Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
29 января 2015 44 просмотра

Разъясните как правильно оформить и вести налоговый и бухгалтерский учет, если предприятие переведет на разъездной характер работы некоторых своих сотрудников?В частности интересует вопрос по возмещению ГСМ и суточных больше 700 руб. в день?

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся*:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно* (письма Минфина Россииот 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346 и от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/1/344). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д*.

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами*. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.

Такие выводы следуют из статей 57168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.

<…>

Бухучет

Сумму компенсации расходов сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, отразите насчете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

При начислении компенсации сделайте запись*:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Выплату компенсации отразите так*:

Дебет 73 Кредит 50
– выплачена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, сумма документально подтвержденных расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагается*:

Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230 и Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. № 406-19. Правомерность данного подхода подтверждают и судьи (см., например, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14).

Нормирование суточных

Ситуация: нужно ли нормировать суточные, связанные с разъездным характером работы, для целей исчисления НДФЛ в том же порядке, что и для командировок

Нет, не нужно*.

Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором.

Условие об освобождении суточных от НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке, установленное пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, в данном случае не применяется. Ведь служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых носит разъездной характер, командировками не признаются (ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 5 июля 2013 г. № 03-04-06/25956от 7 июня 2011 г. № 03-04-06/6-131.

<…>

Ситуация: по какой статье затрат при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией*. Объясняется это так.

С точки зрения трудового законодательства возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда, а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164168.1 ТК РФ). Поэтому при расчете налога на прибыль такую сумму нужно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода объясняется следующим.

Трудовой кодекс РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсации, связанные с особыми условиями труда. Такие выплаты в соответствии состатьей 129 раздела VI «Оплата и нормирование труда» Трудового кодекса РФ являются элементами оплаты труда. Второй вид компенсаций определен статьей 164 раздела VII «Гарантии и компенсации» Трудового кодекса РФ. В соответствии с положениями этой статьи такой вид компенсаций представляет собой денежные выплаты сотрудникам в возмещение затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Указанные суммы не входят в систему оплаты труда. Возмещение сотрудникам расходов по статье 168.1 Трудового кодекса РФ относится именно к такому виду компенсаций (предусмотренному разделом VII «Гарантии и компенсации» ТК РФ). Поэтому данные суммы при расчете налога на прибыль следует учитывать в составе прочих производственных расходов.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182,от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/211от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87 (доведено до сведений налоговых инспекций письмом ФНС России от 10 сентября 2008 г. № ШС-6-3/643).

Стоит отметить, что ранее в письмах от 7 мая 2008 г. № 03-03-06/1/302от 19 апреля 2007 г. № 03-06-06/1/250от 29 августа 2006 г. № 03-03-04/1/642 Минфин России высказывал другую точку зрения. Финансовое ведомство указывало, что компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Поскольку по данной статье затрат списываются любые начисления сотрудникам в денежной и (или) натуральной формах, в том числе и суммы компенсаций (абз. 1 ст. 255 НК РФ).

Какой из вышеизложенных позиций отдать предпочтение, организация может решить самостоятельно. При возможности отнесения затрат одновременно к нескольким группам расходов Налоговый кодекс РФ предоставляет организации право выбора варианта их учета. Это следует из пункта 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Однако в связи с выходом более поздних разъяснений Минфина России налоговые инспекции при проверках, скорее всего, будут руководствоваться именно ими.

Главбух советует: при расчете налога на прибыль определиться со статьей затрат по оплате расходов сотрудников, чья работа носит разъездной характер, важно, в частности:

Поэтому если, например, организация несет затраты на добровольное страхование сотрудников, то суммы компенсаций за разъездной характер работы целесообразно относить на расходы по оплате труда (ст. 255 НК РФ).

Если затраты на оплату труда включены состав в прямых расходов, то расходы, связанные с разъездным характером, лучше списывать по статье прочих производственных расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Статья: Работник в дороге день за днем

<…>

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

<…>

ОБРАЗЕЦ ПОЛОЖЕНИЯ О РАЗЪЕЗДНОМ ХАРАКТЕРЕ РАБОТ

Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников ООО «Аргус», постоянная работа которых имеет разъездной характер

г. Москва

2 июля 2007 года

1. Настоящим Положением регулируется порядок возмещения расходов работникам, чья работа определена как разъездная.

2. Положение распространяется на всех сотрудников ООО «Аргус», постоянная работа которых имеет разъездной характер.

3. Положение вступает в силу с 2 июля 2007 года и действует вплоть до отмены.

4. Перечень работ, профессий и должностей работников, указанных в пункте 2 Положения, приведен в приложении № 1 к Положению.

5. Для исполнения служебных обязанностей сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, по решению руководителя выдается аванс в счет предстоящих расходов на служебные поездки. В приказе указывается сумма аванса, выдаваемая работнику, а также дата, когда работник должен отчитаться за использование аванса.

6. Работодатель оплачивает*:

1) суточные за каждый день служебной поездки, включая выходные и праздничные дни, в размере 900 руб. в день — экспедиторам, менеджерам поработе с клиентами и водителям. При служебных поездках в такие населенные пункты, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные не выплачиваются;

2) расходы по найму жилого помещения (по фактическим документально подтвержденным затратам, но не более 2500 руб. в сутки) — экспедиторам, менеджерам по работе с клиентами и водителям;

3) канцелярские расходы (по фактическим документально подтвержденным затратам) — менеджерам по работе с клиентами.

4) расходы по проезду:

  • курьерам — ежемесячно приобретается проездной билет на все виды транспорта, проездной выдается работнику на следующий месяц не позднее 30-го числа текущего месяца;
  • экспедиторам, менеджерам по работе с клиентами, чьи поездки связаны с использованием транспорта пригородного сообщения, — приобретается проездной билет на транспорт пригородного сообщения, который выдается на следующий месяц не позднее 30-го числа текущего месяца. Расходы на междугородние поездки возмещаются в сумме фактических затрат на приобретение железнодорожных билетов в купейный вагон, билетов на самолет в салон эконом-класса;
  • водителям — возмещаются расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, установленных приложением № 2 к настоящему Положению.

7. Работники, перечисленные в пункте 2 Положения, один раз в месяц обязаны составлять авансовый отчет по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, орасходах на служебные поездки. К отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие расходы. Затраты, произведенные работниками в связи со служебными разъездами, оплачиваются после утверждения отчета руководителем ООО «Аргус».

Генеральный директор

ООО «Аргус» Варфоломеев В.Г. Варфоломеев

<…>

Зарплата №5, май 2008

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка