Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
4 марта 2015 521 просмотр

В нашем предприятии оплата труда работников осуществляется согласно окладу (должностному окладу) - фиксированному размеру оплаты труда работников за исполнение должностных обязанностей определенной сложности за календарный месяц.Часть этих сотрудников работают по пятидневке, часть по скользящему графику (т.е. выходные два дня попадают не только на субботу и воскресение)делаем графики сменности по факту работы сотрудников, а табеля по 5-дневке (выходные: суббота и воскресение)Является ли это нарушением? Если да, то какие санкции может вынести суд?Обязаны ли мы приводить в соответствие табеля с графиками сменности, ведь оплата труда у нас фиксированная за выполнение трудовых обязанностей за календарный месяц?

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как организовать сменный режим работы

Когда вводят сменный режим работы

Сменная работа вводится по решению работодателя в следующих случаях:*

  • длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. Например, когда возникает необходимость круглосуточного оказания услуг (в частности – охранные предприятия, организации, оказывающие услуги скорой медицинской помощи);
  • требуется более эффективное использование оборудования, увеличение объема выпускаемой продукции, оказываемых услуг. Например, в целях увеличения объема продаж некоторые организации торговли и общественного питания (магазины, столовые) работают круглосуточно.

Об этом говорится в части 1 статьи 103 Трудового кодекса РФ.

Порядок перехода

Для того чтобы перейти на сменный режим работы, работодатель должен:

Пример оформления перехода на сменный режим работы

В связи с переходом магазина на новый режим работы руководитель организации издал приказ о введении сменного режима работ. Руководитель отдела кадров ознакомил сотрудников с изменениями, продавец Н.И. Коровина согласилась работать по сменному графику. В связи с изменением режима работ с сотрудницей заключили дополнительное соглашение к трудовому договору.

Коровину Н.И. ознакомили с графиком сменности под подпись за месяц до его введения.

Приказ

Приказ о переходе на сменный режим работы издайте в произвольной форме. В нем укажите должности, в отношении которых устанавливается сменный режим, сроки и процедуру введения сменной работы.*

Отражение в локальных документах

При отражении условий о введении сменного режима работы в Правилах трудового распорядка или в коллективном договоре укажите:*

  • продолжительность рабочей недели;
  • продолжительность ежедневной смены, в том числе неполной смены;
  • время начала и окончания работы;
  • время перерывов в работе;
  • число смен в сутки;
  • чередование рабочих и нерабочих дней.

Об этом говорится в части 1 статьи 100 Трудового кодекса РФ.

График сменности

При сменной работе сотрудники трудятся в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности. Составляя его, необходимо учесть мнение профсоюза (иного представительного органа сотрудников) (при его наличии).* Об этом говорится в частях 2 и 3 статьи 103 Трудового кодекса РФ.

При составлении графиков сменности необходимо учесть следующие особенности сменного режима работы:

Типовой формы графика сменности не установлено. Поэтому организация вправе составить документ в произвольной форме. График сменности можно оформить как приложение к локальному нормативному акту, устанавливающему сменный характер работы (коллективный договор, Правила трудового распорядка и т. д.), либо утвердить как отдельный документ приказом руководителя организации.

Главбух советует: Для удобства составления графика сменности организации могут воспользоваться унифицированной формой, предусмотренной для табеля учета рабочего времени (форма № Т-13). С этой целью в данной форме можно использовать графы 1–6.

Утвержденный график сменности работодатель обязан довести до каждого сотрудника не позднее чем за один месяц до его введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ).

График сменности является обязательным документом для сторон трудового договора, поэтому организация не вправе привлекать сотрудника для работы вне графика, за исключением некоторых случаев привлечения к сверхурочным работам (ст. 99103 ТК РФ).

Внимание: график сменности составьте так, чтобы рабочее время сотрудника не превышало нормальное количество часов для данной категории лиц за учетный период. Поэтому сверхурочная работа не может включаться в график сменности. Часы, отработанные сотрудником сверхурочно, определите на основании табеля учета рабочего времени.* При этом следует учитывать, что сверхурочная работа не должна превышать для каждого сотрудника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. 16 ст. 99 ТК РФ).

Учет рабочего времени

Как правило, сменную работу вводят вместе с суммированным учетом рабочего времени. Он применяется, если продолжительность работы сотрудников отклоняется от установленной нормы в 40 часов в неделю (ч. 1 ст. 104 ТК РФ).

Продолжительность смены

Максимальная продолжительность рабочей смены законодательством не установлена (письмо Роструда от 2 декабря 2009 г. № 3567-6-1). Исключением из данного правила являются отдельные категории сотрудников, для которых рабочее время в течение смены ограничено. К ним, в частности, относятся:

Подробный список сотрудников, которым установлена максимальная продолжительность рабочей смены, приведен в статье 94 Трудового кодекса РФ.

Выходные дни

При сменном режиме работы традиционные выходные дни суббота и воскресенье могут быть предусмотрены графиком сменности в качестве рабочих дней* (ч. 3 ст. 111 ТК РФ).

Работа в праздники

По графику сменности сотрудники могут быть привлечены к работе в нерабочие праздничные дни. При этом положение о переносе выходных дней на организации со сменным режимом работы не распространяется (абз. 2 п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 13 августа 2009 г. № 588н). При совпадении выходных дней, установленных графиком сменности, с нерабочими праздничными днями, эти выходные дни не переносятся на следующий после праздничного рабочий день.

По общему правилу за работу в праздничный день в пределах месячной нормы времени (т. е. если праздничный день является рабочим по графику сменности) выплачивайте доплату в размере одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада (ст. 153 ТК РФ).

Ситуация: как оплачивать работу в праздничные дни сотруднику, работающему по сменному графику. Сотруднику установлен оклад*

Ответ на этот вопрос зависит от того, как осуществлялась работа в праздничные дни:

  • в пределах нормальной продолжительности рабочего времени;
  • сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

Нерабочие праздничные дни установлены для всех сотрудников без исключений статьей 112 Трудового кодекса РФ. Поэтому работа в такие дни подлежит дополнительной оплате (ст. 153 ТК РФ).

Если трудовым договором установлен режим рабочего времени, предусматривающий работу в нерабочие праздничные дни (например, сменный график работы) и работа производилась в пределах нормы рабочего времени, то в этом случае время, отработанное в праздничные дни, оплачивайте не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада (т. е. не менее чем в двойном размере).

Если работа в праздничные дни производилась сверх нормы рабочего времени, то оплата труда сотрудника должна составить не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада (т. е. не менее чем в тройном размере).

Конкретные размеры оплаты за работу в праздничные дни могут быть установлены в коллективном договоре или в локальном нормативном документе организации, например в Положении об оплате труда.

Кроме того, вместо повышенной оплаты за работу в праздничный день по желанию сотрудника ему может быть предоставлен другой день отдыха, например в этом же месяце. В таком случае работа в праздничный день считается осуществленной в пределах нормальной продолжительности рабочего времени. Работу за этот день оплачивайте в общем порядке: в одинарном размере. День отдыха дополнительно не оплачивайте.

Такой порядок установлен статьей 153 Трудового кодекса РФ.

Работа в ночное время

Если смена приходится на ночное время, то работодателю нужно соблюдать требования трудового законодательства о повышенной оплате труда (ст. 154 ТК РФ).

Трудовой договор

Условие о сменном режиме работ должно быть прописано в трудовом договоре с сотрудником (ч. 1 ст. 100абз. 6 ч. 2 ст. 57ТК РФ). Если трудовой договор был заключен до введения сменного режима, то внесите в него изменения в порядке, предусмотренном для изменения трудового договора по причинам, связанным со сменой организационных или технологических условий труда (ст. 7274 ТК РФ).

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Статья:12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Продолжим разговор о документах, которые инспекторы могут запросить в кадровой службе1. Так, важным документом социального партнерства является коллективный договор. Много вопросов у контролеров связано со штатным расписанием, табелем учета рабочего времени, графиком отпусков, личными карточками и графиками сменности.

Коллективный договор

Коллективный договор заключается представителями сотрудников и работодателя и регулирует социально-трудовые отношения в организации (ч. первая ст. 40 ТК РФ). Он является необязательным документом и принимается только при наличии инициативы сотрудников или работодателя. В нем могут содержаться положения о системе оплаты труда, выплате компенсаций, механизме индексации оплаты труда, улучшении условий и охраны труда работников и др. (ст. 41 ТК РФ). Минтрудом России 6 ноября 2003 г. утвержден Макет коллективного договора, который имеет рекомендательный характер.

Что проверит инспектор. Коллективный договор могут запросить инспекторы ГИТ, ПФР, ФСС России. Они проверят, соответствуют ли положения договора действующему законодательству (ч. вторая ст. 9 ТК РФ). Например, нельзя предусматривать возможность снижения зарплаты, ее выплату один раз в месяц, пониженную оплату труда на испытательном сроке и т. п.

Также проверяющие выяснят, соблюден ли порядок подготовки, заключения и изменения коллективного договора. Кроме того, работодатель понесет ответственность, если не предоставит профсоюзу в установленный срок (не позднее двух недель со дня получения запроса) информацию, необходимую для проведения коллективных переговоров, откажется от заключения договора без законных оснований либо не будет исполнять установленные им обязательства (ст. 5.29–5.31 КоАП РФ).

Штатное расписание

В штатном расписании указывают структуру, состав и численность организации. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.), сведения о количестве штатных единиц. Закон упоминает о штатном расписании (ст. 1557 ТК РФ).

Что проверит инспектор. ФСС России штатное расписание потребуется, чтобы подтвердить правильность начисленных страховых взносов; Пенсионному фонду РФ – чтобы проверить сведения о заработке работников. Также штатное расписание могут запросить налоговые органы, так как содержащиеся в нем сведения могут иметь значение для налогообложения. ГИТ оно понадобится, чтобы выяснить, правильно ли установлена зарплата работникам. Например, указаны ли районные коэффициенты, надбавки и т. д. Также ГИТ проверит, не допускает ли организация нарушений, сокращая численность или штат работников, и проч.

Роструд разъясняет, что должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием, а принимать сотрудников на должности, не включенные в штатное расписание, недопустимо. Отсутствие должностей в штатном расписании в отдельных случаях может быть расценено инспекторами ГИТ как административное правонарушение (письмо Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1).

Табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. четвертая ст. 91 ТК РФ). Для этого используют табель учета рабочего времени по форме № Т-12№ Т-13 или разработанной работодателем.

Важная статья: «Штатное расписание от А до Я»

На основании табеля начисляют зарплату сотрудникам и заполняют расчетные листки*. Ответственное лицо (табельщик) составляет табель в одном экземпляре, подписывает у руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы, затем передает в бухгалтерию.

Отметки о причинах неявок на работу, сокращенной продолжительности рабочего времени, работе в режиме неполного рабочего времени, сверхурочной работе по инициативе работодателя, и т. д. нужно вносить в табель на основании подтверждающих документов. К ним относятся: листок нетрудоспособности, приказ о привлечении к сверхурочной работе и др.

Что проверит инспектор. ГИТ выяснит, ведет ли работодатель табель, отражается ли в нем фактически отработанное каждым сотрудником количество часов. Особенно это касается водителей, время работы которых подтверждается путевыми листами (приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Если данные табеля и путевых листов не совпадают, это позволит привлечь работодателя к административной ответственности.*

Совет эксперта

Работодателю желательно иметь штатное расписание

Юлия АНГЕЛОВА,

специалист по кадрам ООО «Нивал Продакшн» (Москва)

Из Трудового кодекса прямо не следует, что штатное расписание – обязательный документ для всех работодателей (ст. 15абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ). Поэтому если трудовая функция сотрудников определяется через конкретный вид поручаемой работы (например, «работник принимается для уборки территории» и т. д.), формально можно не утверждать штатное расписание. Однако если этого документа нет, могут возникнуть трудности при проведении мероприятий по сокращению штата, а также вопросы у контролирующих органов. Учитывая изложенное, рекомендуем утвердить штатное расписание.

ГИТ обязательно обратит внимание на учет работы в выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочной работы. При выявлении несоответствий между данными табеля и другими доказательствами (например, приказами по кадрам) работодатель будет оштрафован (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ*). Помимо этого, инспекторы проверят, уменьшена ли на час продолжительность работы в предпраздничные дни (ч. первая ст. 95 ТК РФ). Соблюдает ли работодатель нормы о длительности работы несовершеннолетних, инвалидов, лиц с семейными обязанностями и совместителей (ст. 9294284 ТК РФ).

График отпусков

График отпусков – обязательный документ для всех организаций. Продолжительность ежегодных отпусков должна быть не меньше установленной законом (ст. 115 ТК РФ). Если ежегодный отпуск делился на части, то одна из них должна составлять, как минимум, 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

График подписывает начальник кадровой службы и утверждает руководитель организации с учетом мотивированного мнения профсоюза (при наличии) (ст. 372 ТК РФ). Графикнужно утверждать не позднее чем за две недели до наступления каждого календарного года. При этом можно использовать унифицированную форму № Т-7 или разработанную самостоятельно. График обязателен для сотрудников и работодателя (ст. 123 ТК РФ). Утвержденный документ нужно довести до сведения всех работников.

Что проверит инспектор. Контролеры выяснят, соблюдалась ли процедура составления и принятия графика. Указано ли в графике количество дней отпуска с разделением по видам отпусков, предоставляются ли отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время (ч. четвертая ст. 123 ТК РФ), вносились ли в график изменения и дополнения при переносе отпусков и отзыве из отпусков (ст. 124125 ТК РФ). Также ГИТ обязательно проверит, уведомляют ли сотрудников под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели (ч. третья ст. 123 ТК РФ). Поэтому если сотрудник отказывается от росписи, составляйте соответствующий акт.

Если график отсутствует или составлен с нарушениями, например, без учета мнения профсоюза, это может повлечь для работодателя административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Личная карточка

Трудовой кодекс не упоминает о личной карточке2. Однако это обязательный документ для организаций и индивидуальных предпринимателей, так как ссылки на него есть в других нормативных актах. Личную карточку кадровик заполняет на всех лиц, принятых на работу, в том числе совместителей, на основании приказа о приеме на работу; документа, удостоверяющего личность; сведений, сообщенных о себе работником.

Информацию об изменениях условий работы вносите в личную карточку со ссылкой на соответствующие приказы.

Личные карточки можно вести по унифицированной форме № Т-2 или разработать собственную. В карточке повторяют внесенные в трудовую книжку работника записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении; отражают сведения о воинском учете (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225п. 27Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719).

Что проверит инспектор. ГИТ и представители военкомата оценят полноту и достоверность сведений, содержащихся в личных карточках. Если работодатель разработал свою форму карточки и не учел при этом требования законодательства (например, в карточках не отражаются сведения о воинском учете), это повлечет претензии со стороны контролирующих органов.

Кроме того, инспекторы выявляют следующие нарушения: личные карточки заполняются самими работниками; указываются не все переводы, не вносятся сведения об отпусках без сохранения заработной платы и т. д. Нарушением будет и отсутствие в личных карточках подписей работников.

График сменности

График сменности – обязательный документ для тех работодателей, у которых применяется сменная работа (ч. первая ст. 103 ТК РФ) (образец ниже). Такой графику тверждает руководитель организации с учетом мнения профсоюза (при наличии) (ч. третья ст. 103ст. 372 ТК РФ).


скачать образец

Графики разрабатывают для конкретной категории работников исходя из нормы рабочего времени за учетный период (ч. вторая ст. 103ст. 104 ТК РФ). В график включают информацию о продолжительности смены, времени ее начала и окончания, перерывах для отдыха и питания в течение смены, порядке чередования смен. Работников нужно ознакомить с утвержденным графиком под роспись не менее чем за месяц до его введения в действие (ст. 103 ТК РФ). Если сотрудник отказывается от ознакомления, составьте акт.

Что проверит инспектор. Инспектор ГИТ выяснит, учитывалось ли при составлении графиков сменности мнение профсоюза (при наличии), не нарушаются ли сроки доведения графиков до работников (ст. 103 ТК РФ). Если на графике не указаны даты ознакомления работников с ними и отсутствуют подписи сотрудников, это будет признано нарушением законодательства.

Кроме того, для сотрудников, работающих по графику сменности, нужно установить суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Нельзя проставлять в графике две смены подряд для одного работника (ч. пятая ст. 103 ТК РФ). Также органы контроля проверят, предоставлялся ли каждому работнику непрерывный отдых – не менее 42 часов еженедельно (ст. 110 ТК РФ).

Нормативная база

Документ Поможет вам
Глава 7 ТК РФ Узнать, в каком порядке заключается коллективный договор
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Выяснить, как заполнять унифицированные формы кадровых документов, если вы применяете их в работе
Часть 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Понять, какие реквизиты обязательно должны быть в документах по учету кадров, если вы используете самостоятельно разработанные формы

Материал статьи расположен в ВИП-версии БСС «Система Главбух»

Журнал «Кадровое дело», № 2, февраль 2015

3. Кодекс РФ об административных правонарушениях: Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, -влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.*

4. Налоговый кодекс РФ. Часть первая: Статья 120. Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения

1. Грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

2. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода,влекут взыскание штрафа в размере тридцати тысяч рублей.*

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка