Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Юридические расходы: когда безопасно списывать

Подписка
Срочно заберите все!
№24
17 января 2015 86 просмотров

ООО общая система налогообложения арендует по договору аренды без экипажа у своего сотрудника автомобиль. Сотрудник у кого арендуется автомобиль в течение дня осуществляет служебные поездки на данном автомобиле. ООО не проводит медицинское освидетельствование перед выездом. Зависит ли отсутствие медосмотра перед каждым выездом на списание на затраты бензина и возмещение НДС по затратам.

По мнению Минфина России, путевой лист должна содержать все реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152. Тогда документ будет служить подтверждением произведенных расходов на бензин (письмо Минфина России от 25.08.09 № 03-03-06/2/161). Сведения о медосмотре входят в число обязательных реквизитов. А значит, есть риск, что инспекторы могут посчитать, что документ не отвечает требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ, и на этом основании отказать в признании расходов.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: что медосмотр необходим только водителям специализированных организаций, которые осуществляют перевозки, а обычные фирмы и бизнесмены не подчиняются этим требованиям (постановления ФАС Центрального округа от 23.11.2009 № А36-706/2009 и от 28.07.2009 № А36-3582/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2008 № Ф04-6445/2008 (14518-А75-6)).

Поэтому, если в случае спора вы не готовы отстаивать свое мнение в суде, оформите договор подряда с медицинским работником или примите его в штат внешним совместителем, он будет проводить медосмотры водителей.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

<…>

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы*

<…>

Организация может использовать:*

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.*

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.*

Главбух советует: Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.*

Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела.*

Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ).

А за этим последует административный штраф*:

  • на должностное лицо (например, на руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
  • на организацию или предпринимателя – от 30 000 до 50 000 руб.

Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.

Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:*

  • руководителя – на 5000 руб.;
  • организацию или предпринимателя – на 30 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.*

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008*).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).*

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: 3.6. Как заполнить путевой лист

Чтобы учесть затраты на бензин и поставить к вычету НДС с его стоимости, компании нужны путевые листы. Этот документ оформляют отдельно на каждый автомобиль, на котором передвигаются сотрудники компании в служебных целях.*

Вообще типовые шаблоны путевых листов есть в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, но они обязательны только для автотранспортных предприятий. Если ваша компания таковой не является, вы можете использовать свободную форму путевого листа. Главное, чтобы в нем были реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (далее – приказ № 152). И, само собой, те, что обязательны для любой первички.* Готовый бланк путевого листа приведен ниже.

<…>

Какие обязательные реквизиты включить в путевой лист. Итак, в первую очередь в бланке должны быть наименование такого документа и номер. Причем в наименовании надо писать тип транспортного средства. Например, путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса.

Затем обязательно включите в бланк такой реквизит, как срок действия. При этом можно не ограничиваться одним днем, а предусмотреть более длительный период. Скажем, неделю или две. Тогда выписывать путевые листы вам придется реже. Но максимальный срок этого документа – один месяц.

И еще три графы, которые должны быть в каждом путевом листе, – это сведения о собственнике транспортного средства, об автомобиле и о водителе.

В верхнем левом углу документа обязательно ставить печать или штамп компании.

Кроме того, по закону перед рейсом и после рейса, то есть по сути до и после поездки на машине, обязательно проводить медосмотры водителей. А отметки об этой процедуре надо ставить в путевом листе в соответствующей графе. Хотя заметим, что налоговики на практике нередко принимают путевые листы в подтверждение расходов без таких отметок.*

<…>

Библиотека журнала «Главбух».

Как должна измениться ваша первичка из-за новых правил

3. Статья: Безопаснее отражать сведения о медосмотре в каждом путевом листе

Анна Алексашина, эксперт «УНП»

«Наша организация для служебных целей арендует автомобиль. Для подтверждения расходов на бензин заполняем путевые листы. Их форму разработали самостоятельно, но не учли всех реквизитов, которые есть в типовой форме. В путевых листах нет отметок о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Является ли отсутствие таких отметок основанием для отказа в признании расходов на бензин?..»*

Из письма главного бухгалтера Ольги Черненко, г. Санкт-Петербург

Ольга, по мнению Минфина России, разработанная компанией форма путевого листа должна содержать все реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152. Тогда документ будет служить подтверждением произведенных расходов на бензин (письмо Минфина России от 25.08.09 № 03-03-06/2/161). Сведения о медосмотре входят в число обязательных реквизитов. А значит, есть риск, что инспекторы могут посчитать, что документ не отвечает требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ, и на этом основании отказать в признании расходов. Следовательно, безопаснее, чтобы такой реквизит в документе присутствовал. Однако, если его нет, это, по нашему мнению, признанию расходов не помеха. Ведь его отсутствие не мешает определить производственную направленность расхода и его размер для отражения в налоговом учете.*

Судьи также считают, что наличие дефектов в путевых листах признанию расходов не помеха и компания при необходимости может подтвердить расходы косвенными документами (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.11.09 № А56-4991/2009). Например, актами списания бензина, справками бухгалтера и т. п.*

Газета «Учет. Налоги. Право», № 48, декабрь 2010

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка