Журнал, справочная система и сервисы
№4
Февраль

В свежем «Главбухе»

Как через интернет вернуть деньги за лечение, учебу и квартиру

Подписка
Сегодня «Главбух» за 9682 рубля!
№4
12 февраля 2015 181 просмотр

Какими документами оформить учебный отпуск, а без справки-подтверждения?

Документы от сотрудника

Для получения учебного отпуска сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. К заявлению сотрудник обязан приложить справку-вызов из образовательного учреждения, в которой должны быть указаны конкретные сроки предоставления отпуска. Типовая форма справки-вызова установлена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 г. № 1368.

Справка-вызов состоит из двух частей. В первой части справки-вызова учебное заведение указывает информацию о сроках, в которые работодатель должен предоставить учащемуся отпуск. Во второй части подтверждает, что сотрудник фактически находился в учебном отпуске в эти сроки.

Заполненную вторую часть справки-вызова сотрудник должен принести в организацию после учебного отпуска. Этот документ доказывает правомерность нахождения сотрудника в отпуске и начисления ему отпускных.*

Документы, оформляемые организацией

На основании заявления сотрудника оформите приказ о предоставлении отпуска. Приказ должен подписать руководитель, сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.

Организация может по собственному выбору:

  • использовать унифицированные формы документов, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
  • применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Приказ о предоставлении сотруднику учебного отпуска оформите:

– либо по унифицированной форме № Т-6 или № Т-6а, если организация применяет унифицированные формы;

– либо по самостоятельно разработанной форме, если организация использует самостоятельно разработанные формы.

В соответствии с приказом заполните записку-расчет (по форме № Т-60 или по самостоятельно разработанной форме) о предоставлении сотруднику отпуска и начислите отпускные.

Если сотруднику предоставят неоплачиваемый учебный отпуск, записку-расчет составлять не нужно. Дело в том, что эта форма предусмотрена для расчета выплат, которые положены сотруднику при уходе в отпуск. А при уходе сотрудника в неоплачиваемый учебный отпуск отпускные не начисляют.

Сведения об отпуске занесите в личную карточку сотрудника следующим образом:

Кроме того, информацию о предоставляемых отпусках отразите в лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а, либо самостоятельно разработанная форма).

Для отражения учебных отпусков в унифицированной форме табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12 или № Т-13) предусмотрены следующие обозначения:

  • буквенный код «У» – предоставление оплачиваемого учебного отпуска (включаются выходные и нерабочие праздничные дни);
  • буквенный код «УД» – предоставление неоплачиваемого учебного отпуска (включаются выходные и нерабочие праздничные дни).

Аналогичные обозначения можно использовать, если организация применяет самостоятельно разработанную форму табеля учета рабочего времени.

Сотрудник представил документы после отпуска

Ситуация: нужно ли предоставлять и оплачивать учебный отпуск сотруднику, который взял отпуск за свой счет, а по окончании сессии предъявил справку-вызов и потребовал оплатить отпуск

Нет, не нужно. В этом случае организация не обязана отменять отпуск без сохранения зарплаты.

Организация должна предоставить студенту учебный отпуск только на основании справки-вызова (утверждена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 г. № 1368). В указанной ситуации сотрудник не представил справку-вызов, а вместо этого для сдачи сессии взял отпуск за свой счет.*

Такие отпуска предоставляются по инициативе сотрудника (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Поэтому если впоследствии сотрудник принес справку-вызов, где указаны сроки учебного отпуска, который уже истек, то начислять отпускные не нужно. Ведь организация обязана предоставить учебный отпуск лишь в сроки, указанные в справке-вызове.

В законодательстве не предусмотрена обязанность организации отменить отпуск без сохранения зарплаты при его совпадении с оплачиваемым учебным отпуском.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Статья: Работник-студент собрался на сессию. Когда работодатель вправе отказать в учебном отпуске

<…>

Сократить продолжительность учебного отпуска нельзя

На практике, чтобы уйти в учебный отпуск, работники представляют два документа: заявление и справку-вызов. Без первого обойтись можно (определение Московского городского суда от 12.10.2011 по делу № 33–29084). А вот справка-вызов нужна, иначе работник останется без дополнительного отпуска.

Справка-вызов — главный документ, который подтверждает право работника на учебный отпуск, предусмотренный ст. 173 ТК РФ (определение Свердловского областного суда от 12.03.2013 по делу № 33–2986/2013). В ней содержатся необходимые сведения для оценки права сотрудника на указанную гарантию (форма обучения, сведения о наличии аккредитации, период отсутствия работника для сдачи сессии). Такую справку хранят в архиве организации не менее 5 лет (ст. 417Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).*

Сейчас форма справки-вызова едина (утв. приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368; далее — Приказ № 1368). Ранее использовали две формы: для средних и высших учебных заведений (приказы Минобразования РФ от 17.12.2002 № 4426от 13.05.2003 № 2057). Учащиеся общеобразовательных учреждений обходились без официального бланка справки-вызова.

При получении справки нужно проверить полноту ее заполнения: даты начала и окончания сессии или вступительных экзаменов, причину отсутствия (промежуточная, итоговая аттестация, подготовка и защита выпускной квалификационной работы) и др. Кроме того, на справке должна стоять печать вуза. Это поможет избежать проблем с налоговиками, которые тщательно проверяют обоснованность расходов.

После этого можно издавать приказ. Как правило, его составляют по форме № Т-6, хотя можно разработать и утвердить собственный бланк (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Но справку не всегда заполняют корректно, например, пропускают код получаемой специальности, а работники вместо оригинала документа иногда представляют его копию, обещая принести оригинал позже. Эти проблемы решают так.

Когда не хватает информации или есть сомнения в подлинности документа, то имеет смысл направить запрос в образовательное учреждение. К таким выводам приходят суды, рассматривая «учебные» споры (кассационное определение Смоленского областного суда от 07.06.2011 по делу № 33–1853; апелляционные определения Псковского областного суда от 08.07.2014 по делу № 33–1049/2014, Московского городского суда от 10.09.2014 по делу № 33–19266).

Не следует игнорировать официальное подтверждение из вуза, так как эта информация позволит сотруднику в суде доказать вину работодателя (определение Московского городского суда от 16.09.2013 № 4г/8–9629).

Ситуация с отсутствием оригинала справки-вызова не столь однозначна. Когда работник злоупотребляет правом, игнорирует требования работодателя и намеренно затягивает представление оригинала справки-вызова, то суд может встать на сторону компании (апелляционное определение Свердловского областного суда от 04.04.2014 по делу № 33–4535/2014). Но если сотрудник предъявил справку позже по объективным причинам, например, из-за задержки вуза, то оснований для отказа в оформлении и оплате учебного отпуска нет. Когда суд установит, что работник учился, ему возместят положенные по закону суммы (определение Московского городского суда от 18.07.2014 № 4г/9–6581/2014).

<…>

Успешное обучение в институте подтвердит справка-вызов

Запрашивать у работника дополнительный документ за подписью декана или другого сотрудника вуза не нужно. Такие действия не предусмотрены законом.
Некоторые работодатели кроме справки-вызова требуют от сотрудников еще один документ, подтверждающий успешное освоение учебной программы. При этом они ссылаются на ч. 1 ст. 173 ТК РФ, в которой это требование выступает в качестве обязательного для предоставления учебного отпуска.Но подобная претензия необоснованна, так как в силу ч. 4 ст. 177 ТК РФ работник вправе получить все гарантии и компенсации на основании справки-вызова. Именно она свидетельствует об успешности обучения. Такой вывод подтвержден судебной практикой (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 08.10.2012 № 33–14608/2012).

<…>

С недобросовестного работника можно удержать деньги за учебный отпуск

Период учебного отпуска определяет образовательное учреждение. В справке-вызове указывают даты начала и окончания отпуска, продолжительность в календарных днях. Этот срок отражают в приказе.

Иногда работники сдают экзамены досрочно. Работодатели узнают об этом из отрывной части справки-вызова, так называемой справки-подтверждения. В ней указывают ФИО студента, название вуза и фактический срок обучения. Работники приносят подтверждение после сессии и бывает, что окончательные даты отличаются от указанных в справке-вызове.

Некоторые работодатели расценивают подобное расхождение как основание для удержания с сотрудника сумм, которые он получил до начала учебного отпуска. Но работники оспаривают такие действия руководства. Суды не видят причин для удержаний, поскольку в ст. 137 ТК РФ нет такого повода, как завершение полного курса обучения до истечения учебного отпуска (апелляционное определение Вологодского областного суда от 23.01.2013 № 33–285/2013).

Бывает и другая ситуация: работник «проваливает» сессию, не сдает экзамены, и его отчисляют из вуза за неуспеваемость. В этом случае удержать отпускные также нельзя, поскольку неудовлетворительный результат обучения не относится к основаниям удержаний, перечисленным в ст. 137 ТК РФ. По этой же причине работнику не придется возвращать полученные на учебный отпуск суммы и если он не вернет отрывную часть справки-вызова (апелляционное определение суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 24.09.2013 № 33–4087/2013).

Сложнее, когда сотрудник, отучившись за счет работодателя, увольняется до окончания срока, предусмотренного ученическим договором. Некоторым работникам не удается оспорить удержание отпускных, и суды занимают сторону работодателей (кассационное определение Пермского краевого суда от 16.11.2011 по делу № 33–11677, определение ВС Республики Коми от 27.08.2012 № 33–3665/2012).

Но не все придерживаются подобной точки зрения. Есть мнение, что к работнику нельзя предъявлять требование о возмещении среднего заработка, выплаченного за время учебного отпуска. Компания вправе рассчитывать на возмещение затрат, связанных с обучением работника, если он уволился до оговоренного срока (ст. 249 ТК РФ). Под такими затратами понимают стоимость обучения, расходных материалов, дополнительных занятий и т. п. Однако оплата ученических отпусков — гарантия, предусмотренная ст. 173 ТК РФ. У работодателя нет полномочий отменить ее в одностороннем порядке, так как она установлена на государственном, а не локальном или договорном уровне (определения Свердловского областного суда от 28.03.2006 № 33–2139/2006, Иркутского областного суда от 15.08.2012 № 33–6608/12).

У работника, который считает, что ему незаконно отказали в отпуске, есть 3 месяца на обращение в суд (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). В случае пропуска этого срока без уважительных причин он проиграет дело (апелляционное определение Московского городского суда от 28.05.2014 по делу № 33–17509/2014).

Поэтому в схожих ситуациях стоит настроиться на судебные разбирательства и пытаться убедить суд, что средний заработок за учебный отпуск входит в состав расходов компании, предусмотренных ученическим договором.

А вот шансы получить деньги с недобросовестного работника-студента у работодателя велики. Так, Московский областной суд поддержал решение нижестоящего суда, который взыскал с работницы излишне выплаченные отпускные. Она скрыла факт получения второго высшего образования и ей оформили учебный отпуск. При этом в трудовой или ученический договор стороны не включили условие, гарантирующее студенческие льготы. Когда обман вскрыли, работодатель обратился в суд и выиграл дело (определение от 26.08.2010 по делу № 33–16633).

<…>

Юлия Васильевна Бороздна,

партнер, руководитель практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев Групп»

Юлия Жижерина,

юрист практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев Групп»

Журнал «Трудовые споры» № 2, февраль 2015

3. Статья:СЕМЬ ВОПРОСОВ ОБ ОПЛАТЕ УЧЕБНОГО ОТПУСКА

<…>

Работник представил заявление и справку-вызов за день до начала учебного отпуска

В этом случае соблюсти условие о выплате отпускных за три дня до начала учебного отпуска не получится. По мнению редакции, отпускные нужно рассчитать и выплатить в день представления работником заявления и справки-вызова, в крайнем случае на следующий рабочий день.

На заявлении следует указать дату, в которую работник его представил, и время. Это послужит оправданием для более поздней выплаты отпускных. Ведь заявление и справка-вызов являются основанием для выплаты отпускных (ч. 4 ст. 177 ТК РФ).

Можно ли оплатить учебный отпуск после представления отрывной части справки-вызова

После окончания сессии работник должен представить работодателю отрывную часть справки-вызова. Она доказывает, что работник действительно находился на сессии.

Некоторые работодатели практикуют оплату учебного отпуска только после представления работником отрывной части справки-вызова. Это является нарушением трудового законодательства.

Если работодатель оплатил учебный отпуск после окончания отпуска, он обязан выплатить работнику денежную компенсацию. Это следует изстатьи 236 Трудового кодекса и подтверждается арбитражной практикой, например решением Железнодорожного районного суда г. Барнаула от 24.03.2011 по делу № 2-891/11.

Правила расчета денежной компенсации установлены в статье 236Трудового кодекса. Компенсация выплачивается в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центробанка за каждый день задержки выплаты отпускных.*

<…>

Н.А. Муромцева, аудитор

Журнал «Зарплата» № 5, май 2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Вы уже перешли на онлайн-кассы?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка