Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23
2 февраля 2015 253 просмотра

На предприятии производится восстановительный ремонт автотранспортных средств собственными силами.Оформлены следующие документы:-дефектная ведомость-акт на списание-требование накладнаяВозможно ли отправить вам сканированные копии документов, для проверки правильности оформления?

Для подтверждения необходимости проведения ремонта, характера проведенных работ (ремонт, модернизация, реконструкция) целесообразно составить дефектную ведомость. В ней описать обнаруженные неисправности, предложения по устранению выявленных неисправностей, способ устранения (хозяйственный), предполагаемый срок проведения ремонтных работ.

Далее если транспорт передается в ремонтный цех, то необходимо составить документ, подтверждающий перемещение основного средства в другое структурное подразделение (например, накладная на внутреннее перемещение по форме № ОС-2). Если транспорт ремонтируется на месте, составлять такой документ не нужно.

Приемку отремонтированного объекта оформляют специальным актом. Например, по форме № ОС-3. На основании данного акта сведения о проведенном ремонте отражаются в инвентарной карточке учета основного средства.

Передачу материалов (запчастей) для ремонта транспортных средств можно оформить требованием-накладной по форме № М-11, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а. Списание стоимости материалов, израсходованных для ремонта конкретного объекта, можно оформить актом в произвольной форме с наличием всех обязательных реквизитов.

Подробный порядок оформления операций по ремонту основных средств содержится в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как провести и отразить в бухучете ремонт основных средств

<…>

Как задокументировать ремонт основных средств

Все операции, связанные с ремонтом, надо оформлять первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Причем задокументировать нужно не только перемещения имущества, но и его приемку после восстановительных работ. Кроме того, важно обосновать необходимость ремонта.

Какими документами обосновать необходимость ремонта

86.5850 (6,8,9)

Необходимость ремонта можно подтвердить актом о выявленных неисправностях и дефектах основного средства, дефектной ведомостью.* Для некоторых отраслей предусмотрены унифицированные формы таких документов. Например, оформить дефекты подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов можно дефектной ведомостью, которая утверждена постановлением Минтранса России от 9 января 2004 г. № 2. Дефекты основных элементов трубопроводов тепловых электростанций отражают в ведомости дефектов трубопроводов (утверждена постановлением Госгортехнадзора России от 18 июня 2003 г. № 94).

Если унифицированной формы документа, подтверждающего обнаруженные дефекты, нет, тогда можно разработать бланк самостоятельно. Например, акт о выявленных неисправностях (дефектах) объекта основных средств. Главное, чтобы в этом бланке были все обязательные реквизиты. В акте указывают неисправности основного средства и предложения по их устранению.*

А сколько экземпляров акта о выявленных неисправностях, дефектах основного средства или ведомости составлять? Все зависит от того, кому принадлежит имущество и кто будет делать ремонт:

  • если будете ремонтировать собственное имущество хозспособом, то есть своими силами, то одного экземпляра «для себя» будет достаточно;
  • когда же работы будут выполнять подрядчики, документ составьте по числу участников. Представители всех задействованных сторон должны подписать каждый экземпляр.

Если ремонтировать будете новое оборудование, дефекты которого выявлены при монтаже, то зафиксировать их нужно в акте о выявленных дефектах оборудования. Например, по форме № ОС-16. Поступать так нужно в отношении объектов, еще не принятых на учет в качестве основных средств.

Как оформить передачу основного средства в ремонт

86.68147 (6,8,9)

Передачу объекта в ремонт задокументируйте. Делать этого не придется, лишь когда основное средство ремонтируют на месте.* Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Когда передаете основное средство в ремонт, в специальное подразделение организации, составьте накладную на внутреннее перемещение, например, по форме № ОС-2.*

Если же ремонт выполняет сторонняя организация, с которой заключен договор подряда, то

передачу объекта в ремонт оформляют, например, актом о приеме-передаче объекта в ремонт. Его можно составить в произвольной форме. Если подрядчик вдруг утратит или испортит основное средство, то подписанный акт позволит потребовать возмещения убытков. Если же акта не будет, то доказать передачу основного средства подрядчику будет сложно, как и потребовать компенсации. Это следует из статей 15702 и 714 Гражданского кодекса РФ.

Какими документами оформить приемку восстановленного основного средства

86.68148 (6,8,9)

Приемку отремонтированного объекта оформляют специальным актом. Например, по форме № ОС-3. Его заполняют независимо от того, хозяйственным или подрядным способом выполнен ремонт.* Только в первом случае оформляют бланк в одном экземпляре, а во втором – в двух (для себя и для подрядчиков). Акт подписывают:

  • члены приемной комиссии, созданной владельцем имущества;
  • сотрудник, ответственный за ремонт основных средств или представитель подрядчика;
  • сотрудник, ответственный за сохранность основного средства после ремонта.

После этого акт утверждает руководитель. Далее документ передают бухгалтеру.

Получив акт, сведения о проведенном ремонте отразите в инвентарной карточке учета основного средства* или в инвентарной книге (предназначена для малых предприятий). Для этого можно воспользоваться типовыми формами № ОС-6№ОС-6а или № ОС-6б. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

При приемке зданий, сооружений или помещения, после строительно-монтажных работ, нужно оформить дополнительные бумаги. А именно акт приемки по форме № КС-2 и справку о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3. Эти бланки утверждены постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100.

К слову, если в процессе ремонта меняли детали, то потребуется оформить акт о замене запчастей основного средства. Типового бланка такого документа не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Главбух советует: чтобы упростить документооборот, акты о замене запчастей в основных средствах можно составлять в конце месяца по каждому исполнителю работ.

12.52088 (6,8,9)

Ситуация: нужно ли составлять акт о приеме-сдаче основного средства при ремонте хозспособом, например, по форме № ОС-3

Нет, не нужно, если основное средство при ремонте не передавали в другие подразделения.

Объясняется это тем, что составлять акты о приеме-сдаче надо только при перемещениях основного средства от заказчика к исполнителю и наоборот. Например, если объект был передан для ремонта подрядчику или в ремонтную службу организации.

Если же при ремонте местонахождение объекта не меняется, когда ремонт проводят прямо «на месте», то и приемки-передачи основного средства не происходит.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: Какие реквизиты дефектной ведомости помогут избежать претензий налоговиков

Составление дефектной ведомости не обязательно. Однако практика показывает, что наличие такого документа позволит компании избежать возможных претензий со стороны контролеров. Например, указание в документе повреждений объекта, а также характера и срока ремонтных работ обоснует единовременное списание соответствующих расходов*

Практика показывает, что при проверке налоговики часто просят представить дефектную ведомость, подтверждающую факт поломки (износа) и необходимость ремонта того или иного имущества компании. По мнению контролеров, наличие такого документа обязательно и при его отсутствии соответствующие расходы компания не вправе учесть при исчислении налога на прибыль.

Но некоторые суды указывают, что компания вправе подтвердить ремонт и иными документами (актами выполненных работ, заказами-нарядами), свидетельствующими о проведении работ (постановления ФАС Поволжского от 09.09.08 № А57-7577/07,Центрального от 28.04.11 № А35-6355/2010 и Московского от 17.11.10 № А40-135176/09-116-778 округов). ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 29.05.08 № А56-4388/2007указал, что НК РФ не устанавливает ответственность в случае непредставления по запросу проверяющих дефектной ведомости.

Наличие судебных споров подтверждает, что компании безопаснее оформлять дефектную ведомость, самостоятельно разработав ее форму и утвердив ее в приложении к учетной политике (ст. 8 и 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). За основу можно взять акт о выявленных дефектах оборудования по форме ОС-16 (см. образец справа).

1. Указание наименования подрядчика, выполняющего ремонтные работы, дополнительно подтвердит, что НДС со стоимости таких работ не начисляется. Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 146 НК РФ выполнение строительно-монтажных работ для собственных нужд облагается НДС. Но эта норма не применяется, если исполнителем таких работ выступают не сотрудники налогоплательщика, а сторонние организации (письма Минфина России от 09.09.10 № 03-07-10/12от 23.08.07 № 03-07-10/19 и от 23.04.07 № 03-07-11/124). Соответственно указание в дефектной ведомости стороннего подрядчика в качестве исполнителя ремонтных работ послужит дополнительным доказательством того, что компания самостоятельно СМР не осуществляет и не обязана начислять НДС на стоимость ремонта оборудования.

2. Описание в документе неисправностей оборудования и способов их устранения обоснует ремонтный характер работ. *Если результат восстановительных работ — изменение технологических качеств и свойств, служебного назначения оборудования и появление у него новых качеств, такие работы признаются реконструкцией или модернизацией. Тогда цена работ увеличивает первоначальную стоимость имущества (п. 2 ст. 257 НК РФ). Цель ремонта заключается в поддержании имущества в рабочем состоянии в течение срока его полезного использования, при котором его первоначальные технические показатели функционирования не изменяются (п. 16 письма Госкомстата России от 09.04.01 № МС-1-23/1480). Стоимость таких работ учитывается при налогообложении прибыли единовременно в составе расходов на ремонт основных средств (ст. 260 НК РФ).

В частности, финансовое ведомство в письме от 03.08.10 № 03-03-06/1/518 отметило, что замена отдельных, вышедших из строя элементов основного средства, не связанная с изменением технологического или служебного назначения оборудования либо с изменением его технико-экономических показателей, не является модернизацией амортизируемого имущества. Такие работы признаются ремонтом и учитываются по правилам статьи 260 НК РФ.

На практике было дело, в котором инспекторы квалифицировали проведенные компанией мероприятия в качестве технического перевооружения. Но созданная в организации комиссия установила дефекты нежилого помещения, которые зафиксировала в дефектных ведомостях. В результате ФАС Западно-Сибирского округа признал спорные работы ремонтом с целью замены устаревших частей и конструкций (постановление от 07.09.10 № А46-24986/2009).

ФАС Московского округа в постановлении от 11.03.10 № КА-А40/1682-10 указал, что факт проведения в отношении двух вагонов-цистерн именно ремонта подтверждается наряду с актами сдачи-приемки работ еще и дефектными ведомостями (оставлено в силе определением ВАС РФ от 24.06.10 № ВАС-7933/10).

3. Отметка о предполагаемом сроке проведения ремонтных работ свидетельствует об отсутствии необходимости проведения консервации имущества.* В случае передачи имущества на консервацию на срок более трех месяцев амортизация такого имущества прекращается на период консервации (п. 3 ст. 256 НК РФ). Как правило, на консервацию переводятся объекты, которые компания временно не использует, например, в связи с ремонтом, модернизацией или реконструкцией. В случае если по итогам предварительной оценки мастерами срок предполагаемого ремонта ОС составит менее трех месяцев, компания вправе не консервировать такое неисправное оборудование и продолжать начислять по нему амортизацию (письма Минфина России от 09.04.10 № 03-03-06/1/246 и от 13.03.09 № 03-03-06/1/141).

4. В состав комиссии целесообразно включить не только работников организации (лицо, работающее на неисправном оборудовании, материально ответственное лицо, бухгалтера), но и представителей сторонней организации, которая будет устранять дефекты. Особенно в случае ремонта дорогостоящего имущества. Так, включение в состав комиссии представителей разных подразделений организации поможет составить наиболее полное представление о сложности поломки, составе и целесообразности ремонтных работ.

При этом представитель ремонтной компании подтвердит, что объект находится в неисправном состоянии, охарактеризует планируемый ремонт, предложит возможные варианты восстановительных работ (приобретение оригинальных запчастей или аналогичных по своим характеристикам деталей других производителей, замену конкретной детали или комплекса деталей) и укажет сроки их исполнения.

5. В дефектной ведомости безопаснее указывать расшифровку подписей членов комиссии. По сути, такая ведомость является внутренним документом компании. Поэтому ошибки при ее составлении сами по себе не повлекут негативных налоговых последствий (постановление ФАС Московского округа от 08.06.12 № А41-2153/11). В этом деле суд отметил, что отдельный недостаток в составлении дефектной ведомости — отсутствие расшифровок подписей должностных лиц — не является основанием для отказа в учете произведенных расходов. Тем более что реальность выполнения спорных работ налоговики не опровергали.

<…>

Журнал «Российский налоговый курьер», июнь, 2013

С.О. Амелькова, ведущий аудитор

3. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении замену запчастей в автомобиле

<…>

Документальное оформление

Если организация ремонтирует автомобиль самостоятельно, а ремонтное подразделение находится на ее территории, то при списании запчастей оформите требование-накладную по форме № М-11.* Если запчасти передаются для ремонта в подразделение, которое находится за пределами территории организации, или подрядчику, то оформите передачу накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Такие правила предусмотрены пунктом 100 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и указаниями по заполнению форм № М-11 и № М-15, утвержденными постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.*

12.68119 (6,9)

Ситуация: нужно ли составлять акт по форме № ОС-3 при замене запчастей в автомобиле

Если местонахождение автомобиля при замене запчастей не меняется, то составлять акт по форме № ОС-3 не нужно.

Это объясняется тем, что составление акта по форме № ОС-3 обязательно при приеме-сдаче автомобиля от заказчика к исполнителю (указания по заполнению формы № ОС-3, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2001 г. № 7). Если автомобиль ремонтирует сотрудник организации (например, водитель), то приема-передачи основного средства не происходит. При этом замену детали необходимо документально подтвердить (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Для этого можно составить акт о замене запчастей в автомобиле.

Типовой формы такого документа не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Главбух советует: чтобы упростить документооборот, акты о замене запчастей в автомобиле можно составлять в конце месяца по каждому исполнителю работ.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка