Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
25 февраля 2015 12 просмотров

Организация заключила с поставщиком услуг договор об электронном документообороте.Теперь счета-фактуры этого поставщика поступают к нам в электронном виде через систему электронной сдачи отчетности.Нужно ли уведомить об этом налоговую,не будет ли в дальнейшем претензий с их стороны по оформлению счетов-фактур для налогового вычета?

Нет, уведомлять налоговые органы не надо. При наличии совместного соглашения у проверяющих вопросов не будет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как выставить счет-фактуру покупателю

<…>


Способы выставления

Счета-фактуры могут быть выставлены на бумаге и (или) в электронном виде.*

Форма счета-фактуры и правила заполнения утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н. Электронный формат счета-фактуры утвержден приказом ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138.

Организации вправе выставлять счета-фактуры в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки. При этом необходимым условием является наличие совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленным форматом и порядком. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

Налоговый кодекс РФ не регламентирует, каким образом выражается взаимное согласие сторон использовать электронные счета-фактуры. Поэтому нужно ориентироваться на применяемые в предпринимательской деятельности правила поведения (обычаи делового оборота). Например, можно подписать совместное соглашение или обменяться документами, подписанными каждой из сторон. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26. Следует отметить, что наличие такого соглашения не препятствует оформлению счетов-фактур на бумаге. Причем если счет-фактура выставлен на бумаге, дублировать его в электронном виде не требуется. Об этом сказано в письме ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769.*

Выставлять счета-фактуры в электронном виде можно только через уполномоченных операторов электронного документооборота (п. 1.3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н). Перечень таких операторов размещен на официальном сайте ФНС России.

<…>

Ольга Цибизова, заместитель директора

департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Статья: Как оформлять электронные документы и обмениваться ими

Какие документы могут быть электронными

Обмениваться с контрагентами компании могут любыми электронными документами. Но с налоговиками получится наладить виртуальный обмен только теми документами, для которых ФНС утвердила электронный формат (п. 2 ст. 93 НК РФ). Полный перечень таких документов приведен в таблице ниже.

Документы, которые можно представить в инспекцию в электронном виде

Документ Основание
Счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, книга продаж Приказ ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138
Накладная по форме № ТОРГ-12, акт приемки-сдачи работ (услуг) Приказ ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172
Заявления о регистрации ККТ Приказ ФНС России от 14 марта 2012 г. № ММВ-7-6/155
Описи документов, направляемых в инспекцию в электронном виде Приказ ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465
Справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам Приказ ФНС России от 21 апреля 2014 г. № ММВ-7-6/245
Уведомления о контролируемых сделках Приказ ФНС России от 27 июля 2012 г. № ММВ-7-13/524
Документы для упрощенки Приказ ФНС России от 16 ноября 2012 г. № ММВ-7-6/878
Документы для патентной системы Приказ ФНС России от 24 декабря 2012 г. № ММВ-7-6/996

Но даже если есть формат, могут возникать сложности. Одна из них связана с тем, что не все символы являются допустимыми. Пример — прочерк в электронном счете-фактуре. Прочерк нужно ставить в строке 3«Грузоотправитель и его адрес» и строке 4 «Грузополучатель и его адрес» авансового счета-фактуры (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). То же самое при оформлении счета-фактуры на оказанные услуги и выполненные работы. Также прочерки ставятся в графах 2 и , если единица измерения отсутствует в ОКЕИ — Общероссийском классификаторе единиц измерения (утв. постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366). В таких ситуациях безопаснее оставлять поле пустым. Отсутствие прочерка не является основанием для отказа в принятии к вычету входного НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Если же поставить прочерк, то технически формализованный документ может не пройти проверку, так как в нем обнаружатся недопустимые символы.

Другой вопрос — как представлять налоговикам документы, для которых нет официальных форматов? Например, акты сверки, соглашения о взаимозачете и другие. В таких случаях можно представить копии документов на бумаге. При этом их надо заверить подписью руководителя и печатью организации с пометкой «копия верна». То есть точно так же, как и обычные бумажные документы. Добавляется лишь отметка о том, что документ был подписан квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1–2ФНС России от 29 июня 2010 г. № МН-37-6/5451).

Также законодательство позволяет обмениваться электронными документами с фондами. Но пока им можно отправлять лишь отчетность. Других официальных форматов нет. Хотя на местах в фонде принимают отсканированные копии бумаг.

Ваша компания обменивается электронными документами?

Источник: опрос на сайте glavbukh.ru

Как доказать, что документ завизирован действующей электронной подписью

Компании, которые оформляют и получают документы в электронном виде, должны хранить не только эти документы, но еще и электронные подписи, а также их сертификаты. Ведь при проверке инспекторы наверняка захотят убедиться в том, что документ был подписан уполномоченным на то сотрудником. Сертификат должен быть действительным на момент подписания документа или на день проверки действительности этого сертификата (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Но срок его ограничен — удостоверяющие центры выдают сертификат всего на один год. А инспекторы могут нагрянуть с проверкой и через два, и через три года. Как в этом случае подтвердить действительность сертификата?

На самом деле это просто. Когда вы подписываете документ, оператор добавляет к подписи штамп времени и доказательства действительности сертификата. Таким образом, получается усовершенствованная электронная подпись.

Еще часто возникает вопрос: почему в бумажном документе может быть несколько подписей, а в электронном — только одна? Не совсем так. Если хотите, чтобы документ визировали несколько ответственных сотрудников, например директор, главбух и менеджер, то можно в соответствующих полях привести их Ф. И.О. и даже поставить все три электронные подписи.

Однако весь процесс обмена электронными документами построен так, что к контрагенту через оператора попадет всего одна электронная подпись — руководителя или уполномоченного сотрудника.

Как хранить электронные документы

В настоящее время нет четкого порядка хранения электронных документов. Поэтому компании вправе самостоятельно определить порядок хранения электронных документов и прописать его во внутренних локальных актах. Например, в учетной политике или в отдельном положении о документообороте.

Еще по этой теме

Конкретные сроки хранения первички, в том числе электронной, вы найдете в статье «Какую первичку безопаснее хранить дольше обычного», опубликованной в журнале «Главбух» № 9, 2014.

Но нужно учитывать, что со временем архивные электронные документы могут стать недоступными для просмотра даже для самой компании. Причины — несовместимость с будущими операционными системами в компьютере или же устаревшие внешние носители информации (компакт-диски, флешки, съемные жесткие диски и пр.). Может случиться, например, что на диске, который пролежал три года, уже не получится открыть и скопировать понадобившуюся накладную. Он просто не откроется.

Другой яркий пример — еще 6–7 лет назад мы пользовались дискетами. А сейчас довольно трудно найти компьютер с подходящим разъемом. Поэтому периодически стоит пересохранять электронные документы на более современные носители и делать резервное копирование, то есть дублировать на случай утраты оригиналов.

Весь электронный архив компании удобно хранить и на отдельном сервере компании. Там же можно рассортировать бумаги по папкам, разграничить доступ к информации, формировать различные отчеты, контролировать сроки хранения документов и т. д.

Другой вариант — хранить электронные документы в так называемом «облаке», то есть не на вашем компьютере, а во Всемирной сети. Облаками называют разные платные и бесплатные услуги и программы (iCloud, Google Drive и др.), доступ к которым можно получить с любого компьютера, лишь бы были Интернет и пароль. Резервное копирование хранящихся там документов осуществляется автоматически.

<…>

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 22, НОЯБРЬ 2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка