Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
14 января 2015 43 просмотра

Прошу сказать, где необходимо хранить универсальный передаточный акт, с накладными (актах выполненных работ) или в папке с счет фактурами. Что бы доказать расходную часть и возмещение НДС.

УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, Вы (покупатель) должны в хронологическом порядке регистрировать: в части 2 журнала учета счетов-фактур; в книге покупок.

УПД, в которых не заполнены обязательные реквизиты счета-фактуры, в журнале учета и книге покупок регистрировать нельзя.

В журнале учета полученные УПД регистрируйте по мере их поступления в организацию.

В книге покупок регистрируйте УПД в том квартале, в котором у организации появилось право на вычет НДС.

УПД, в котором обязательные реквизиты счета-фактуры не заполнены, выполняют роль только первичного документа. Они не могут быть использованы в качестве счета-фактуры, поэтому регистрировать их не требуется.

Сроки хранения УПД как документа, подтверждающего правильность исчисления налогов и сборов, а также как «первички» определяются в каждом случае индивидуально.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Рекомендация:Как применять универсальный передаточный документ (УПД)

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). Начиная с 1 января 2013 года без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).*

Рекомендуемая форма универсального передаточного документа отвечает требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Это письмо размещено на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами». Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию (письмо ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

Что заменяет собой УПД

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.

По своему статусу УПД приравнивается к первичному учетному документу. Следовательно, его форма должна быть утверждена руководителем организации и закреплена в учетной политике. Подробнее об этом см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

Отказ от составления счетов-фактур и переход на применение УПД тоже целесообразно отразить в учетной политике. Если организация переходит на оформление УПД в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС.

Назначение УПД*

Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, – 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.

Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.

Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.
Если же все обязательные реквизиты счета-фактуры в УПД заполнены правильно, сумму НДС, предъявленную продавцом в этом документе, покупатель имеет полное право возместить из бюджета. То, что форма УПД не упоминается ни в Налоговом кодексе РФ, ни в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, для вычета значения не имеет (письмо Минфина России от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664).

Кто может использовать УПД

Форму УПД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по статье 145 Налогового кодекса РФ, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). При этом им не нужно заполнять:

  • графу 7 «Налоговая ставка»;
  • графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Для каких операций можно применять УПД*

С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.

<…>

Регистрация универсальных документов у покупателя*

УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, покупатель (заказчик) должен в хронологическом порядке регистрировать:

УПД, в которых не заполнены обязательные реквизиты счета-фактуры, в журнале учета и книге покупок регистрировать нельзя.

В журнале учета полученные УПД регистрируйте по мере их поступления в организацию. При этом в графе 2 «Дата получения» журнала указывайте дату, приведенную в строке 16 «Дата получения (приемки)» УПД. А в графе 6 «Дата составления счета-фактуры» указывайте дату, приведенную в строке 1 «Счет-фактура».

В книге покупок регистрируйте УПД в том квартале, в котором у организации появилось право на вычет НДС. В графе 2 «Дата и номер счета-фактуры продавца» книги покупок укажите дату, приведенную в строке 1 «Счет-фактура». А в графе 4 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг) имущественных прав» укажите дату, приведенную в строке 16 «Дата получения (приемки)».

Об этом сказано в приложении 5 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

УКД регистрируйте по правилам, установленным для регистрации корректировочных счетов-фактур. Особенности регистрации УКД в книге покупок и журнале учета счетов-фактур приведены в приложении 5 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86.

Пример заполнения и регистрации универсального передаточного документа со статусом 1

В учетной политике ООО «Торговая фирма "Гермес"» закреплено, что при оформлении операций, связанных с реализацией товаров (работ, услуг), организация использует универсальный передаточный документ (УПД).*

Между «Гермесом» и ЗАО «Альфа» заключен договор от 20 февраля 2014 г. № 72 на поставку партии печенья (800 упаковок) стоимостью 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС – 180 000 руб.).

23 февраля товар был отгружен и вывезен покупателем со склада «Гермеса». В этот же день бухгалтер «Гермеса» выставил в адрес «Альфы» УПД № 15.

<…>

«Альфа» оприходовала печенье 23 февраля 2014 года. Полученный от «Гермеса» УПД бухгалтер «Альфы» зарегистрировал:

  • в части 2 журнала учета счетов-фактур. В графах 2 «Дата получения» и 6 «Дата составления счета-фактуры» бухгалтер «Альфы» указал 23 февраля 2014 года;
  • в книге покупок. В графах 2 «Дата и номер счета-фактуры продавца» и 4 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав)» бухгалтер «Альфы» указал 23 февраля 2014 года.

<…>

<…>

Подтверждение расходов покупателя на основании УПД

Ресурсы, полученные по УПД, нужно отразить в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ. В зависимости от того, каким критериям они соответствуют.

Расходы, связанные с приобретением этих ресурсов, учитывайте по общим правилам. Важная деталь: дата признания расходов, подтвержденных УПД, не может быть раньше той, что значится в строке 16 «Дата получения (приемки)».

Об этом сказано в приложении 6 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Расходы, подтвержденные УПД, принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету при любой системе налогообложения (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987).

<…>

Ольга Цибизова,

начальник отдела косвенных налогов департамента

налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Статья: Универсальный передаточный документ: практическое использование

<…>

Срок хранения документа

Как мы уже отмечали, УПД представляет собой гибрид счета-фактуры и передаточного документа, он также может использоваться в качестве первичного учетного документа

При этом сроки хранения для счетов-фактур и «первички» различаются.

Так, данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ).

При этом в некоторых случаях этот срок может увеличиваться. Например, пунктом 6статьи 171 Налогового кодекса РФ предусмотрено восстановление «входного» налога на добавленную стоимость, ранее принятого к вычету по недвижимости, в случае если данные объекты в дальнейшем используются фирмой для ведения операций, освобожденных от налогообложения.

Налог восстанавливается равными долями в течение 10 лет с года, в котором наступил момент, указанный в пункте 4 статьи 259 Налогового кодекса РФ (начало начисления амортизации).* Сумма налога, подлежащая восстановлению, учитывается в составе прочих расходов.

По общему правилу при восстановлении налога на добавленную стоимость в книге продаж бухгалтеру следует зарегистрировать тот счет-фактуру, на основании которого налог ранее был принят к вычету. Он регистрируется на сумму восстановленного налога на добавленную стоимость (п. 14 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Получается, что в данном случае хранить счета-фактуры нужно довольно долго.

Напомним, что первичные учетные документы следует хранить как минимум пять лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).*

Однако в целях налогового учета главой 25 Налогового кодекса РФ предусмотрен механизм переноса убытка на будущее. Согласно статье 283 Налогового кодекса РФ, перенос убытка на будущее допускается в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен убыток.

При этом организация обязана хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу на суммы такого убытка. › |

Касательно амортизируемого имущества Минфин России утверждает, что общий срок хранения документов для целей налогового учета (четыре года) должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Таким образом, сроки хранения универсального передаточного документа как документа, подтверждающего правильность исчисления налогов и сборов, а также как «первички» определяются в каждом случае индивидуально.*

Журнал «Учет в торговле» № 8 август 2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка