Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
27 ноября 2014 24 просмотра

Наше ООО Х является учредителем другого ООО Y с долей в 44% в уставном капитале. После смены генерального директора ООО Y нас не допускают к управлению предприятием, от работников нам стало известно, что выводятся активы. Какие документы мы имеем право запросить, чтобы контролировать ситуацию. Как правильно оформить запрос и на какие нормы закона мы должны ссылаться.

Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает перечень документов бухгалтерской отчетности, которые общество обязано хранить.

Следовательно, участник ООО вправе запросить для ознакомления любой документ из данного перечня.

ООО не вправе требовать от участника подтверждения его статуса, если общество самостоятельно ведет список участников участника (пункт 13 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация: Кому и как может быть предоставлен допуск к конфиденциальной информации.

«Конфиденциальная информация сама по себе не является коммерческой тайной. Для того чтобы конфиденциальная информация была признана таковой, нужно ввести режим коммерческой тайны, а именно соблюсти процедуру, установленную законом. Важная часть этой процедуры – разработка порядка предоставления доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Кому может быть предоставлен допуск к конфиденциальной информации

В связи с производственной и коммерческой необходимостью доступ к конфиденциальной информации компании может быть предоставлен:

  • сотрудникам;
  • контрагентам.

В ряде случаев компания обязана предоставить доступ к конфиденциальной информации:

  • государственным органам – по запросу на основаниях, установленных законом, по мотивированному требованию органа государственной власти на безвозмездной основе. Мотивированное требование должно быть подписано уполномоченным должностным лицом, содержать указание цели и правового основания затребования информации (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»; далее – Закон о коммерческой тайне);
  • участникам компании – в соответствии с корпоративным законодательством. Например, для ООО такие правила установлены в статье 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон об ООО).

В компании можно разграничить уровень допуска сотрудников к тем или иным сведениям. Иначе говоря, те или иные сотрудники получают доступ к информации, которая предварительно разделяется по уровню ценности и важности. В результате:

  • каждый сотрудник получает доступ только к той информации, которая ему необходима для работы;
  • в случае разглашения такой информации будет легче доказать суду, что компания приняла необходимые меры для ее защиты;
  • ограниченный уровень доступа повысит шансы идентифицировать источник распространения информации.

Как может быть предоставлен допуск к конфиденциальной информации

Сотрудники при приеме на работу должны ознакомиться с основными документами, которые составляют систему локальных нормативных актов в компании. Это же требование надо соблюсти и в том случае, если документ, касающийся конфиденциальной информации, вводится в компании впервые. Основным документом, как правило, служит Положение о коммерческой тайне.

Подтверждением того, что сотрудник уведомлен о том, что в компании введен режим коммерческой тайны, является подпись сотрудника. Помимо самой подписи, важно, чтобы сотрудник собственноручно проставил дату ознакомления с документом. Иначе в случае возникновения спорной ситуации сотрудник сможет заявить, что подписал Положение о коммерческой тайне позже срока, когда имел место факт разглашения информации.

Процедура ознакомления сотрудников должна быть проведена точно. Малейшее отклонение может привести к тому, что работодатель проиграет спор в суде.

Пример из практики: суд отказал в удовлетворении иска работодателя, поскольку он не представил доказательств того, что сотрудник был ознакомлен под подпись с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну. Кроме того, работодатель не доказал, что после расторжения трудового договора ему были причинены убытки

11 августа 2009 года гражданин Г. был принят на работу в ООО «А.» на должность руководителя отдела работы с клиентами. 11 августа 2009 года между ООО «А.» и сотрудником подписано соглашение о сохранении секретности, согласно которому сотрудник принял на себя обязательство сохранять в тайне информацию, касающуюся клиентов ООО «А.», включая информацию о системах, методах, бизнес-планах, рыночных стратегиях клиентов и партнеров ООО «А.».

30 августа 2010 года Г. был ознакомлен с информационным регламентом, которым установлен режим конфиденциальности информации, определен порядок обращения с информацией и круг лиц, имеющих доступ к различным категориям данных. 29 сентября 2010 года трудовые отношения между ООО «А.» и Г. прекращены по соглашению сторон (п. 1 ст. 77 ТК РФ).

Позже ООО «А.» стало известно, что Г. инициировал ряд встреч с партнерами и клиентами ООО «А.», в ходе бесед предлагал прекратить сотрудничество с ООО «А.», начать сотрудничество с другой компанией, использовал и демонстрировал служебную (конфиденциальную информацию), полученную во время трудовых отношений в ООО «А.», что подтверждается в письмах ЗАО «И.» и информацией, поступившей от других клиентов.

В суде ООО «А.» просило взыскать с Г. причиненные незаконными действиями убытки.

Суд отказал в удовлетворении иска, поскольку из представленных ООО «А.» доказательств не усматривается, что Г. использовал и демонстрировал на встречах с клиентами и партнерами ООО «А.» служебную конфиденциальную информацию, полученную им во время трудовых отношений с ООО «А.».

Кроме того, ООО «А.» не представило доказательств того, что при оформлении трудовых отношений с Г. работодатель выполнил требования статьи 11 Закона о коммерческой тайне. А именно, что Г. был под подпись ознакомлен с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, которая имела гриф «коммерческая тайна» (определение Московского городского суда от 22 июня 2011 г. по делу № 33-19046).

Помимо процедуры ознакомления сотрудников с Положением о коммерческой тайне, важно правильно организовать и текущую работу сотрудников с такой информацией. Соответствующие меры защиты уменьшат риск утечки информации, а если это все же произойдет, помогут убедить суд в том, что режим коммерческой тайны в организации действительно был установлен.

В частности, можно предусмотреть следующие правила.

Получением и отправкой документов под грифом «Коммерческая тайна» занимается только секретарь-референт или иное ответственное лицо.

Документы на материальных носителях передаются руководителю лично в руки, минуя других сотрудников, которые обычно участвуют в делопроизводственном обороте, когда речь идет об обычных документах. Хранятся такие документы в специально отведенных местах (шкаф, ящик, сейф) с закрытым доступом. Когда речь идет о большом количестве материалов и длительном периоде хранения, помещение опечатывается, могут быть установлены технические средства наблюдения в помещении (видеосъемка). Устанавливается специальный порядок работы с документами, ведется журнал учета документов, в котором фиксируется, кто и когда выдал и вернул документы. Устанавливается регламент по уничтожению документов. Чаще всего, конечно, руководитель в единоличном порядке принимает решение об уничтожении тех или иных документов и поручает это сделать кому-то из доверенных лиц. В крупных компаниях может быть даже создана комиссия, которая принимает решение об уничтожении или неуничтожении документов. Члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные или материальные носители уничтожаются путем сожжения, дробления.

В отношении информации на электронных носителях устанавливаются аналогичные правила:

  • системные администраторы блокируют на рабочих компьютерах возможности записывающих устройств (USB-разъем, дисковод), то есть только определенные сотрудники могут бесконтрольно осуществлять копирование с компьютеров. Иначе говоря, осуществлять запись с компьютеров могут сотрудники, имеющие более высокий уровень доступа;
  • регламент обязывает самих сотрудников устанавливать пароли на содержащие конфиденциальную информацию документы в офисных программах типа Word, Excel;
  • сотрудники используют специальные программы для шифрования. Отправленные сообщения кодируются, прочитать текст можно только при помощи кода. Таким образом, кодируется информация, пересылаемая по электронной почте.

Иные способы охраны конфиденциальной информации

Помимо правовых способов охраны конфиденциальной информации, руководство компании может прибегнуть еще к ряду способов: как правовых, так и оказывающих, скорее, психологическое воздействие.

Так, в некоторых компаниях с сотрудниками заключается дополнительное соглашение, согласно которому за разглашение конфиденциальной информации он уплачивает штраф в значительном размере. Юристы отдают себе отчет в том, что взыскание такого штрафа в судебном порядке сегодня вряд ли возможно, однако подобная формулировка производит психологический эффект и по этой причине способна удержать работников от нарушения закона.

Кроме того, меры по контролю за соблюдением режима работы с конфиденциальной информацией при необходимости может принимать и служба безопасности организации, осуществляя контроль за электронной почтой, телефонными звонками сотрудника, видеосъемку рабочих мест и т. п.

Допуск к конфиденциальной информации участников общества

Закон об ООО обозначил перечень документов, которые общество обязано в течение трех дней предоставить участнику общества. Общество по требованию участника общества обязано обеспечить ему доступ к документам, предусмотренным пунктами 1 и 3 статьи 50 Закона об ООО (п. 4 ст. 50 Закона об ООО).

Пример из практики: участник общества требовал предоставить доступ к документам общества с возможностью изготовления их копий. Суд удовлетворил требования участника общества

Участнику общества принадлежит 25 процентов уставного капитала. Участник неоднократно обращался в общество за ознакомлением с документами и предоставлением копий.

Не получив положительного ответа, о чем свидетельствуют письма ответчика, участник обратился с иском об обязании общества предоставить для ознакомления и обеспечить возможность снять копии с документов.

Суды первой и апелляционной инстанций сделали вывод о правомерности требований участника о предоставлении копий документов, которые общество обязано ему предоставить в соответствии со статьей 50 Закона об ООО.

Общество, требуя отмены решения суда, ссылается на то, что действия участника должны быть квалифицированы как злоупотребление правом (ст. 10 ГК РФ), поскольку он является учредителем иных, конкурирующих с ответчиком юридических лиц, в деятельности которых могут использоваться истребуемые документы.

В своей позиции общество ссылается на пункты 1 и 15 информационного письма Президиума ВАС РФ от 18 января 2011 г. № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ»: «о злоупотреблении участником правом на информацию может свидетельствовать то, что участник, обратившийся с требованием о предоставлении информации, является фактическим конкурентом хозяйственного общества (либо его аффилированным лицом), а запрашиваемая информация носит характер конфиденциальной, относится к конкурентной сфере и ее распространение может причинить вред коммерческим интересам общества».

Кассационная инстанция подтвердила правомерность выводов судов первой и апелляционной инстанций*:

  • участники общества вправе получать информацию о деятельности общества и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией в установленном его уставом порядке (ст. 8 Закона об ООО);
  • общество по требованию участника общества обязано обеспечить ему доступ к документам, предусмотренным пунктами 1 и 3 статьи 50 Закона об ООО (п. 4 ст. 50 Закона об ООО). В течение трех дней со дня предъявления соответствующего требования участником общества указанные документы должны быть предоставлены обществом для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество по требованию участника общества обязано предоставить ему копии указанных документов;
  • требуемая истцом информация в соответствии со статьей 8 Закона об ООО находится в свободном доступе и не является коммерческой или служебной тайной и обязательна для предоставления участникам общества, суды первой и апелляционной инстанций правомерно удовлетворили требования истца в соответствующей части;
  • в связи с изложенным кассационная инстанция считает обоснованным и вывод судов об отсутствии в деле доказательств злоупотребления правом со стороны участника.

(Постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 июля 2011 г. по делу № А56-67353/2010).

Персональные данные сотрудников

Персональные данные сотрудников относятся к конфиденциальной информации компании. За нарушение работодателем порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных гражданина законом предусмотрена административная ответственность в виде административного штрафа до 50 тыс. руб. (ст. 13.115.27 КоАП РФ).

Порядок хранения и использования персональных данных сотрудников устанавливается работодателем с соблюдением требований закона (ст. 87 ТК РФ). Таким образом, закон предусмотрел, что работодатель должен разработать отдельный локальный акт, который будет регулировать порядок работы с персональными данными сотрудника. Таким локальным актом служит Положение о работе с персональными данными сотрудников. Отсутствие такого документа может быть квалифицировано государственной инспекцией труда как нарушение трудового законодательства (постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 г. № КА-А40/10220-06).

К конфиденциальной информации сотрудников могут допускаться только лица, указанные в Положении о работе с персональными данными сотрудников. Работодатель должен под подпись ознакомить каждого сотрудника с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Во-первых, это будет служить подтверждением того, что сотрудник письменно согласился на доступ конкретных лиц организации (например, генерального директора, главного бухгалтера, непосредственного руководителя) к своим персональным данным. Во-вторых, даже если персональные данные сотрудников будут оглашены, круг лиц, подозреваемых в раскрытии информации, сузится до сотрудников, имевших доступ к персональным сведениям.».

28.11.2014

С уважением, Ирина Коноплева

эксперт Горячей линии «Системы Юрист»

Ответ утвержден Валентиной Яковлевой,

ведущим экспертом Горячей линии «Системы Юрист»

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка