Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№24
30 января 2015 464 просмотра

Наша организация хотела бы передать транспортное средство в аренду,заключив при этом договор аренды транспортных средств с экипажем. Все расходы по содержанию авто по условию договора несет арендодатель, в том числе и расход по ГСМ. Как арендодателю правильно прописать и оформить такие расходы, чтобы учесть все эти расходы.

По общему правилу капитальный ремонт обязан проводить арендодатель. Арендатор проводит текущий ремонт, поддерживает имущество в исправном состоянии и несет расходы на его содержание. Однако, стороны имеют право распределить обязанности и по-другому в соответствии ст. 616 ГК РФ.

Расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Для документального подтверждения расходов на ГСМ, нужно составлять путевые листы. При этом, если Ваша организация не является автотранспортной, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.

Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства (ст. 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ). Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ, документы, заполненные на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354) и т. п. (постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

Кроме того, оплата стоимости ГСМ также должна быть подтверждена документально, например, чеки АЗС, приложенные к путевому листу.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как заключить договор аренды


Форма заключения договора аренды (устная или письменная) зависит от срока его действия и статуса арендатора (гражданин или организация).

Форма договора

Договор аренды на срок более года должен быть заключен в письменной форме. Однако если хотя бы одной из сторон договора является организация, то письменная форма договора необходима в любом случае. Таковы требования пункта 1 статьи 609 Гражданского кодекса РФ.

Содержание договора*

В тексте договора аренды укажите условия сделки:

К отдельным видам договоров аренды (прокат, аренда транспортных средств, аренда зданий и сооружений, аренда предприятий, финансовая аренда) указанные положения применяются, только если другое не установлено специальными положениями законодательства об этих договорах (ст. 625 ГК РФ).

<…>

Ремонт и содержание арендованного имущества

Во время действия договора аренды может появиться необходимость ремонта арендованного имущества. Обязанности по ремонту распределяются следующим образом. По общему правилу капитальный ремонт обязан проводить арендодатель. Арендатор проводит текущий ремонт, поддерживает имущество в исправном состоянии и несет расходы на его содержание. Однако стороны имеют право распределить обязанности и по-другому. Такое условие следует прописать в договоре.*

Когда в договоре не указан срок проведения ремонта или ремонт вызван неотложной необходимостью, то он должен быть сделан в разумные сроки. Понятие «разумный срок» не определено в законодательстве. Под разумным сроком обычно понимается срок, необходимый для выполнения обязательства. Как правило, продолжительность данного срока определяется в каждом конкретном случае и согласовывается сторонами договора. При разногласии сторон продолжительность «разумного срока» определяет суд (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 октября 2005 г. № А52-1425/2005/1).

Если арендодатель не выполнит своей обязанности по ремонту, то у арендатора появляется право:

  • отремонтировать арендуемое имущество самостоятельно, после чего стоимость ремонта можно взыскать с арендодателя или зачесть ее в счет арендной платы;
  • потребовать соразмерного уменьшения арендной платы;
  • потребовать расторжения договора и возмещения убытков.

Такие правила установлены статьей 616 Гражданского кодекса РФ.

Помимо ремонта стороны сделки вправе проводить улучшения арендованного имущества. Улучшения могут быть отделимыми и неотделимыми.

В общем случае произведенные арендатором отделимые улучшения являются его собственностью, неотделимые улучшения принадлежат арендодателю (поскольку они неразрывно связаны с объектом аренды). Если неотделимые улучшения проведены арендатором с согласия арендодателя, то последний компенсирует их (если другого не предусмотрено договором). В противном случае расходы арендатора возмещению не подлежат (исключение – аренда предприятия – ст. 662 ГК РФ).

Такие положения содержит статья 623 Гражданского кодекса РФ.

<…>

Олег Хороший,

государственный советник налоговой службы РФ II ранга

2. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

<…>

Отражать операции с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете нужно в зависимости от того, каким образом это топливо приобрели. На автозаправочных станциях (АЗС) приобрести бензин можно:

  • по талонам;
  • по топливным картам;
  • за наличный расчет.

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести бензин за наличный расчет, он должен располагать необходимой суммой денег. Эту сумму организация выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

<…>

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы.*

Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.

Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).*

Организация может использовать:

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листовзафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

<…>

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.*

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

<…>

Данные приборов учета*

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3.Статья:Аренда автомобиля с экипажем. Уделите внимание документам

<…>


Договор аренды автомобиля с экипажем действителен, только когда он оформлен в письменном виде (ст. 633 Гражданского кодекса РФ). В нем должны быть четко указаны данные, позволяющие совершенно точно идентифицировать арендуемый транспорт (марка машины, цвет, год выпуска, номерной знак, номер двигателя и т. д.). Если этого не сделать, то условие об объекте аренды будет считаться несогласованным, а договор – незаключенным (п. 3 ст. 607 Гражданского кодекса РФ).

Кроме того, соглашение должно содержать условие о размере арендной платы (правилах его определения), а также какая из сторон несет затраты по коммерческой эксплуатации и страхованию транспортного средства. То есть оплату ГСМ, мойку, стоянку, ОСАГО и т. д. Если этого не зафиксировать, то автоматически эксплуатационные расходы лягут на арендатора, а расходы по страхованию – на арендодателя (ст. 636637 Гражданского кодекса РФ).

А вот указывать в договоре, кто будет проводить капитальный и текущий ремонт автомобиля, не нужно. В силу положений статьи 634 Гражданского кодекса РФ данная обязанность возложена на того, кто предоставляет в аренду транспорт с экипажем.*

Факт приема-передачи машины между сторонами надо подтвердить соответствующим актом, который составляется в произвольной форме (см. образец акта). Главное, чтобы в нем присутствовали все необходимые реквизиты первичного документа.

Отсутствие такого акта приводит к тому, что стороны не вправе требовать друг от друга исполнения условий договора (оплаты аренды, несения расходов и т. д.). Об этом свидетельствуют постановления Президиума ВАС РФ от 26 ноября 1996 г. № 2491/96от 2 июля 1996 г. № 678/96.

В документе следует перечислить отличительные признаки передаваемого автомобиля, а также то, что на момент передачи он находится в технически исправном состоянии. Там же целесообразно указать, какой экипаж выделен арендодателем для его управления. Например, работники Иванов И.И. и Петров П.П.

Одновременно с передачей транспорта должны быть предоставлены и все относящиеся к нему документы. Таково требование пункта 2 статьи 611 Гражданского кодекса РФ. В рассматриваемой ситуации это, как минимум, паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации в органах государственной дорожной инспекции.

В процессе эксплуатации

Составление документов на этапе использования машины, арендованной с экипажем, во многом зависит от условий заключенного договора. Рассмотрим подробнее порядок их оформления.

Подтверждаем оказание арендных услуг…
Законодательство требует, чтобы любой налоговый расход организации был обоснован и подтвержден документально (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Ранее финансисты настаивали, что для этих целей необходимо составлять акты об оказании услуг по аренде (письмо Минфина России от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/505). Но вскоре их позиция поменялась на противоположную – письмо Минфина России от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742. Там чиновники отметили, что если это не предусмотрено договором, ежемесячно оформлять акты не требуется. Договора аренды и акта приема-передачи имущества достаточно.

Так что оформлять ли акт арендных услуг, агропредприятие должно решить самостоятельно. По нашему мнению, это целесообразно делать. Ведь данный документ служит не только основанием для расчетов, но и для подтверждения того, что стороны не имеют друг к другу претензий по качеству оказанных услуг (ст. 720783 Гражданского кодекса РФ). Да и налоговики при проверке скорее всего будут настаивать на его наличии у арендатора (письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1).

Кстати, в этом же письме чиновники указывают, какие бумаги помогут арендатору доказать обоснованность услуг аренды. Это, например, копии путевых листов, позволяющих определить регулярность, время использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей. Справедливости ради заметим, что суды не считают их наличие обязательным – постановления ФАС Московского округа от 3 сентября 2008 г. № КА-А40/8214-08ФАС Северо-Западного округа от 18 января 2008 г. № А56-15033/2007.

…и затраты на содержание машин
Такие расходы подразделяют на эксплуатационные и затраты, связанные с текущим и капитальным ремонтом транспортных средств.

По закону последние должен нести арендодатель. Поэтому учесть их в составе налоговых расходов арендатор не сможет ни при каких обстоятельствах.

Данный вывод подтвердил арбитражный суд Свердловской области своим решением от 19 февраля 2010 г. № А60-62576/2009-С10.

А вот уменьшить свою налоговую базу на сумму расходов по эксплуатации арендованных с экипажем автомобилей сельхозорганизация имеет полное право. Причем независимо от того, какую систему налогообложения она применяет. Об этом свидетельствуют письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81от 20 ноября 2006 г. № 03-11-05/251. И конечно, при условии, что договором аренды эта обязанность не возложена на арендодателя и есть подтверждающие первичные документы. Какие же бумаги необходимо иметь агрофирме?

Путевые листы. Основными тратами арендатора в связи с коммерческой эксплуатацией арендованного транспорта являются расходы на бензин. Они учитываются на основании путевых листов, где фиксируются пробег и маршрут автомобиля (с указанием объектов, которые были охвачены).*

Иным способом (например, только на основании чеков ККТ) в налоговом учете списать топливо не получится (письмо Минфина России от 15 июля 2005 г. № 03-03-04/1/75).

Вместе с тем, исходя из порядка заполнения путевых листов, которые являются основанием для начисления заработной платы водителю, их должен оформлять арендодатель. Ведь по трудовому соглашению водитель работает именно у него.*

Однако и для арендатора данный документ не менее важен, поскольку он подтверждает и обосновывает списание горюче-смазочных материалов. Как же быть сельхозорганизации?

Эта проблема решается просто, если агропредприятие арендует грузовой автомобиль. Путевой лист составляется собственником в общем порядке, за исключением отрывных талонов, которые заполняет арендатор.

В дальнейшем эти талоны с необходимой для подтверждения расходов информацией (время, пробег, выполненная работа) остаются у арендатора. В итоге обе стороны имеют подтверждающие первичные документы.

При аренде легкового автомобиля дело обстоит сложнее, так как здесь форма путевого листа отрывных талонов не предусматривает.

В такой ситуации можно рекомендовать сельхозпредприятию изначально предусмотреть договором условие о том, что арендодатель будет оформлять для него дубликаты путевых листов.

Есть и иной вариант – просто компенсировать расходы владельца на бензин на основании представленных им копий путевых листов и документов на покупку топлива.

<…>

Журнал «Учет в сельском хозяйстве» № 8 август 2010

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка