Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Восстанавливать ли НДС по спецодежде

Подписка
Срочно заберите все!
№23
5 февраля 2015 9 просмотров

Работник направлен в командировку с 10 по 16 января. Им приобретен невозвратный авиабилет до места командировки и обратно на сумму 50 тыс.руб. В связи с производственной необходимостью работник вернулся из командировки раньше, 14 января, по купленному авиабилету от места командировки до места работы за 70 тыс.руб. Какими документами это правильно оформить и как отразить в бухгалтерском и налоговом учете?

Удерживать НДФЛ и платить страховые взносы со стоимости билета не нужно.

Проездные билеты, приобретенные организацией, учитываются проводками:

Дебет 50-3 Кредит 76 (60) – приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3 – выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

Если приобретается электронный билет, в бухгалтерском учете делаются проводки:

Дебет 20 (25, 26, 44, 08…) Кредит 71 – отражена стоимость билетов, приобретенных командированным сотрудником.

Если билет приобретала организация, делаются проводки:

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачены проездные билеты для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60) – списаны расходы на командировку.

Для подтверждения расходов необходимы проездные билеты.

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:

  • оплату билета;
  • факт поездки.

Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:

  • чек контрольно-кассовой техники;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Специальных документов в данном случае для подтверждения расходов не предусмотрено.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья:Учитываем командировочные расходы: оплата проезда

<…>

Непредвиденные обстоятельства

Иногда компания вынуждена отменить либо перенести заранее запланированную командировку. А что делать, когда билеты уже куплены?

Если командировка не состоялась не по вине компании и изначально была связана с деятельностью, направленной на получение дохода, организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли понесенные расходы. Правда, для этого необходимо запастись оправдательными документами, такими как: приказ (распоряжение) руководителя об отмене командировки или ее переносе на более поздний срок с указанием причины, по которой поездка не состоялась; письмо бизнес-партнера с просьбой перенести запланированные ранее переговоры на другой день; копия листка нетрудоспособности работника, который должен был поехать, и т. п.

В случае возникновения непредвиденных ситуаций Минфин России поддерживает налогоплательщиков, разрешая им учесть затраты на покупку пропавших билетов (не подлежащих возврату). Об этом, в частности, свидетельствует письмо от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338. Не возражает финансовое ведомство и против учета штрафов за возврат или переоформление билетов в случае их утери либо переносе командировки (письмо Минфина России от 29 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/786).

<…>

Журнал «Учет в строительстве» № 5, Май 2012

2. Рекомендация:Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения


ОСНО: налог на прибыль

Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д.*

Даже если расходы на проезд документально не подтверждены, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

<…>


ОСНО: НДС

Если расходы на проезд учитываются при расчете налога на прибыль, входной НДС по ним можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).*

При наличной оплате расходов на проезд основанием для вычета являются бланки строгой отчетности (проездные билеты, квитанции за пользование постельными принадлежностями в поезде). Сумма налога в них должна быть выделена отдельной строкой.

Если билеты выписаны на иностранном языке, то для целей применения вычета по НДС реквизиты, необходимые для вычета (например, наименование продавца и покупателя, наименование и стоимость оказанных услуг, налоговая ставка и сумма НДС), должны быть переведены на русский язык. Перевода иной информации, не относящейся к вычету входного налога (например, правил перевозки багажа, условий применения тарифов), не требуется. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 1 октября 2013 г. № 03-07-15/40623от 10 апреля 2013 г. № 03-07/11/11867 и ФНС России от 17 октября 2013 г. № ЕД-4-3/18593. Конкретных правил, как должен быть оформлен перевод, законодательство не устанавливает. Целесообразно сделать перевод нужных строк билета на отдельном листке и приложить его к билету. Перевести документ на русский язык может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, владеющий иностранным языком (письма Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725,от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170). Заверять перевод нотариально не требуется.

Для принятия НДС к вычету проездные документы с выделенной суммой налога нужно зарегистрировать в книге покупок (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, письма Минфина России от 3 декабря 2013 г. № 03-07-11/52565от 21 сентября 2012 г. № 03-07-11/393).

Принять НДС к вычету можно только в том налоговом периоде, в котором проездные документы включены сотрудником в авансовый отчет по командировке (письмо Минфина России от 20 мая 2008 г. № 03-07-11/197).

<…>

НДФЛ

С компенсации документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не удерживайте* (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом налог не удерживается и в том случае, если фактические расходы на проезд, произведенные с разрешения работодателя, превышают размеры, определенные в локальном нормативном акте организации (письмо Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364). Не надо включать в доход сотрудника и сбор, удержанный при возврате билета, если командировка отменена. Основание – квитанция о приеме билета с указанием суммы сбора. Этот документ сотрудник должен приложить к авансовому отчету при возврате наличных денег, полученных под отчет.

<…>

Страховые взносы

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд начислять не нужно* (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗч. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости неиспользованного авиабилета, если командированный сотрудник опоздал на рейс. Впоследствии он улетел по новому билету

Нет, не нужно.*

Cтоимость первоначально приобретенного авиабилета, даже несмотря на то что его не использовали по назначению, нельзя рассматривать в качестве облагаемого НДФЛ дохода сотрудника. И вот почему.

По общему правилу НДФЛ облагаются доходы, полученные человеком как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 210 НК РФ).

В свою очередь, к доходам в натуральной форме, в частности, относятся:
– стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), полностью или частично оплаченных организацией за сотрудника в его интересах;
– стоимость товаров (работ, услуг), предоставленных сотруднику на безвозмездной основе или с частичной оплатой;
– стоимость товаров (работ, услуг), выданных в счет оплаты труда.

Об этом сказано в пункте 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ.

При этом доходом признается экономическая выгода, полученная в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ).

Из совокупности приведенных норм следует, что доход в натуральной форме у сотрудника возникнет лишь в том случае, если оплата товаров (работ, услуг) произведена в его интересах, то есть человек получил экономическую выгоду.

Однако в рассматриваемой ситуации первоначальный билет приобретали не для личных целей сотрудника – он ездил в командировку в интересах организации. И тот факт, что человек не использовал билет по назначению, пусть и по своей вине, значения не имеет. Кроме того, данный авиабилет сотрудник не сможет использовать и впоследствии для своих личных целей. Значит, в рассматриваемой ситуации экономической выгоды у сотрудника не возникает.

А раз так, удерживать налог нет оснований.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Рекомендация: Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

<…>

Командировочные расходы

Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по заданию, указанному в приказе руководителя. С учетом особенностей задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71
– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71
– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71
– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71
– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71
– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т. д.) в бухучете сделайте проводку:

Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60)
– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3
– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 71
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях пунктов 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 7150-3).*

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

5. Рекомендация: Какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:

  • оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;
  • косвенно подтверждает произведенные расходы.*

Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:

  • оплату билета;
  • факт поездки.

Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:

  • чек контрольно-кассовой техники;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.*

При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:*

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.*

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515 и от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1.

Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон. Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.

Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:

При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности, инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).

Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.

Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация» (Документы/Минтранс/Авиация). Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.

О порядке оформления перевода документов на русский язык см. Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки.

Внимание: для целей вычета НДС по электронным билетам наличие маршрут/квитанции (контрольного купона электронного проездного документа, квитанции электронного многоцелевого документа), оформленной на утвержденном бланке строгой отчетности (с выделенной суммой налога), является обязательным (п. 1 и 7 ст. 172 НК РФ).

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

6. Ситуация: Как отразить в бухучете приобретение электронного билета на проезд сотрудника в командировку поездом. Организация не получает контрольный купон билета, оформленный на бланке строгой отчетности

Приобретение электронного билета отразите как обычную оплату услуг сторонней организации.

Электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о железнодорожной перевозке представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Такое определение содержится в приказе Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).

Покупку электронного железнодорожного билета отразите в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации:

Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачен электронный железнодорожный билет, приобретенный для сотрудника, направленного

в командировку (на основании платежного поручения).

После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку, спишите стоимость электронного билета на затраты (п. 57 ПБУ 10/99).

В учете отразите это так:

Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.*

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка