Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
2 декабря 2014 106 просмотров

Как учесть командировочные расходы (оплата гостиницы и транспорта, произведенные за несколько месяцев до начала командировки), оплаченные с помощью корпоративной банковской карты, если карта оформлена на директора организации, а в командировку едут другие сотрудники фирмы?Может ли директор отчитаться по расходам на командировку, приложив к авансовому отчету документы, выписанные на имя других сотрудников: а) если он тоже был в командировке, б) если он не был в командировкеПисьмо ФНС РФ от 22.06.11 № ЕД-4-3/9876 описывает другой случай в котором расходы несет тот сотрудник, который находится в командировке, он же и составляет авансовый отчет. А в нашем случае сотрудник, находящийся в командировке фактически пользуется гостиницей и проездными документами, но расходы на их покупку не несет, а сотрудник не находящийся в командировке получает аванс по корпоративной карте и использует его на приобретение гостиничных и др. услуг для других сотрудников. Какой документ должен подтвердить правомерность ситуации?

Если директор не направляется в командировку, то он выступает подотчетным лицом по оплате расходов организации. То есть ему следует предоставить авансовый отчет с приложением документов на покупку билетов, гостиниц и т.д. По факту возвращения сотрудников такие расходы относятся на счета учета затрат в бухгалтерском учете. И на расходы в целях налогообложения прибыли. До оформления авансовых отчетов командированных сотрудников рассматриваемые расходы отражаются в учете как оплаченные подотчётным сотрудником авансы (бухгалтерские записи – см. Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения).

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как действовать, если в командировку отправлены несколько человек. Аванс выдан одному сотруднику.

Авансовый отчет можно оформить на одного человека.* А вот командировочное удостоверение и служебное задание должны быть выписаны на каждого сотрудника.

Объясняется это следующим.

По смыслу формы служебного задания и командировочного удостоверения носят индивидуальный характер. Поэтому их нужно оформить на каждого сотрудника. К тому же типовые формы этих документов (ф. Т-10а и ф. Т-10) могут быть заполнены только на одного человека.

Кроме того, командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем. Оно вручается сотруднику и находится у него в течение всего срока командировки. Такой порядок прописан впункте 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Следовательно, у каждого сотрудника должно быть одно удостоверение.

Если направляете в командировку несколько сотрудников, но деньги выдаете одному из них, то следует назначить последнего ответственным. Он и будет отчитываться за командировку.

Законодательство не запрещает выдавать деньги на командировочные расходы ответственному лицу. Такую форму выдачи закрепите приказом руководителя. В нем укажите обязанность ответственного сотрудника своевременно оплачивать проезд и услуги проживания в гостинице.*

Запрет передавать подотчетные суммы другим командированным в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-у, которым утвержден действующий кассовый порядок, отсутствует. Так как суточные имеют адресный характер и выдаются из расчета на каждого человека, ответственный сотрудник может их раздать по ведомости на раздачу суточных. Составьте ее в произвольной форме (за основу можно взять ведомость на выплату зарплаты) и выдайте ответственному сотруднику. Кроме того, с ответственным сотрудником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Такие выводы следуют из пункта 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

После командировки ответственный сотрудник должен представить авансовый отчет. К авансовому отчету ответственный сотрудник прикладывает в том числе оригиналы документов, выписанные отелем, в отчете должны быть поименованы все командированные, билеты на проезд в командировку, ведомость на выдачу суточных, а также командировочные удостоверения и служебные задания всех командированных (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Пример оформления командировки на двух сотрудников

Сотрудники «Альфы» Ю.И. Колесов и А.И. Иванов направлены в командировку в Саратов на три дня. Аванс на командировку выдан Иванову в размере 12 600 руб. Он был назначен ответственным за командировку. Он же покупал билеты, стоимость каждого – 1200 руб. Услуги по проживанию оплатил Иванов за двоих в сумме 6000 руб., и счет за гостиницу был оформлен на него (в одном счете две фамилии). У Колесова документов на проживание нет.

После командировки Иванов отчитался за двоих. К авансовому отчету, помимо командировочных удостоверений и служебных заданий, он приложил счет из гостиницы и билеты.

В авансовом отчете отражены следующие статьи расходов:

  • расходы на проезд – 2400 руб.;
  • расходы на проживание – 6000 руб.;
  • суточные – 4200 руб.

Итого 12 600 руб.

Из рекомендации «Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Справочник: Даты признания отдельных доходов и расходов при расчете налога на прибыль методом начисления


Прочие расходы, связанные с производством и реализацией
Расходы на ремонт основных средств Период, в котором они были осуществлены, кроме случая, когда расходы производятся за счет резерва под предстоящий ремонт основных средств п. 5 ст. 272 НК РФ
Расходы на формирование резерва под предстоящий ремонт основных средств Дата начисления расходов на формирование резерва (равными долями в последний день отчетного (налогового) периода) подп. 2 п. 7 ст. 272,п. 2 ст. 324НК РФ
Расходы по обязательному и добровольному страхованию Если договор действует в течение одного отчетного периода, расходы признаются единовременно на дату перечисления (выплаты из кассы) каждого страхового взноса по условиям договора п. 6 ст. 272 НК РФ

Если договор действует в течение нескольких отчетных периодов, расходы признаются:

1) в случае разового платежа – равномерно в течение срока действия договора пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде

2) в случае уплаты взносов в рассрочку – по каждому платежу равномерно в течение срока, соответствующего периоду уплаты взносов (году, полугодию, кварталу, месяцу), пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде

Расходы в виде сумм налогов и сборов, за исключением перечисленных в статье 270Налогового кодекса РФ Дата начисления налогов (авансовых платежей по налогам), сборов и других обязательных платежей подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ
Расходы в виде сумм комиссионных сборов и иных подобных расходов за выполненные сторонними организациями работы (предоставленные услуги) Одна из следующих дат:
– дата проведения расчетов в соответствии с условиями договоров;
– дата предъявления документов, служащих основанием для расчетов (например, актов выполненных работ (оказанных услуг));
– последнее число отчетного (налогового) периода
подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ
Расходы на оплату выполненных работ (оказанных услуг) сторонних подрядчиков
Расходы в виде арендных (лизинговых) платежей за принятое в аренду (лизинг) имущество
Суммы выплаченных подъемных Дата перечисления денег с расчетного счета (выплаты из кассы) подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ
Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов
Расходы на формирование резерва на предстоящий гарантийный ремонт и обслуживание Дата начисления расходов (день реализации товаров, работ, по которым договором предусмотрено обслуживание и ремонт) подп. 2 п. 7 ст. 272,п. 3 ст. 267НК РФ
Расходы на содержание служебного автотранспорта Дата утверждения авансового отчета подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ*
Расходы на командировки*
Представительские расходы

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка