Журнал, справочная система и сервисы
№4
Февраль

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Сегодня «Главбух» за 9682 рубля!
№4
2 марта 2015 458 просмотров

Мы хотим отправить сотрудника (специалиста по качеству) на завод-производитель (Чехия) продукции, которую мы реализуем в России на неопределенный срок (месяца на 3) для постоянного контроля этапов и оперативного планирования производства продукции. Этот завод является так же нашим учредителем. Там он будет исполнять свои должностные обязанности.1. Т.к. нет четких сроков - это уже не командировка ведь?2. Проезд и проживание будем оплачивать мы, суточных соответственно не будет. Не знаем как правильно все оформить. Надо ведь делать доп.соглашение к трудовому договору по изменению условий работы (смена территории)3. т.к. он будет там меньше 183 дней доходы облагать по ставке 13%?Спасибо!

Но обратите внимание: срок командировки законом не регламентирован и определяется исключительно руководством компании. Приказом руководителя срок командировки может быть как сокращен (отзыв сотрудника из командировки), так и продлен.

Изменение условий трудового договора, например, перевод сотрудника на работу в другую местность, оформляется доп.соглашением. Сотруднику положена компенсация за переезд и обустройство на новом месте.

Когда физ.лицо находится более 183 дней на территории РФ, оно признается налоговым резидентом РФ, и его доходы подлежат налогообложению НДФЛ по ставке 13%. Обратите внимание: так как ваш сотрудник в данном случае будет получать вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, то в соответствии со ст. 208 НК РФ его доход будет считаться доходом, полученным от источников за пределами РФ, а, следовательно, согласно ст. 228 НК РФ сотруднику придется самостоятельно рассчитать и уплатить налог, а также сдать налоговую декларацию 3-НДФЛ.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Журнал «Трудовые споры» № 8, Август 2013. Компания приобрела иностранный бизнес. Как не разориться на своих представителях за границей

Любая компания заинтересована в расширении своего присутствия на рынке, для чего она приобретает новые активы, в том числе другие компании, создает филиалы и представительства, а также совместные предприятия с иностранными партнерами. Для реализации подобных масштабных проектов головному офису необходимо, чтобы на местах были представители компании, которые смогут оперативно принимать важные решения. В связи с этим возникает вопрос, каким образом оформить подобные поездки сотрудников. Наиболее очевидный вариант – это направление работника в командировку, чтобы он сформировал команду из местных специалистов, обучил их, а затем вернулся обратно. Но на практике командировка не всегда является наиболее удобным способом: пребывание сотрудника может затянуться, и не всегда можно заранее определить срок такой командировки, что вызывает сложности с администрированием таких поездок. При этом зачастую бывает необходимо, чтобы представитель головного офиса обладал властными полномочиями по отношению к персоналу на местах, а для этого надо включить его в штат принимающей компании. Другие варианты – включение работника в штат принимающей компании на условиях совместительства или его окончательный переход в другую компанию с увольнением из головной организации. Эти способы, так же, как и командировка, имеют свои преимущества и недостатки. Перед тем, как определить, какой вариант является оптимальным для работодателя, следует проанализировать особенности реализации проекта, а также условия, которые предлагает компания-партнер.

Направление работника в командировку

В ситуации, когда работника необходимо отправить в территориально удаленное подразделение, командировка работника представляется наиболее подходящим вариантом. В соответствии со ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Порядок направления, формы необходимых документов для оформления командировки установлены законодательством. Сложилась устойчивая практика их применения, обычно не вызывающая вопросов ни у компаний, ни у проверяющих инстанций. Именно поэтому многим работодателям командировка представляется наиболее оптимальным способом решения поставленных задач. Направление работника в командировку удобно для работодателя, когда четко понятен срок командировки и маловероятно, что возникнет необходимость продления служебной поездки, а работнику не нужно обладать властными полномочиями и давать поручения работникам принимающей организации. Командировки удобны и для заграничных поездок, если они не очень длительны.

Преимущества. Одним из преимуществ командировки является сохранение за командированным работником основного места работы. Таким образом, работник может не опасаться, что трудовые отношения с ним будут прекращены. Также на время командировки за работником сохраняются дополнительные гарантии и компенсации, установленные локальными актами по основному месту работы. Кроме того, крайне важным для работодателя является возможность командирования работника без получения его предварительного согласия на такую поездку, поскольку отправление в командировку является обязанностью работника, за исключением отдельных категорий лиц (например, матери, имеющие малолетних детей или детей-инвалидов – ч. 2 ст. 259 ТК РФ). За отказ от командировки в остальных случаях работодатель может применить к работнику дисциплинарное взыскание. Кроме того, для управления приобретенными активами в командировки, как правило, направляются руководящие сотрудники, которые понимают важность таких поручений и зачастую не отказываются от командировок.

Недостатки. Выполнение работником поручений принимающей организации может создать ряд сложностей во взаимоотношениях работника с принимающей стороной. В частности, командируемый работник не имеет права давать какие-либо распоряжения работникам организации прикомандирования и настаивать на их выполнении. Это может повлечь дополнительные сложности при направлении в командировку руководителей и топ-менеджеров, в обязанности которых входит принятие ключевых решений. Отсутствие прямой подчиненности у работников принимающей стороны может привести к несвоевременному исполнению поставленных задач, а также к конфликтным ситуациям. В свою очередь командируемые работники не обязаны подчиняться распоряжениям и приказам руководителя компании, в которую они направлены, на них также не распространяется действие локальных нормативных актов компании прикомандирования, за исключением установленного режима труда и отдыха (п. 8 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62). Это обусловлено тем, что на время командировки работодателем по-прежнему остается командирующая, а не принимающая организация. Кроме того, в случае причинения командированным работником вреда работодателю или принимающей стороне привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности достаточно затруднительно, поскольку пребывание в командировке не является основанием для приостановления срока привлечения к ответственности (ст. 193 ТК РФ).

Нередко у организаций возникает необходимость отправить того или иного специалиста для выполнения значительного объема работ, срок окончания которых не всегда ясен. В связи с этим существенное значение приобретает вопрос о продолжительности командировки. В настоящее время ограничение командировки по продолжительности не установлено, однако она в любом случае должна носить временный характер. Командировка должна заканчиваться с наступлением определенного события, а именно выполнением поручения работодателя, которое было дано работнику перед его направлением в командировку. В противном случае направление работника в длительную командировку может быть расценено контролирующими органами как перевод на другую работу, к которому должны применяться нормы ст. 72.1 ТК РФ. Вместе с тем в случае командировки работника в структурное подразделение или зависимую организацию, находящуюся за рубежом, компании приходится решать дополнительные вопросы, связанные с налогообложением. На территории многих иностранных государств установлен более высокий налог на доходы физических лиц, чем в Российской Федерации. Кроме того, в случае длительного пребывания работника за границей (более 180 дней) он может утратить статус налогового резидента Российской Федерации и будет вынужден платить НДФЛ в повышенном размере. В связи с этим работодатель зачастую вынужден доводить размер заработной платы работников до прежнего уровня, выплачивая им различного вида премии и надбавки, что влечет дополнительные затраты. Кроме того, эти выплаты не будут соответствовать цели премирования, поскольку премия должна выплачиваться, прежде всего, за какие-либо достижения в работе, а не с целью компенсации налоговых издержек, что может также вызвать вопросы у налоговых органов.*

2. Журнал «Зарплата» № 5, Май 2013. Если сроки командировки изменились

Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам — в главе 24 Трудового кодекса.

Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ)

Ни один из этих документов не устанавливает ни порядок отзыва работника из командировки, ни порядок продления командировки.*

Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку.

Какими документами оформляется командировка

Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:

Формы первичных учетных документов организация вправе разработать самостоятельно

С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать в работе формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Первичные учетные документы должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Унифицированные формы № Т-10а, Т-9 и Т-10 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

  • - приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме № Т-9 или самостоятельно разработанной форме;
  • - командировочное удостоверение по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках);
  • - выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан (п. 26 Положения о командировках):

Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55

  • - представить работодателю авансовый отчет по форме № АО-1 об израсходованных в связи с командировкой суммах или по самостоятельно разработанной форме (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П);
  • - произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному ему перед отъездом в командировку.

К авансовому отчету работник должен приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).

Отчет о выполненной работе оформляется по унифицированной форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной организацией

Кроме авансового расчета, ему также нужно представить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем своего структурного подразделения (п. 26 Положения о командировках).

Документальное оформление изменения срока командировки

Положение о командировках. Порядок отзыва из командировки или продления ее срока может быть установлен в положении о командировках, принятом в организации. В нем, в частности, может быть определено, что при необходимости решение об отзыве сотрудника из командировки (продлении первоначально установленного срока) принимает генеральный директор по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом руководителя организации.

Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.

В случае изменения срока командировки вносить изменения в служебное задание, приказ или командировочное удостоверение не нужно, но придется оформить дополнительные документы.

Приказ руководителя. Поскольку срок командировки указывается в приказе о направлении работника в командировку, логично, что и решение об отзыве из командировки или продлении ее срока будет также оформлено приказом. С этим согласны и специалисты Минфина России (письмо от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).

Вместо приказа об изменении срока командировки — резолюция

На практике нередко бывает, что перерасчет командировочных расходов бухгалтерия производит на основании командировочного удостоверения с резолюцией руководителя организации, например такой:

— «Разрешаю считать срок командировки 10 дней (вместо 12). 23 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае отзыва из командировки;

— «Срок командировки продлить на четыре дня. 25 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае продления командировки.

Приказ об отзыве из командировки или продлении ее срока поможет обосновать возникшие дополнительные расходы и признать их в полной сумме в налоговом учете.

Отзыв из командировки

Отозвать сотрудника из служебной поездки работодатель может в нескольких случаях, например:

  • - в связи с досрочным выполнением работником служебного задания;
  • - если во время следования работника к месту командирования в выполнении служебного задания отпала необходимость;
  • - невозможно выполнить служебное задание по независящим от сотрудника причинам.

Какими документами оформляется отзыв работника из командировки, покажем на примере.

Пример 1

Сотрудник ОАО «Пастораль» ведущий юрисконсульт И.И. Пастушков направлен в служебную командировку в ООО «Астрея» в г. Владивосток для проведения подготовительной работы по заключению контракта. Согласно приказу срок командировки составит 10 рабочих дней — с 15 по 26 апреля 2013 года. 19 апреля он сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что закончит выполнение служебного задания досрочно 22 апреля.

Какие документы нужно оформить для отзыва сотрудника из командировки?

Решение

Чтобы отозвать сотрудника из командировки, нужен соответствующий приказ руководителя организации.

Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник

Получив от начальника структурного подразделения служебную записку об отзыве работника из командировки (образец приведен на с. 98), руководитель организации поставит на ней:

— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ об отзыве И.И. Пастушкова из командировки с 23 апреля 2013 года»;

— подпись.

Образец 1 Образец служебной записки

После этого отдел кадров подготовит приказ от отзыве работника из командировки. Образец приказа смотрите на с. 99.

При наличии приказа руководителя организации начальник структурного подразделения, в котором трудится командированный работник, должен сообщить работнику об отзыве из командировки.

С приказом сотрудник будет ознакомлен под роспись по возвращении из командировки.

А причины, по которым он вернулся раньше, работник изложит в отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.

Унифицированные формы № Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Табель. Если сотрудник вернулся из командировки досрочно, в табеле учета рабочего времени со дня его выхода на работу будет проставляться один из «рабочих» кодов в зависимости от графика его работы, например буквенный код Я или цифровой 01 (продолжительность работы в дневное время).

Перерасчет аванса. На основании приказа об отзыве из командировки бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.

Образец 2 Образец приказа

Неизрасходованный остаток сотрудник может вернуть в кассу организации, или эта сумма будет удержана из его заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

При выплате заработной платы можно удерживать не более 20% начисленной суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Продление срока служебной командировки

По каким причинам может понадобиться продление срока командировки? Командировка может быть продлена, например, в связи с производственной необходимостью, когда:

  • - в этом заинтересована принимающая сторона;
  • - работодатель поручает командированному сотруднику дополнительный объем работы;
  • - работник не успевает выполнить командировочное задание, в том числе по независящим от него причинам.

Продление возможно и по причине болезни сотрудника, а также в связи с транспортными проблемами (например, опозданием поезда, самолета, отсутствием билетов и т. д.).

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1, только теперь накануне окончания командировки 25 апреля И.И. Пастушков сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что для выполнения служебного задания ему необходимо еще четыре дня.

Какие документы нужно оформить для продления командировки?

Решение

Как и в случае отзыва из командировки, для продления срока командировки нужен приказ руководителя организации. Он оформляется на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник. Образец служебной записки смотрите на с. 101.

Получив от начальника структурного подразделения служебную записку, руководитель организации принимает решение и ставит на ней:

— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ о продлении командировки И.И. Пастушкова с 27 по 30 апреля 2013 года»;

— подпись.

Далее отдел кадров подготовит приказ о продлении срока командировки. Образец приказа представлен на с. 102.

О продлении срока командировки работнику сообщит начальник структурного подразделения, в котором он трудится.

С приказом сотрудник сможет ознакомиться по возвращении из командировки. В отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался в командировке.

Образец 3 Образец служебной записки

Табель учета рабочего времени. Если сотрудник задержался в командировке, в табеле эти дни будут отмечены буквенным кодом К или цифровым 06 без указания отработанных часов.

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия (ч. 2 ст. 113 ТК РФ)

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле нужно дополнительно отразить буквенным кодом РВ или цифровым кодом 03: К/РВ или 06/03. Указывать количество отработанных часов нужно только в случае, когда работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда России в недавно опубликованном письме от 14.02.2013 № 14-2-291.

Расчет с работником. По возвращении из командировки с сотрудником будет произведен расчет, а именно:

  • - выплачены суточные в полном размере (п. 11, 17 и 19 Положения о командировках);
  • - возмещены документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 14 и 21 Положения о командировках);
  • - выплачен средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения о командировках).

Образец 4 Образец приказа*

3. Налоговый кодекс РФ

Статья 208. Доходы от источников в Российской Федерации и доходы от источников за пределами Российской Федерации

3. Для целей настоящей главы к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации, относятся:*

6) вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами Российской Федерации.* При этом вознаграждение директоров и иные аналогичные выплаты, получаемые членами органа управления иностранной организации (совета директоров или иного подобного органа), рассматриваются как доходы от источников, находящихся за пределами Российской Федерации, независимо от места, где фактически исполнялись возложенные на этих лиц управленческие обязанности;

Статья 228. Особенности исчисления налога в отношении отдельных видов доходов. Порядок уплаты налога

1. Исчисление и уплату налога в соответствии с настоящей статьей производят следующие категории налогоплательщиков:

3) физические лица - налоговые резиденты Российской Федерации, за исключением российских военнослужащих, указанных в пункте 3 статьи 207 настоящего Кодекса, получающие доходы от источников, находящихся за пределами Российской Федерации, - исходя из сумм таких доходов;*

2. Налогоплательщики, указанные в пункте 1 настоящей статьи, самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в соответствующий бюджет, в порядке, установленном статьей 225 настоящего Кодекса.*

Общая сумма налога, подлежащая уплате в соответствующий бюджет, исчисляется налогоплательщиком с учетом сумм налога, удержанных налоговыми агентами при выплате налогоплательщику дохода. При этом убытки прошлых лет, понесенные физическим лицом, не уменьшают налоговую базу.

3. Налогоплательщики, указанные в пункте 1 настоящей статьи, обязаны представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию.

4. Общая сумма налога, подлежащая уплате в соответствующий бюджет, исчисленная исходя из налоговой декларации с учетом положений настоящей статьи, уплачивается по месту жительства налогоплательщика в срок не позднее 15 июля года, следующего за истекшим налоговым периодом.*

4. Письмо Минфина России от 22.08.2013 № 03-04-05/34436.НДФЛ: исполнение трудовых обязанностей за пределами РФ

Вопрос
«В период 2009-2011 годов я работал в открытом акционерном обществе на проекте конвертации пассажирского самолета в грузовую версию. Работы по данному проекту велись в конструкторском бюро корпорации в городе Дрезден, ФРГ. Для выполнения мною своих трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором и должностной инструкцией, а также задании на командировки, я направлялся за пределы РФ на длительные периоды времени, что в свою очередь повлекло за собой потерю статуса налогового резидента. Исполнение трудовых обязанностей за пределами РФ также подтверждается уплатой мною подоходного и других налогов в налоговое ведомство ФРГ. В соответствии с "Соглашением от 29 мая 1996 года между Российской Федерацией и Федеративной Республикой Германия, об избежании двойного налогообложения в отношении налогов на доходы и имущество", а именно п.1 статьи 15 "Доходы от работы по найму", взимание налогов другим государством (ФРГ) возможно только вследствие выполнения работ на территории этого государства (ФРГ). Следовательно, взимание с меня налога на доходы физических лиц в Федеративной Республике Германии происходило вследствие выполнения мною трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором за пределами РФ. Также о фактическом выполнении своих трудовых обязанностей вне пределов РФ свидетельствует предоставление мне (по инициативе работодателя) национальной визы с разрешением работать на территории ФРГ, не требуемой для выполнения отдельных служебных поручений, (командировок), но необходимой для выполнения работ на территории ФРГ.
В связи с невозможностью расценить выполнение трудовых обязанностей вне пределов РФ как перевод на другую работу в соответствии со ст.72.1 ТК РФ из-за отсутствия обособленного структурного подразделения на территории ФРГ, в которое возможен был бы перевод работника, для отнесения затрат, связанных с пребыванием за пределами РФ на командировочные расходы (для целей налогообложения), нахождение сотрудников за пределами РФ на длительный период времени для выполнения ими своих трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, оформлялось открытым акционерным обществом как командировка. В связи с нахождением в длительных командировках, в 2008-2009 гг. мною был утрачен статус налогового резидента, вследствие чего налоговым агентом НДФЛ за 2009 год был рассчитан и уплачен по ставке 30%.
Прошу разъяснить: является ли полученная мною заработная плата вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства, которое относится к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации?

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц доходов сотрудника организации, направляемого за пределы Российской Федерации, и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
Пунктом 2 статьи 207 Кодекса установлено, что налоговыми резидентами Российской Федерации признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.
В соответствии со статьей 167 Трудового кодекса Российской Федерации при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется, в частности, сохранение среднего заработка.
Таким образом, в период нахождения за пределами Российской Федерации организация выплачивает сотруднику сумму среднего заработка, гарантированному ему при направлении в служебную командировку в соответствии со статьей 167 Трудового кодекса Российской Федерации.
Указанные выплаты среднего заработка при направлении работника в служебную командировку, не являющиеся вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами Российской Федерации, производимые российской организацией, относятся к доходам от источников в Российской Федерации.
Учитывая положения пункта 2 статьи 207 Кодекса, в случае нахождения сотрудника организации в Российской Федерации менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев, предшествующих дате получения дохода, такое лицо не будет признаваться налоговым резидентом Российской Федерации, и его доходы от источников в Российской Федерации подлежат обложению по ставке 30 процентов.
В случае, если трудовой договор предусматривает определение места работы сотрудника как место нахождения его рабочего места в иностранном государстве, поездка работника для выполнения трудовых обязанностей в месте, предусмотренном трудовым договором, не будет требовать оформления командировки, а вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами Российской Федерации будет относиться к доходам от источников за пределами Российской Федерации. Указанное вознаграждение, полученное физическими лицами, признаваемыми налоговыми резидентами Российской Федерации, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 13 процентов, а в случае, если его получатели не признаются налоговыми резидентами Российской Федерации, не является объектом обложения налогом на доходы физических лиц в Российской Федерации.*»
5. Журнал «Трудовые споры» № 10, Октябрь 2013. Правила перевода сотрудника в филиал

Перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает в соответствии с условиями трудового договора (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). При переводе подобные условия трудового договора изменяются.

Местность, в которую осуществляется перевод, считается другой, если она находится за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).*

Перемещение

Не является переводом перемещение работника у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, которое не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. ст. 72.1 ТК РФ).

Обязанности работодателя в связи с переводом работника в филиал

Рассмотрим, какие обязанности возникают у работодателя в связи с переводом работника из головного офиса в региональное подразделение.

Сохранить рабочее место

Обязанность сохранить за работником его прежнее рабочее место зависит от срока перевода.

Временный перевод. При временном переводе за работником сохраняется прежнее рабочее место. Если по окончании срока перевода он не потребовал возвращения на свое рабочее место и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ).*

Постоянный перевод. В случае постоянного перевода работодатель не обязан сохранять за работником прежнее рабочее место.

Компенсировать расходы на переезд

К членам семьи относятся только супруги, родители (усыновители) и дети (усыновленные) (ст. 2 Семейного кодекса РФ)

Если переезд в другую местность обусловлен переводом на новое место работы, работодатель обязан взять на себя следующие расходы (ст. 165 и 169 ТК РФ):

- по переезду самого работника и членов его семьи;
- провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику средства передвижения);
- обустройству на новом месте жительства.

Коммерческая компания самостоятельно определяет размер возмещения и порядок его выплаты (ч. 2 ст. 169 ТК РФ).

Документальное оформление перевода

Перевод работника на другую постоянную работу требует документального оформления.

Какие формы документов использовать

Согласно статье 21 Федерального закона от 06.11.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» компании не обязаны применять формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. При этом Закон № 402-ФЗ не ограничивает право использовать те унифицированные формы, которые стали уже привычными.

Решение работодателя о переводе

Решение о переводе на работу в другую местность принимает руководитель компании на основании предложения руководителя филиала, его служебной записки (см. образец 1).

При стратегических изменениях в развитии компании принципиальное решение о необходимости перевода группы работников могут принять и участники общества (учредители).

Образец 1 Служебная записка о переводе

Предложение работнику о переводе на работу в другую местность

Если руководитель компании сочтет правильным смену места работы и жительства определенного сотрудника, он должен предложить работнику перевод на работу в другую местность.

Необходимость заручиться письменным согласием сотрудника на перевод установлена частью 1 статьи 72.1 Трудового кодекса. Решение этого вопроса не может быть односторонним, поскольку оно затрагивает определенные сторонами условия трудового договора.

Чтобы получить такое согласие, прежде нужно подготовить письменное предложение сотруднику о переводе и переезде на новое место работы.

Допускается составить данное предложение в произвольной форме (см. образец 2).

Образец 2 Предложение о переводе

Согласие или отказ работника

Работник должен выразить свое согласие или отказ письменно также в произвольной форме (см. образец 3).

Образец 3 Заявление о согласии на перевод

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Изменение определенных сторонами условий трудового договора необходимо зафиксировать дополнительным соглашением. В его тексте уместно определить также и порядок компенсации расходов на переезд работника и его семьи, провоз имущества, обустройство на новом месте, а также другие условия, которые стороны сочтут нужным определить.

В случае развития систематической филиальной сети удобнее разработать положение о компенсации расходов работникам, где установить единообразные нормы по возмещению расходов по переезду работников к новым местам работы. Если в другую местность переезжают один-два работника, условия возмещения расходов достаточно внести в дополнительное соглашение к трудовому договору. Образец дополнительного соглашения ниже.

Образец 4 Фрагмент дополнительного соглашения к трудовому договору

Приказ о переводе

После подписания сторонами дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель издает приказ о переводе работника на работу в другую местность (образец 6 на с. 112).

Запись в трудовой книжке

Перевод на постоянное место работы сопровождается записью в трудовой книжке (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). Образец внесения записи смотрите ниже.

Образец 5 Запись в трудовой книжке

Налоги и взносы

В связи с исполнением финансовых обязательств при переводе работника на работу в другую местность у работодателя могут возникнуть обязанности по уплате налогов и взносов.

Налог на прибыль

Выплаченные работнику суммы возмещения расходов на проезд и обустройство предусмотрены трудовым законодательством, установлены дополнительным соглашением сторон трудового договора и связаны с получением дохода организацией. Поскольку эти затраты обоснованны и документально подтверждены, компания вправе учесть их для целей налогообложения в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Образец 6 Приказ о переводе

НДФЛ

Затраты работника на переезд и обустройство не облагаются НДФЛ. Пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса освобождает от уплаты НДФЛ со всех видов установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).

Следовательно, суммы возмещения организацией стоимости проезда работника и членов его семьи к месту работы, производимого в связи с его переездом на работу в другую местность, не облагаются НДФЛ в размере, установленном трудовым договором. Это подтверждают и письма Минфина России от 26.05.2008 № 03-04-06-01/140 и от 30.05.2007 № 03-04-06-01/165.

Страховые взносы

На сумму возмещения работодателем расходов, связанных с переездом работника к новому месту работы, в размерах, определенных трудовым договором, суммы страховых взносов не начисляются:

- на основании части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;
- подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».*

Бухгалтерский учет

Покажем порядок отражения в бухгалтерском учете возмещения расходов работодателем сотруднику при переезде из одного региона в другой на примере.

Пример

Менеджер отдела корпоративного менеджмента ставропольского филиала ООО «Рассада» С.Т. Пуля переведен на работу во владимирский филиал на должность старшего менеджера с окладом 50 000 руб. в месяц. Бухгалтерия ООО «Рассада» выдала аванс С.Т. Пуле на переезд в сумме 35 000 руб.

В дополнительном соглашении к трудовому договору установлено, что фирма компенсирует работнику документально подтвержденные расходы:

— на проезд сотрудника с семьей из г. Ставрополя в г. Владимир в плацкартном вагоне поезда;

— провоз имущества;

— суточные за дни проезда.

После переезда работник обратился к директору владимирского филиала с заявлением, в котором изложил просьбу компенсировать понесенные расходы на переезд. Образец заявления см. ниже.

К заявлению работник приложил документы, подтверждающие расходы: железнодорожные билеты и квитанции об оплате провоза багажа.

Образец 7 Заявление о возмещении расходов при переводе

На заявлении директор владимирского филиала ООО «Рассада» П.В. Матвеев поставил распорядительную визу следующего содержания: «В бухгалтерию: оплатить с зачетом аванса 35 000 руб.».

Необходимо отразить выплату компенсации в бухгалтерском учете.

Решение

В бухгалтерском учете будут отражены следующие проводки:

ДЕБЕТ 73 КРедит 50

— 35 000 руб. — выдан аванс работнику С.Т. Пуле на переезд к месту работы;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 73

— 58 100 руб. (35 000 руб. + 17 500 руб. + 5600 руб.) — отражена в составе расходов сумма фактических расходов по переезду работника к новому месту работы;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50

— 23 100 руб. (58 100 руб. – 35 000 руб.) — выплачена работнику С.Т. Пуле компенсация расходов, связанных с переводом на работу в другую местность, с зачетом ранее полученного аванса.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Вы уже перешли на онлайн-кассы?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка