Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
13 января 2015 7 просмотров

Подскажите, пожалуйста, если в организации есть автомобиль, но нет в штатном расписании должности водителя, может ли другой сотрудник использовав этот автомобиль при командировке, включить в авансовый отчет стоимость бензина на проезд и оформить путевой лист. Как оформить такую командировку на автомобиле, числящемся на балансе компании, и нужно ли оформлять этого сотрудника водителем по совместительству, если командировки носят периодический характер.

По возвращении из служебной командировки сотрудник представляет ее в бухгалтерию.

К служебной записке работнику необходимо будет приложить оправдательные документы, подтверждающие использование служебного автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно. Такими документами могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Нет, оформлять совмещение не надо.


Совмещение профессий (должностей) – режим, при котором наряду с основной работой (предусмотренной в трудовом договоре) сотрудник выполняет дополнительную работу по другой профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 60.2 ТК РФ).

В Вашей ситуации работник по своей должности направляется в командировку, тот факт что ему приставляется служебный транспорт не говорит о том что он выполняет дополнительную работу.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении расходы на проезд в командировку на автомобиле

<…>

Проезд на служебном автомобиле

При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать следующие затраты:*

  • на приобретение ГСМ;
  • связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.).

Подтверждающие документы

Все факты хозяйственной жизни (в т. ч. и расходы на проезд) должны быть подтверждены первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗст. 252 НК РФ). К ним относятся:*

  • кассовые и (или) товарные чеки;
  • талоны на бензин;
  • слипы (если бензин оплачивался топливной картой);
  • квитанции, выданные на автостоянках;
  • счета автомастерских и т. д.

Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.

Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы. Путевые листы составьте:
– либо по унифицированным формам;
– либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.

Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Для путевых листов предусмотрены следующие унифицированные формы:

  • № 3 для легкового автомобиля;
  • № 3 спец для спецтранспорта;
  • № 4 для легкового такси;
  • № 4-С или № 4-П для грузового автомобиля;
  • № 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).

Перечисленные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов (либо по самостоятельно разработанной форме, либо поформе № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

<…>

Служебный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле не нужно платить:

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Служебный автомобиль: налог на прибыль

Расходы на проезд в командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

<…>

В период командировки сотрудник может купить ГСМ за наличные. Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Подробнее об учете расходов на ГСМ см.:

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ во время командировки на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения*

Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле ВАЗ-2109 выехал в командировку в г. Владимир. 16 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 2000 руб. 18 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ–92 на общую сумму 1062 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.

По данным путевого листа:

  • остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
  • остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 7 литров;
  • за время командировки пробег автомобиля составил 700 км.

Минтрансом России норма расхода бензина по автомобилю ВАЗ–2109 утверждена в размере 8 литров на 100 км. Учетной политикой организации предусмотрен метод списания материально-производственных запасов по средней себестоимости единицы. Цена приобретения бензина Кондратьевым соответствует рассчитанной средней себестоимости. Бензин, израсходованный Кондратьевым во время командировки, бухгалтер «Альфы» списал по цене приобретения. Для учета израсходованного бензина бухгалтер открыл к счету 26 субсчета:

  • «Расходы на бензин в пределах норм»;
  • «Расходы на бензин сверх норм».

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

16 мая:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы.

18 мая:

Дебет 10-3 Кредит 71
– 1062 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин в пределах норм» Кредит 10-3
– 991 руб. ((700 км ? 0,08 л/км) ? (1062 руб. : 60 л)) – списан израсходованный бензин в пределах норм;

Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин сверх норм» Кредит 10-3
– 36 руб. ((5 л + 60 л – 7 л) ? (1062 руб. : 60 л) – 991 руб.) – списан израсходованный бензин сверх норм.

В налоговом учете на расходы бухгалтер списывает только 840 руб. ((700 км ? 0,08 л/км) ? (1062 руб. – 1062 руб. ? 18/118) : 60 л). В результате образуется постоянная разница в сумме 187 руб. (991 руб. + 36 руб. – 840 руб.).

В учете бухгалтер сделал запись:

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 37 руб. (187 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение бензина, не учитываемым при налогообложении прибыли.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

13.01.2015г.

С уважением,

Наталья Колосова, эксперт Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// www.1gl.ru/#/hotline/rules/

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка