Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№24
26 января 2015 406 просмотров

У нас ООО с 2000 года, книга учета трудовых не велась,сейчас хочу завести новую за 2014 год -всех кому выдавала и принимала запишу,а как быть с теми людьми которые уже работают у нас их записать в приход книжек или нет?

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Кадры

1.Рекомендация:Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них


Книга учета движения трудовых книжек
 является обязательным для заполнения документом. Если книга ранее в организации не велась, то ее необходимо оформить. Форма книги приведена в приложении 3, утвержденном постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. В первую очередь оформите титульный лист книги. Для этого укажите наименование организации, дату начала ведения книги. Затем пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя организации, а также скрепите сургучной печатью или опломбируйте.

Далее заполните графы в самой книге. При этом необходимо соблюдать следующие правила.?

В первой графе книги указывайте порядковые номера вносимых записей о движении трудовых книжек и вкладышей. Нумерацию записей ведите в сквозном порядке.

Во второй, третьей и четвертой графах поставьте дату (число, месяц, год) приема сотрудника на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует отметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:

  • в статье 66 Трудового кодекса РФ говорится о ведении трудовых книжек на сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней;
  • в пункте 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что оформление трудовой книжки сотруднику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Поскольку в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка предъявляется сотрудником при трудоустройстве, в данной графе укажите дату получения книжки от сотрудника или дату ее оформления, если сотрудник трудоустраивается впервые.

В пятую графу книги впишите фамилию владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество.

Серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее занесите в шестую графу.

В седьмой графе отразите должность (профессию, специальность) сотрудника, указанную в трудовом договоре. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст. 57 ТК РФ).

Наименование структурного подразделения организации, в которое принят сотрудник, внесите в восьмую графу, если оно указано в трудовом договоре. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят сотрудник, но и вышестоящее отделение, в состав которого оно входит, например: «отдел маркетинга, сектор рекламы».

В девятую графу впишите дату и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого сотрудник принят на работу. Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при приеме на работу. При регистрации вкладышей в трудовые книжки уже работающему в организации сотруднику никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, в этом случае в девятой графе можно поставить прочерк.

В десятой графе книги ответственный за ведение трудовых книжек должен поставить личную подпись.
Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена сотрудником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, эта сумма прямо не установлена. Однако в пункте 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных сотрудникам вкладышей. В остальных случаях, то есть при регистрации предъявляемых сотрудниками трудовых книжек, работодатель будет ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались. Если организация считает возможным выдавать своим сотрудникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также будет стоять прочерк.

Двенадцатую и тринадцатую графы заполняйте при увольнении сотрудника. В графе 12 сотрудник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, по общему правилу она должна совпадать с датой увольнения, а в графе 13 он расписывается в получении книжки.

Такие выводы следуют из пунктов 4147 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Из ответа «Как учитывать и хранить трудовые книжки»

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2.Статья:Ювелирная работа: восстанавливаем кадровый учет

<…>

Карты в руки

Итак, подготовительный этап в восстановлении кадрового учета завершен. Следует переходить к основной процедуре, ради которой была проделана такая большая работа – к восстановлению недостающих кадровых документов и исправлению допущенных ранее ошибок.

Из пяти вспомогательных карт, которые мы составили с вами заранее, первые две (шаг 1, шаг 2) включают в себя уточняющую информацию об учредительных и регистрационных документах организации и личных документах некоторых работников (например, об изменении паспортных данных). Поэтому содержащиеся в них сведения могут быть использованы в процессе работы по восстановлению кадрового учета. Саму же процедуру следует начинать с карты, предусматривающей книги и журналы регистрации (шаг 3).

Оформляем книги, журналы, карточки

Приказы, положения, инструкции, правила приобретают юридическую силу только после соответствующей регистрации, а правки или письма получают в результате этого официальный характер.

Восстановление кадровой документации мы начинаем с оформления книг, журналов и карточек, которые пригодятся нам для ее регистрации.

Основные виды журналов предусмотрены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения[2].

Это книги, журналы, карточки учета (далее – журналы):

  • приема, перемещения (перевода) и увольнения работников;
  • работников, направленных в командировки;
  • отпусков;
  • личных дел, личных карточек, трудовых договоров, трудовых соглашений;
  • выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
  • выдачи командировочных удостоверений.

Если у вас отсутствуют какие-либо из необходимых для работы журналы (шаг 3), их обязательно стоит завести.?

Теперь зададимся вопросом. Какую форму должны иметь журналы? Отвечаем. Одни журналы должны вестись строго по установленной форме (например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них[3] или журнал учета работников, выбывающих в командировки[4]), формы других журналов могут разрабатываться в организации самостоятельно и содержать помимо обязательной информации (дата регистрации, регистрационный номер, краткое содержание регистрируемого документа) дополнительную информацию о документе. Например, в журнале учета трудовых договоров[5] можно предусмотреть не только дату заключения договора, но и срок его действия. Это позволит отслеживать и своевременно (не менее чем за три календарных дня до истечения срока договора) предупреждать работника об увольнении, как того требуют часть четвертая статья 58 и статья 79 Трудового кодекса.

Регистрируем приказы

Основой кадрового делопроизводства являются приказы по личному составу, поэтому к их регистрации предъявляются особые требования.

Регистрация (учет) позволяет систематизировать издаваемые в организации документы и обеспечивает быстрый поиск каждого из них.

Во-первых, недопустимо регистрировать все приказы в одном журнале и в дальнейшем формировать их в одно дело. Именно требования к дальнейшему формированию дел определяют порядок их регистрации и учета: приказы по личному составу формируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций[6]). А это значит, что и журналы регистрации необходимо завести отдельно на приказы, укомплектованные в то или иное дело. Например, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении со сроком хранения 75 лет формировать в одно дело и регистрировать в одном журнале, а приказы об отпуске со сроком хранения 5 лет – в другое дело и для их регистрации должен быть заведен другой журнал[7].

Во-вторых, если у вас крупная организация и личный состав постоянно меняется, то целесообразно приказы о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении группировать в отдельные дела, предусмотрев для каждого вида свою регистрацию.

Теперь ответим на вопрос, начиная с какой даты следует заполнять журналы? В данном случае все зависит от того, влечет регистрация (учет) того или иного документа правовые последствия или нет. Возьмем, к примеру, журнал учета трудовых договоров. Если в текущем году их было заключено немного, и каждому договору был присвоен в хронологическом порядке соответствующий номер (начиная с № 1), то эти данные целесообразно внести в журнал с начала года (даже если журнал был заведен позднее).

Вместе с тем, есть журналы, которые заводить «задним числом» недопустимо. Например, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Если указанная книга у вас ранее не велась – заполнять ее надо только с текущей даты. За истекший период у вас наверняка увольнялись сотрудники, и внести сведения о трудовых книжках (серия, номер) уволенных, а также получить их подписи (с указанием даты получения трудовой книжки на руки) будет крайне проблематично. А отсутствие указанных сведений является нарушением п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, за что вас могут оштрафовать.?

<…>

Митрофанова В.,

генеральный директор Института

профессионального кадровика, к.э.н.,

преподаватель кафедры «Трудовое право»

Российской академии правосудия при

Верховном Суде и Высшем арбитражном суде,

Журнал «Кадровое дело», № 10, октябрь 2008

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка