Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24
9 февраля 2015 441 просмотр

ЗДРАВСТВУЙТЕ. ПОМОГИТЕ ОПРЕДЕЛИТЬСЯ С ПОСЛЕДСТВИЯМИ НЕПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕТНТАРИЗАЦИИ ПРИ ПРИЕМЕ нового кладовщика (было 3 со старшим станет 4). у кладовщиков солидарная (бригадная) материальная ответсвенность. работают посменно.можно ли формально оформить акт приемки новым кладовщиком ТМЦ без комиссии?

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как провести инвентаризацию

В обязательном порядке инвентаризацию надо проводить лишь в определенных случаях. А по решению руководителя организации такую ревизию можно провести в любое время.

Обязательная инвентаризация

Полный перечень случаев, когда организация обязана проводить инвентаризацию, есть в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Среди них:

  • передача имущества в аренду, его выкуп и продажа;
  • составление годовой бухгалтерской отчетности (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить не ежегодно, а раз в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет);
  • смена материально ответственных сотрудников (например, кассира или кладовщика);
  • выявленные хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • стихийные бедствия, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
  • реорганизация или ликвидация организации;
  • другие случаи, предусмотренные законодательством и другими нормативно-правовыми документами (например, в случае продажи предприятия как имущественного комплекса на основании ст. 561 ГК РФ).

Добровольная инвентаризация

Помимо случаев, когда инвентаризация обязательна, в учетной политике можно предусмотреть еще и другие. То есть те, когда организация проведет подобную ревизию в добровольном порядке* (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Инвентаризационная комиссия

По действующим правилам проводить инвентаризацию должна специальная комиссия. Ее состав, а это как минимум два человека, утверждает руководитель организации приказом. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Но вот материально ответственные сотрудники членами такой комиссии быть не могут. Такие правила прописаны в пунктах 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Когда объем работ большой, для инвентаризации можно создать еще и рабочую комиссию. Проверить требуется немного? Тогда сделать это может ревизионная комиссия, если такая уже есть в организации. То есть создавать еще и инвентаризационную комиссию в этом случае не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Участие материально ответственных сотрудников

Материально ответственные сотрудники обязаны присутствовать при инвентаризации и других подобных ревизиях, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества. В этом давно убеждены представители Минфина России (письмо от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязанность материально ответственного лица присутствовать при инвентаризации предусмотрена также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Главбух советует: Если в организации подписан договор о коллективной материальной ответственности, то в нем стоит прямо зафиксировать условие о том, что сотрудники обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества.

Такую рекомендацию дали представители Минфина России в письме от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16. В типовой форме такое участие в инвентаризации отнесено к правам коллектива (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Однако специалисты из Минфина России советуют записать это в обязанности, изменив положения договора. Ведь правила именно обязывают сотрудников присутствовать при инвентаризации имущества, за которое они ответственны. Об этом прямо сказано в пункте 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

<…>

Несвоевременное проведение обязательной инвентаризации

Ситуация: может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию за то, что та не провела инвентаризацию, хотя была обязана

Нет, не может.

Законодательство не предусматривает наказания за непроведение инвентаризации. Проводить такие проверки в интересах самой организации. Так можно проверить достоверность данных о своем имуществе и обязательствах (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). А без регулярных инвентаризаций имущества и обязательств бухгалтерская отчетность в какой-то момент может оказаться неправильной. И вот за это штрафы уже будут грозить как самой организации, так и ее ответственным сотрудникам (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья:Алгоритм установления коллективной (бригадной) материальной ответственности

В организациях, где материальные ценности обслуживаются несколькими работниками совместно, очень сложно разграничить ответственность каждого из них за вверенный товар. Такие ситуации возникают в отношении продавцов-кассиров или кладовщиков на складе. Выходом из ситуации может стать установление коллективной материальной ответственности, которая позволит работодателю взыскать ущерб со всего коллектива, по вине которого он причинен. Причем, если работодатель подтвердит, что договор был заключен правомерно и порядок установления коллективной ответственности не был нарушен, то ему не надо будет доказывать вину конкретного работника в причинении ущерба. Наоборот, сами члены коллектива должны будут представить доказательства отсутствия своей вины для освобождения от материальной ответственности.

Ильина Ирина Анатольевна, эксперт журнала «Трудовые споры»

Действия работодателя На что обратить внимание
Знакомим работника с правилами внутреннего трудового распорядка Порядок назначения работника на должности с материальной ответственностью, носит особый характер, который необходимо отразить в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 68 ТК РФ)
Знакомим работников с должностной инструкцией и локальными актами по учету материальных ценностей Работодатель обязан ознакомить коллектив с законодательством и локальными нормативными актами о порядке хранения, обработки и осуществления других операций с переданным ему имуществом (п. 8 Типовой формы договора о коллективной ответственности, утв. Минтруда РФ)
Издаем приказ о введении коллективной материальной ответственности В приказе отражается информация об установлении коллективной ответственности в конкретном подразделении с определенной даты, о составе коллектива (бригады), порядке передачи ценностей, соблюдении условий для их сохранности и т.?д. Работники знакомятся с приказом под роспись
Формируем бригады работников Численный состав бригады зависит от конкретных условий работы, количества рабочих смен и объема выполняемой работы. Минимальное количество работников, включаемых в коллектив (бригаду) – 2 человека.
Проверяем наличие запретов на включение работников в бригады Договоры о полной материальной ответственности запрещено заключать с работниками, не достигшими 18-летнего возраста (ст. 244 ТК РФ), а значит, и включать их в бригады работодатель не вправе
Заключаем с работниками договор о коллективной ответственности Каждый член бригады расписывается в договоре и ставит дату вступления в бригаду
Назначаем руководителя коллектива (бригады) Руководитель бригады назначается приказом работодателя, с учетом мнения всех членов бригады. В его отсутствие обязанности руководителя бригады возлагаются на одного из членов коллектива (п. 3 Типовой формы договора о коллективной ответственности)
Проводим инвентаризацию

Инвентаризация проводится

  • по требованию работодателя или руководителя бригады,
  • по требованию одного или нескольких членов бригады,
  • при выбытии из бригады более 50 процентов коллектива.*

Отчет подписывается руководителем и одним из членов бригады, итоги инвентаризации объявляются всему коллективу (п. 11 Типовой формы договора о коллективной ответственности)

Если в бригаду принимается новый работник
Вносим информацию в договор При приеме нового работника в бригаду необходимо получить одобрение ее членов. После приема работник расписывается в договоре и ставит дату вступления в бригаду. Прием нового работника может сопровождаться инвентаризацией*
Если из бригады выбывает один из членов
Отражаем информацию о выбытии работника в договоре Напротив подписи работника в договоре ставим дату выбытия (п. 4 Типовой формы договора о коллективной ответственности)
Если из бригады выбывает ее руководитель или более 50 процентов членов
Перезаключаем договор о коллективной ответственности Новый договор заключается на основании ранее заключенного договора при сохранении всех его условий, но с другими членами коллектива или руководителем

Журнал «Трудовые споры» №8, август 2012

3. Статья:Учитываем все нюансы оформления коллективной материальной ответственности

Сохранить имущество организации поможет введение коллективной (бригадной) материальной ответственности. Такой вариант подойдет компаниям, в которых сложно разграничить ответственность каждого сотрудника, например на складе, в магазине, в сфере доставки грузов и т. д1. Чтобы правильно ввести и оформить в организации бригадную матответственность, необходимо учесть ряд особенностей.

Уведомление об установлении полной коллективной материальной ответственностиСовет

Включите в трудовой договор работника пункт, что его обязанности соответствуют Перечню работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная материальная ответственность и он несет ответственность за недостачу вверенного ему имущества. При наличии такого пункта работник обязан подписать договор о материальной ответственности

Для чего нужен документ

Если коллектив или бригада формируется из уже работающих в организации сотрудников, их необходимо уведомить о предстоящих изменениях не менее чем за два месяца (ч. вторая ст. 74 ТК РФ).

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Уведомление оформляется на бланке организации, должно содержать дату, должность, фамилию, инициалы работника, которому оно адресовано, цель уведомления работника, подписи и расшифровки руководителя организации и работника, отметка о его согласии или отказе заключить договор о полной коллективной материальной ответственности.

Частая ошибка

Считается, что после введения в организации коллективной материальной ответственности любая недостача возлагается на сотрудников. Однако работодатель обязан создать коллективу условия для исполнения обязательств. Иначе работники будут освобождены от материальной ответственности ( ст. 239 ТК РФ )

Приказ об установлении коллективной материальной ответственностиСовет

Ознакомьте с приказом под роспись каждого члена коллектива, а не только его руководителя. Иначе вы не сможете доказать, что довели до сведения всех сотрудников коллектива содержание приказа

Для чего нужен документ

Решение работодателя об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности должно быть оформлено приказом или распоряжением (п. 1 Приложения № 4 к Постановлению Минтруда России № 85). С данным документом необходимо ознакомить всех членов коллектива (бригады).

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Номер и дата составления приказа, фамилии, инициалы и должности работников формируемого коллектива (бригады), назначение руководителя коллектива, указания к заключению договора о полной коллективной материальной ответственности, подписи и расшифровки руководителя организации, всех членов коллектива.

Внимание!

Руководителем коллектива (бригады) не обязательно должен быть начальник подразделения. При назначении руководителя коллектива должно приниматься во внимание мнение всех работников коллектива (п. 3 Приложения № 4 к Постановлению Минтруда России № 85)

Договор о полной коллективной материальной ответственностиСовет

При заключении договора о полной коллективной матответственности проверьте, всем ли работникам коллектива исполнилось 18 лет ( ст. 244 ТК РФ )

Для чего нужен документ

Письменный договор о полной коллективной материальной ответственности является главным условием о возложении матответственности на коллектив, а также о возмещении работодателю ущерба, причиненного вверенному имуществу. По договору ценности вверяются заранее установленной группе лиц (коллективу), на которую возлагается полная матответственность за их недостачу.

В каком виде составляется

На основе типовой формы договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденной Постановлением Минтруда России № 85. Заключается в письменном виде между работодателем и всеми членами коллектива или бригады.

Что обязательно должно быть в документе

Внимание!

Одним из условий заключения договора о полной коллективной матответственности является совместное выполнение работы всеми членами коллектива, а также невозможность разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба ( ст. 245 ТК РФ )

Наименование организации, фамилия и инициалы руководителя организации, наименование документа, на основании которого действует руководитель, наименование подразделения, работники которого являются членами коллектива, фамилии и инициалы руководителя и членов коллектива, наименование вида выполняемых работ, дата, с которой договор вступает в силу, адреса и подписи работодателя и всех членов коллектива.

Частая ошибка

Работодатели считают, что договор о материальной ответственности можно оформить с любым работником. Однако заключить его можно только с теми, кто выполняет работы согласно перечню, утвержденному Постановлением Минтруда России № 85

Договор о полной коллективной материальной ответственности (сведения о новом работнике)Совет

Проводите инвентаризацию при выбытии или при приеме новых членов коллектива*

Для чего нужен документ

Для приема в коллектив новых сотрудников не нужно оформлять новый договор, а достаточно подписать уже имеющийся договор о полной коллективной материальной ответственности (п. 5 Приложения № 4 к Постановлению Минтруда России № 85).

В каком виде составляется

Внимание!

Договор о полной коллективной материальной ответственности необходимо перезаключить в случае выбытия из коллектива более 50 процентов состава или при смене руководителя коллектива (п. 4 Приложения № 4 к Постановлению Минтруда России № 85)

В уже имеющемся договоре о полной коллективной материальной ответственности на листе, где стоят подписи членов коллектива, вносится запись, можно от руки, о новом члене коллектива. Если на листе нет места, добавляется новый в качестве приложения с основными реквизитами документа (наименование, дата заключения и номер договора).

Что обязательно должно быть в документе

В раздел договора «Адреса и подписи сторон» добавляется адрес, дата вступления и подпись нового члена коллектива.

Частая ошибка

Некоторые работодатели при увольнении работника, входящего в состав коллектива, расторгают договор о коллективной матответственности и заключают новый. Этого делать не стоит. При выбытии работника в договоре напротив его подписи поставьте дату увольнения (п. 5 Приложения № 4 к Постановлению Минтруда России № 85)

1 Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 (далее – Постановление Минтруда России № 85).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка