Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
16 марта 2015 2970 просмотров

Привет. Сотрудники используют личные авто для служебных поездок. Как правильно оформить договора аренды, на основании каких документов списывать бензин, может ли арендатор приобретать зап.части для этих машин, какие налоги платить с арендной платы? Это будет аренда с экипажем?спасибо.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Рекомендация: Что нужно учесть при составлении договора аренды личного автомобиля сотрудника.

Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ.

Проверьте, указаны ли в договоре следующие данные:

  • марка автомобиля;
  • год выпуска и цвет;
  • номер кузова и двигателя;
  • государственный регистрационный номер.

Чтобы все сведения были максимально точными, сверьте их с паспортом транспортного средства (ПТС) или со свидетельством о регистрации.

Также в договоре лучше сразу прописать обязанность сотрудника передать вам документы, необходимые для эксплуатации автомобиля. В частности, это оригиналы свидетельства о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. А чтобы весь этот набор сотрудник представил вовремя, можно предусмотреть в том же договоре неустойку, штраф или пени за нарушение сроков.*

Но помните, что право собственности остается за сотрудником. Оно перейдет к вашей организации, только если руководство решит выкупить автомобиль (ст. 608 ГК РФ).

Главбух советует: арендуя личный автомобиль сотрудника, обязательно ознакомьтесь с условиями страхования транспорта (ОСАГО).

Если взяли в аренду уже застрахованный автомобиль, возможны две ситуации.

Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.

Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если запланировано что управлять транспортом будут другие люди, то в полис нужно будет внести изменения. Причем сделать это должен будет сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор не обязывает сотрудника-арендодателя оформить страховку, все дополнительные расходы понесет организация-арендатор (ст. 646 и 637 ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Если же арендуете незастрахованный автомобиль, то оформить полис ОСАГО придется самостоятельно и за свой счет. Ведь страховать ответственность обязан именно тот, кто владеет автомобилем. То есть не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

БСС «Система Главбух» 2015

Олег Хороший

государственный советник налоговой службы РФ II ранга

2. Рекомендация:Заключаем с работником договор аренды автомобиля

<…>

Договор аренды

Форма и статус договора. Согласно требованиям статьи 643 Гражданского кодекса договор аренды автомобиля без экипажа:

  • заключается в письменной форме независимо от срока договора;
  • не требует государственной регистрации.

Объект договора. Согласно части 3 статьи 607 ГК РФ в договоре аренды должны быть указаны данные, которые позволяют определенно установить имущество, передаваемое в аренду. Это значит, что в договоре аренды автомобиля нужно указать:

  • марку машины;
  • год выпуска;
  • цвет;
  • номер кузова и двигателя;
  • государственный регистрационный номер.

Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, договор не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ).

Обратите внимание: работник не отвечает за недостатки сданного в аренду автомобиля, только если они (ч. 2 ст. 612 ГК РФ):

  • отмечены при заключении договора;
  • известны арендатору заранее;
  • обнаружены арендатором во время осмотра машины при заключении договора.*

Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Она определяется по договоренности сторон.

Цель аренды. Субаренда. Вполне закономерное желание владельца ограничить использование автомобиля стороны могут отразить в договоре. Например, для микроавтобуса оговорить допустимость только пассажирских перевозок и запрет на перевозку грузов. Также стороны вправе условиться о субаренде: разрешается или нет. Если это условие не отразить, арендатор вправе сдавать автомобиль в субаренду без согласия владельца (ст. 647 ГК РФ).

Арендная плата. В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы.

Сроки внесения платежей арендатор и арендодатель определяют самостоятельно. Как правило, арендная плата вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ГК РФ). В договоре можно установить и иной порядок, например в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов (ст. 614 ГК РФ).*

Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год. Это предусмотрено частью 3 статьи 614 Гражданского кодекса.

Потребовать уменьшения арендных платежей может только работодатель, если обнаружит недостатки арендованного автомобиля, за которые отвечает работник. Такая норма установлена частью 1 статьи 612 Гражданского кодекса.

Если арендная плата не будет выплачена в срок два раза подряд, то работник может потребовать досрочного расторжения договора (ч. 5 ст. 614 ГК РФ).

Расходы каждой стороны. Гражданское законодательство (ст. 644—646 ГК РФ) возлагает основные расходы по содержанию и эксплуатации автомобиля на арендатора. Однако сторонам оставлена возможность иначе перераспределить обязанности по содержанию (мелкий и капитальный ремонт), страхованию, эксплуатации арендованного автомобиля. Это означает, что в договоре должно быть четко прописано, кто какие расходы несет. Запись о распределении расходов — основа для их признания при исчислении налога на прибыль арендатора.*

Остановимся подробнее на расходах на страхование арендованного автомобиля.

Согласно пункту 1 статьи 4 Федерального закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» (далее — Закон № 40-ФЗ) страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств является обязательным условием эксплуатации автомобиля. В настоящее время существует обязательное страхование автогражданской ответственности (ОСАГО) и добровольное (КАСКО и ДСАГО) (ст. 4 и 5 Закона № 40-ФЗ) (см. таблицу ниже).

Таблица.

Вид договора Предмет договора
ОСАГО Страхование риска гражданской ответственности владельца автомобиля, которая может наступить вследствие причинения вреда жизни, здоровью или имуществу других лиц при использовании транспортных средств
КАСКО Страхование автомобиля от различных рисков — угона (хищение, кража, грабеж, разбой) и ущерба (ДТП, пожар, взрыв, стихийное бедствие и т. д.)
ДСАГО Дополнительное (к ОСАГО) добровольное страхование на случай:
– наступления ответственности, не относящейся к страховому риску по обязательному страхованию, в случаях, перечисленных в пункте 2 статьи 6 Закона № 40-ФЗ (например, при причинении водителем вреда при погрузке груза на транспортное средство или его разгрузке);
– недостаточности страховой выплаты по ОСАГО для полного возмещения вреда, причиненного жизни, здоровью или имуществу потерпевших

В этой связи нужно обратить внимание на следующее. Возможно, что к моменту передачи машины в аренду работник уже застраховал гражданскую ответственность и в полисе ОСАГО указаны конкретные лица, которые имеют право на управление автомобилем. Если работодатель хочет, чтобы им управляли другие люди, работник должен самостоятельно внести в полис изменения, заключив со страховой компанией дополнительное соглашение о допущении к вождению автомобилем неограниченного числа лиц. Эту обязанность арендодателя рекомендуется прописать в договоре.

<…>

Прекращение договора. По общему правилу договор аренды прекращается по истечении срока аренды. Если же арендодатель или арендатор захочет расторгнуть договор в любое другое время, то предупредить об этом другую сторону нужно за месяц (хотя в договоре могут быть установлены и иные сроки). Об этом говорится в пункте 2 статьи 610 ГК РФ. Соглашение об изменении или расторжении договора стороны должны оформить в письменной форме (ч. 1 ст. 452 ГК РФ).

При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю автомобиль в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором, если в договоре об этом было сказано отдельно (ч. 1 ст. 622 ГК РФ).

Продление аренды. В отношении договора аренды автомобиля без экипажа не действует правило о том, что добросовестный арендатор имеет преимущественное право на заключение договора аренды на новый срок (ч. 2 ст. 642 ГК РФ).

Акт приема-передачи автомобиля

От арендодателя арендатору. Факт передачи автомобиля отражается в акте приема-передачи автотранспортного средства. Его можно составить произвольно или использовать форму № ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.

В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Образец документа приведен ниже.

<…>

Журнал «Зарплата» № 7, Июль 2010

3.Справочники:Договор аренды транспортного средства без экипажа

ДОГОВОР АРЕНДЫ № 20
транспортного средства без экипажа

г. Москва 02.02.2015

Гражданин Колесов Юрий Иванович (далее – Арендодатель), с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Альфа» в лице генерального директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании Устава (далее – Арендатор), с другой стороны, заключили договор аренды о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное
средство (далее – автомобиль), находящееся в собственности Арендодателя, без экипажа и
оказания услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации.

1.2. Характеристики автомобиля:
– марка – ТОЙОТА КАМРИ;
– регистрационный знак – Т543НЕ99;
– идентификационный номер (VIN) – JТ4RN56S2F0139247;
– тип – седан;
– категория – В;
– год выпуска – 2012;
– двигатель – № 2GRFE 3500CC;
– цвет – белый;
– мощность двигателя (кВт/л. с.) – 99/135;
– паспорт ТС – серия 62АС № 776059;
– свидетельство о регистрации транспортного средства – серия 45 ЕХ № 062540.

1.3. На автомобиль установлено дополнительное оборудование – автомагнитола «W2-D9158T 3G», плата за пользование которой включена в арендную плату.

1.4. Предоставляемый в аренду автомобиль принадлежит Арендодателю на праве собственности.

1.5. Арендуемый автомобиль будет использоваться Арендатором для служебных поездок
персонала.

1.6. Арендодатель обязан передать Арендатору по акту приема-передачи (приложение № 1)
автомобиля, а также свидетельство о регистрации транспорта, паспорт транспортного средства и
талон техосмотра.

1.7. После окончания срока договора Арендатор обязан возвратить автомобиль по акту приема-
передачи в течение 15 дней.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендатор обязуется:

2.1.1. Своевременно производить арендные платежи.

2.1.2. Поддерживать надлежащее состояние автомобиля, включая осуществление текущего и
капитального ремонта.

2.1.3. Использовать арендуемый автомобиль по его целевому назначению в соответствии с п. 1.5
настоящего договора и возвратить его по окончании договора в надлежащем состоянии с учетом
нормального износа.

2.2. Арендодатель обязуется:

2.2.1. Предоставлять Арендатору автомобиль в состоянии, обеспечивающем его нормальную и
безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в п. 1.5 настоящего
договора.

2.3. Арендатор вправе сдавать автомобиль в субаренду без согласия Арендодателя.

2.4. Арендатор вправе без согласия Арендодателя в рамках осуществления коммерческой
эксплуатации арендованного автомобиля от своего имени заключать с третьими лицами договоры
перевозки и иные договоры, если они не противоречат целям использования автомобиля,
указанным в п. 1.5 настоящего договора.

2.5. Арендодатель обязуется за свой счет застраховать автомобиль и передать страховой полис Арендатору.

3. Порядок расчетов

3.1. Арендная плата за пользование автомобилем составляет 35 400 (Тридцать пять тысяч четыреста) руб. ежемесячно.

3.2. Арендатор обязан вносить арендную плату ежемесячно не позднее пятого числа каждого
месяца, следующего за расчетным.

4. Срок действия договора

4.1. Договор заключен на срок с 2 февраля 2015 года по 31 января 2016 года.

4.2. Каждая из сторон вправе отказаться от исполнения договора, письменно уведомив другую
сторону об этом не позднее чем за две недели. При этом не исполненные к моменту отказа
обязательства, в том числе по осуществлению ремонта, оплате расходов на содержание,
сохраняются за сторонами.

5. Ответственность сторон

5.1. За нарушение срока внесения арендной платы Арендатор уплачивает Арендодателю пени в
размере 0,01 процента от неуплаченной суммы за каждый день просрочки.

5.2. За нарушение срока передачи автомобиля или документов, предусмотренных договором,
Арендодатель уплачивает Арендатору пени в размере 0,01 процента ежемесячной арендной
платы за каждый день просрочки.

Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для
каждой из сторон.

6. Адреса, подписи и банковские реквизиты сторон

Арендатор:

ООО «Альфа»
Адрес: 125008, г. Москва,
ул. Михалковская, д. 20
ИНН 7708123456, КПП 770801001
Р/с 40702810400000001111
в АКБ «Надежный»
БИК 044583222

Арендодатель:

Колесов Юрий Иванович
Паспорт серии 4506 № 718160
выдан ОВД Ярославского р-на г. Москвы
16 ноября 2004 г.
Адрес регистрации: г. Москва,
ул. Палехская,
д. 124, корп. 1, кв. 78

Генеральный директор ЗАО «Альфа»

А.В. Львов

Ю.И. Колесов

<…>

4.Рекомендация:Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации.

Безопасно так делать, только когда сотрудник – индивидуальный предприниматель, у которого есть шофер и механик.

Ведь такие условия прописаны в Гражданском кодексе. Так, при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. Иначе договор могут признать потом в суде недействительным (ст. 168 ГК РФ).*

Главбух советует: вместо договора аренды транспорта с экипажем лучше заключите с сотрудником два отдельных договора. Один – об аренде без экипажа, а второй – на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

В этом случае вы сможете смело проигнорировать условие о том, что сотрудник должен быть зарегистрирован в качестве предпринимателя и у него должны быть свои сотрудники. Важная деталь: оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по такому договору оказания услуг налоговые инспекторы в ходе проверки могут признать экономически необоснованными и снять эти расходы (ст. 252 НК РФ).

БСС «Система Главбух» 2015

Олег Хороший

государственный советник налоговой службы РФ II ранга

5.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения. О.Д. Хороший

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806, УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на ремонт автомобиля, арендованного у сотрудника (гражданина), см. Как учесть при налогообложении расходы на ремонт основных средств.

<…>

НДС

Предоставление личного автомобиля сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21.

<…>

Транспортный налог

Транспортный налог должен заплатить тот, на кого зарегистрирован автомобиль (ст. 357 НК РФ). Автомобиль, арендуемый у сотрудника, зарегистрирован на его имя. Поэтому организация не должна платить транспортный налог.

<…>

НДФЛ и страховые взносы

С арендной платы за пользование автомобилем удержите НДФЛ. Страховые взносы на размер арендной платы начислять не нужно.*

БСС «Система Главбух» 2015

Олег Хороший,

государственный советник налоговой службы РФ II ранга

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Будет ли ваша компания платить дивиденды за 2016 год?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка