Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
17 февраля 2015 145 просмотров

Что делать с остатками по Кт 71 счета по сотрудникам,которые уволены? При увольнении им не были закрыты авансовые отчеты!

Если организация не предпринимает никаких действий для того, чтобы вернуть деньги (обращение в суд), а сотрудник сам долг не возвращает, то задолженность необходимо будет списать по истечении срока исковой давности. По общим правилам этот срок равен трем годам с того дня, как сотрудник должен был отчитаться.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Ситуация: Как учесть при налогообложении не возвращенные в срок подотчетные суммы

Поскольку при выдаче сотруднику денег под отчет организация не несет расходов, а при возврате подотчетных сумм не получает доходов, такие суммы при расчете налогов не учитываются.

Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения (п. 14 ст. 270п. 3 ст. 273 НК РФ), так и тех, кто платит единый налог при упрощенке или ЕНВД (п. 2 ст. 346.17п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Выданные под отчет суммы являются дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55*.

Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не являются расходом, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности дохода у организации не возникает. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения. Такой вывод можно сделать из положений, статей 41346.29 Налогового кодекса РФ.

Из рекомендации «Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Ситуация: Как определить дату, когда организация может списать в связи с истечением срока исковой давности подотчетные суммы, которые числятся за уволившимся сотрудником


Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подотчетные суммы, воспользуйтесь следующей методикой.

1. Установите дату, с которой начинается срок исковой давности.

Отсчет срока исковой давности нужно вести со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть долг (ст. 191 ГК РФ). Например, если сотрудник должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности отсчитывайте с 6 октября. Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения. Погасить задолженность сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который ему были выданы деньги (при направлении сотрудника в командировку – не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения) (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-Уп. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Следовательно, срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул и по которым не отчитался, начинайте отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ)*.

2. Отсчитайте три года с даты начала срока исковой давности.

По обязательству в виде невозвращенных подотчетных сумм срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Специального срока исковой давности для данного случая законодательство не устанавливает (п. 1 ст. 197 ГК РФ). Поэтому срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только тремя годами позже (абз. 1 п. 1 ст. 192 ГК РФ). При этом учитывайте обстоятельства, которые могут послужить причиной для прерывания срока исковой давности. После перерыва срок исковой давности начинает отсчитываться заново (ст. 203 ГК РФ).

Таким образом, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчетной сумме может быть признана безнадежной к взысканию и списана в бухучете (п. 14.3 ПБУ 10/99) и при расчете налога на прибыль (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-03-07/37, от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589)*.

Из рекомендации «Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Статья: Как быть если подотчетный работник не отчитался по полученным суммам

В каком размере и на какой срок можно выдавать деньги под отчет работникам, руководители организаций и индивидуальные предприниматели определяют сами. Не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который были выделены деньги, работник должен представить авансовый отчет и приложить к нему оправдательные документы.

Если сотрудник в установленный срок отчет не представил, это является нарушением кассовой дисциплины. Все случаи, когда организацию или должностное лицо могут оштрафовать за нарушение ведения кассовых операций, перечислены в статье 15.1 КоАП РФ. Однако непредставление авансового отчета там не указано. То есть получается, что нарушение есть, а ответственность за него не установлена. Поэтому штрафных санкций со стороны налоговой инспекции или банка организации при таком нарушении опасаться не стоит.

Контроль за расходованием денежной наличности и добросовестностью сотрудников – это внутренняя задача организации и ее руководства. Поэтому, если сотрудник не приобрел те ценности, на которые ему были выданы деньги, но в то же время их и не возвращает, организация может удерживать долг из заработка, а при отказе сотрудника на такое удержание – обратиться в суд*.

Однако часто невозвращенные подотчетные суммы числятся не за рядовым сотрудником, а за директором, который как раз и должен следить за соблюдением кассовой дисциплины на фирме. Тогда бухгалтер оказывается в сложной ситуации: как быть с авансом, по которому не отчитался директор?

Прежде всего, выясним, нужно ли включать сумму аванса, по которой сотрудник (в том числе директор) не отчитался, в его доход. Раньше налоговики высказывали мнение о том, что с таких подотчетных сумм нужно удерживать НДФЛ. Например, об этом говорится в письмах УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487. Однако стоит заметить, что в последнее время таких разъяснений со стороны чиновников нет. Прежде всего, потому, что подобные разъяснения не основаны на нормах законодательства.

Ведь если сотрудник вовремя не отчитался, это не означает, что денежные средства стали его собственностью. Задолженность работника, не представившего вовремя отчет, не списывается, а продолжает за ним числиться. И если сотрудник все-таки представит документы или вернет деньги позднее, долг он погасит. Соответственно, неправомерно говорить о том, что в тот момент, когда сотрудник не вернул деньги, он автоматически получил доход.

По той же причине на невозвращенные суммы денежных средств не нужно начислять и страховые взносы. Ведь объектом обложения страховыми взносами являются начисленные в пользу физических лиц выплаты и вознаграждения (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). А при невозврате подотчетных сумм за работником, как мы уже сказали, числится задолженность. То есть никаких начислений в его пользу организация не производит*.

Обязанность исчислить НДФЛ и страховые взносы появится, только если организация простит долг работнику и спишет его. Тогда у работодателя появятся убытки, а у сотрудника – налогооблагаемый доход. С этим согласен и Минфин России в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610. Если же удержать НДФЛ организация не сможет (например, работник уже уволился), нужно будет отразить это в справке по форме 2-НДФЛ. Сделать это надо не позднее одного месяца после окончания года, в котором у работника возник доход (п. 5 ст. 226 НК РФ). А доход возникает в момент списания задолженности.

Таким образом, с сотрудником, тем более с директором, лучше договориться о том, чтобы он отчитался по подотчетным суммам, пусть и с опозданием. В противном случае у фирмы увеличатся налоговые обязательства, в чем директор уж точно не заинтересован. Также хотим обратить ваше внимание, что если организация не предпринимает никаких действий для того, чтобы вернуть деньги (удержание из заработка, обращение в суд), а сотрудник сам долг не возвращает, то задолженность необходимо будет списать по истечении срока исковой давности. По общим правилам этот срок равен трем годам с того дня, как сотрудник должен был отчитаться (ст. 196 ГК РФ)*.

Отметим, что убыток из-за списания невостребованной задолженности «упрощенцы» с объектом доходы минус расходы учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу при УСН, не смогут. Поскольку в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ нет подходящего основания.

Правовая электронная энциклопедия «Упрощенка»

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка