Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Можно выставлять меньше счетов‑фактур на авансы

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
13 января 2015 481 просмотр

Можно ли составить Акт потери первичных документов за период 2012 и 2013 г.?Дело в том, что был ремонт, и нечаянно были выброшены все документы за эти года (касса, банк, акты выполненных услуг, z-отчеты - все) и ноутбук с программой, т.е. восстановить данные невозможно.Т.е. если будет проверка, например, и она запросит документы за эти года, можем мы сослаться на этот Акт потери первичных документов?Еле-еле восстановили 2014 год в июле месяце.

Примеры оформления Вы можете посмотреть по активным ссылкам или в файле ответа.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность.

отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением (ст. 106 НК РФст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:

  • от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ);
  • от 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1ст. 15.11 КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: Как поступить, если первичные документы утеряны

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом.*

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Формы: Служебная записка сотрудника об утере документов

Когда понадобится: для того чтобы документально зафиксировать факт пропажи документов. На основании записки издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи.

Генеральному директору


ЗАО «Альфа»


А.В. Львову


от главного бухгалтера


А.С. Глебовой

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Отдел бухгалтерии сообщает, что 6 февраля 2014 года бухгалтером В.Н. Зайцевой была


обнаружена пропажа следующих документов:


акт выполненных работ от 20 мая 2013 г. № 25;


акт выполненных работ от 10 июня 2013 г. № 30.

Просим принять необходимые меры.

Главный бухгалтер ______________ А.С. Глебова

06.02.2014

Формы: Акт по расследованию пропажи документов

Когда понадобится: eсли документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны. Организация должна создать комиссию по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом.

Закрытое акционерное общество «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор


ЗАО «Альфа»

__________ А.В. Львов

06.02.2014

АКТ


по расследованию пропажи документов

г. Москва 06.02.2014

Комиссия в составе:

Председатель комиссии: А.С. Глебова главный бухгалтер

Члены комиссии: В.Н. Зайцевабухгалтер

установила следующее.

Документы (акты выполненных работ от 20 мая 2013 г. № 25, от 10 июня 2013 г.


№ 30) были потеряны при переезде организации из одного офиса в другой. Найти их


не представляется возможным.

По результатам работы комиссии контрагентам по договорам оказания услуг


(ООО «Торговая фирма "Гермес"» и ОАО «Производственная фирма "Мастер"»)


будут направлены запросы с просьбой оформить дубликаты утерянных документов.

Председатель комиссии:


Главный бухгалтер ______________ А.С. Глебова

Член комиссии:


Бухгалтер ______________ В.Н. Зайцева

4. Формы: Приказ о проведении служебного расследования по факту пропажи документов и восстановлении документов

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 23

г. Москва 06.02.2014

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести служебное расследование по факту пропажи документов (акты


выполненных работ от 20 мая 2013 г. № 25 и от 10 июня 2013 г. № 30).

2. Назначить для проведения расследования комиссию в составе:

– руководитель комиссии: главный бухгалтер А.С. Глебова;

– члены комиссии: бухгалтер В.Н. Зайцева.

3. Результаты работы комиссии оформить актом.

4. Если пропавшие документы не будут найдены, предпринять действия по их


восстановлению.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

06.02.2014 ______________ А.С. Глебова

06.02.2014 ______________ В.Н. Зайцева

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какой код вы указали в поле 101 январской платежки по взносам?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка