Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24
24 февраля 2015 1270 просмотров

"Наш контрагент-покупатель запросил у нас первичные документы за весь 2014 год (документы у них сгорели) поэтому запросили заново. У нас директор сменился в декабре 2014 года и подписывать документы за старого директора отказывается. Документы ТТН и ТОРГ-12. Как нам правильно оформить их?

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух, Системы Юрист, Системы Главбух ВИП-версия

1. Ситуация:Как поступить, если первичные документы утеряны

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи.* Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом.

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность.

Из рекомендации «Как организовать документооборот в бухгалтерии»

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Ситуация:Как восстановить финансовые документы

Для восстановления финансовых документов нужно обратиться с письменным запросом в банк, который обслуживает организацию за выпиской о проведенных операциях по расчетному счету (по поступлению и списанию средств) и копиями платежных поручений. На основе этих документов можно восстановить бухучет движения средств по расчетному счету, а также составить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись через банк.

Кроме того, организация может обратиться с письмом к контрагентам с просьбой представить копии договоров, накладных, счетов, счетов-фактур и т. д.* Для получения копий утерянных отчетов и налоговых деклараций организация также может обратиться в налоговую инспекцию, приложив подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем потерянных документов и указанием причин их утраты.

После получения всех копий документов организация должна сделать оригиналы собственных первичных документов и сформировать журналы хозяйственных операций и регистры бухгалтерского и налогового учета.*

Из рекомендации «Как объяснить сотруднику банка, почему у организации отсутствует тот или иной документ, необходимый для получения кредита»

Максим Козлов, заместитель начальника юридическогоотдела ООО «Газпром межрегионгаз Белгород»

Наталья Шмакова, старший эксперт ЮСС «Система Юрист», кандидат юридических наук

Анна Широкова, старший юрисконсульт крупной FMCG компании (до 2014 года – юрист ЗАО «Л"Ореаль»)

3. Статья:«…Инспекторы сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. Это законно?..»

«…Летом переезжали в новый офис и по вине грузчиков потеряли коробку со счетами-фактурами за прошлый год. Попросили поставщиков восстановить документы. Одни распечатали дубликаты из программы, и на них расписались новые сотрудники, так как старые уже уволились. Другие контрагенты сделали копии со своего экземпляра и заверили их. На выездной проверке налоговики сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. По мнению инспекторов, необходимы оригиналы, ведь НК РФ не разрешает вычеты по дубликатам. Получается, что при утрате бумаг вычеты сгорают, но разве это законно?..»

Из письма главного бухгалтера Светланы Апраксиной, г. Москва

Компания потеряла оригиналы счетов-фактур и получила от поставщиков дубликаты. Но инспекторы отказали в вычетах по этим бумагам. Как защитить вычеты, рекомендуют налоговики и независимые эксперты.

Наталья Ежова, советник государственной гражданской службы 3-го класса:

НАЛОГОВИКИ

— Если у компании есть заверенные дубликаты счетов-фактур, то вычеты не сгорают в течение трех лет. Так считают и судьи, например, в постановлении ВАС РФ от 09.11.10 № 6961/10. Но вычеты в этом случае надо заявить в том периоде, в котором компания получила дубликаты. Ведь предъявить НДС к вычету можно лишь в периоде, когда возникло право на него. Поэтому налоговикам стоит представить переписку с контрагентами, которая подтвердит, когда вы обращались за документами и когда их получили.

Евгений Артемьев, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса:

— Инспекторы обоснованно отказали в вычетах. Копии не подходят, так как подтвердить вычеты можно только оригиналами. Об этом сказано в статье 169 НК РФ. Дубликаты тоже не могут быть основанием для вычетов, так как они датированы прошлым годом. А у действующих сотрудников нет полномочий, чтобы визировать счета-фактуры, выставленные до их приема на работу.

Сергей Рюмин, аудитор, управляющий партнер ООО «КАФ „ИНВЕСТАУДИТТРАСТ“»:

НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ

— Вычеты законны. Главное условие — получить правильно оформленные счета-фактуры, пусть и в виде копий или дубликатов. Также важно, чтобы дубликат или копия не отличались от оригинала. Стоит также взять у контрагента сопроводительное письмо о том, что он оформил документы взамен утерянных оригиналов.*

Марина Марчук, налоговый юрист компании «Дебет-нота»:

— Инспекторы незаконно отказали в вычетах, если восстановленные документы идентичны утерянным. Отказ вы вправе оспорить в суде. Суды по аналогичным спорам поддерживают компании, например, в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.05.12 № А40-110048/10-140-598. Кроме того, я рекомендую попросить у контрагента копию приказов о назначении на должность сотрудников, которые подписали дубликаты.

Мария Грамотеева, эксперт отдела бухучета и налогообложения «УНП»:

НАШЕ МНЕНИЕ

— Мы считаем, что вычеты не сгорают. И чтобы их подтвердить, достаточно восстановить документы. Главное, чтобы вся информация в повторных счетах-фактурах была идентична подлиннику. Исключение — подписи поставщика. Их могут завизировать те сотрудники, которые сейчас вправе подписывать документы. Для этого стоит запросить у поставщика приказы о назначении на должность и праве подписи счетов-фактур. Причем покупатель не обязан снимать вычеты за прошлый период и заявлять их в том периоде, когда получил дубликат. Ведь компания имела право на вычеты в том периоде, когда оприходовала товары и получила первичные счета-фактуры. А кодекс не требует восстанавливать НДС при потере оригиналов счетов-фактур.

Газета «Учет. Налоги. Право», № 43, ноябрь 2014

4. Статья:Налоговики подсказали, как восстановить первичку

Компаниям стоит хранить переписку с контрагентами по поводу восстановления утраченных первички и счетов-фактур. Эти документы могут понадобиться на проверке. Такой вывод следует из постановления Арбитражного суда Московского округа от 22.09.14 № А40-41982/2013, которое опубликовало столичное УФНС на сайте nalog.ru/r77.

В решении суд поддержал доначисления более чем на 100 млн рублей. Компания не смогла подать счета-фактуры на проверку и объяснила, что их похитили. Восстановленные бумаги она представила уже в суд. Но судьи не приняли документы, так как некоторые контрагенты на момент восстановления бумаг уже были ликвидированы, другие не подтвердили, что компания к ним обращалась. Главное, что у самой организации не сохранилось никаких «доказательств совершения действий по восстановлению документов»: переписки с контрагентами, квитанций о направлении им писем и др. Учитывая успех налоговиков в данном деле, теперь московские инспекторы могут просить такие подтверждения, поэтому их стоит сохранять. А все просьбы контрагентам выдать дубликаты первички безопаснее направлять в письменном виде по почте, факсу или электронке.*

Газета «Учет. Налоги. Право», № 43, ноябрь 2014

24.02.2015г.

С уважением,

Николай Седов, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// www.1gl.ru/#/hotline/rules/

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка