*

Конспект подготовила Елена Салтыкова

Ольга Бондаренко,

к. ю. н., доцент, аудитор, преподаватель ИПБ,

член научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов России,

ведущий специалист консультационного центра «Ависта консалтинг»

Журнал «Семинар для бухгалтера», № 4, апрель 2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка