Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Желаю вам в новом году

Подписка
Срочно заберите все!
№24
16 октября 2014 41 просмотр

Подскажите пожалйста, должен ли директор ООО писать заявление при выдаче ему денежных средств в подотчет из кассы предприятия? И если писать то на кого?

При этом в дальнейшем потребуется оформить возврат денег в кассу и авансовый отчет. Иначе инспекторы признают выданную сумму доходом руководителя и потребуют заплатить НДФЛ по ставке 13 процентов и штраф 20 процентов от суммы неудержанного налога (ст. 123 НК РФ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Кому и сколько можно выдать денег под отчет.

Кому можно выдать деньги под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ. *

Главбух советует: Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

<…>

Ситуация: нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальной ответственности

Нет, не нужно.

Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

Заявление на выдачу подотчетных сумм

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен подтвердить свое согласие на выдачу денег, поставив на заявлении свою подпись и дату. По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). *

Внимание: предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику (п. 5 и 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Главбух советует: Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:«Хотим выдать учредителю деньги из кассы на личные цели. Что нам будет?»

Предположим, учредитель вашей компании просит срочно выдать ему определенную сумму наличными. Но просто так выдать деньги из кассы нельзя. Надо обосновать, на какую цель будут израсходованы средства. Наличную выручку из кассы можно тратить исключительно на зарплату и другие выплаты работникам, например на командировочные или оплату товаров, работ и услуг через подотчетников. Еще организации вправе выдавать деньги из кассы покупателям, которые возвращают товары, ранее оплаченные наличными (п. 2 Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Других оснований для выдачи денег из наличной выручки нет.

Поэтому если напрямую выдать наличные из кассовой выручки учредителю, то инспекторы могут расценить это как нецелевое использование средств. И хотя штраф именно за это нигде не предусмотрен, инспекторы довольно часто предъявляют его по пункту 1 статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. То есть как за нарушение кассовой дисциплины. Для организации штраф составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица, например бухгалтера-кассира, — от 4000 до 5000 руб.

Но как тогда выдать деньги учредителю? Исходите из того, является учредитель штатным сотрудником компании или нет.

Распространенный случай — учредитель занимает должность генерального директора. Тогда деньги можно просто выдать под отчет на основании заявления руководителя. Сроки, на которые наличные предоставляют подотчет, в законе не прописаны. Так что можно выдать деньги хоть на неделю, хоть на месяц. Однако рано или поздно все равно потребуется оформить возврат денег в кассу и авансовый отчет. Иначе инспекторы признают выданную сумму доходом учредителя и потребуют заплатить НДФЛ по ставке 13 процентов и штраф 20 процентов от суммы неудержанного налога (ст. 123 НК РФ). *

Другой вариант — выплатить учредитель-директору премию или материальную помощь на основании приказа.

Если же учредитель не состоит в штате, то можно оформить заем. Но опять же расходование наличной выручки на такую выплату в законодательстве прямо не предусмотрено.

Поэтому, чтобы избежать претензий проверяющих, безопаснее сделать так. Сначала снять деньги со счета в банке, а потом выдать их по расходному кассовому ордеру.

Но не забудьте: не возвращенный вовремя долг будет являться доходом учредителя, облагаемым НДФЛ по ставке 13 процентов.

Аналогичным образом можно поступить, если выдачу денег вы решите оформить как дивиденды. Важно лишь учесть, что выплачивать дивиденды можно, только если компания работает с прибылью.

Журнал «Главбух» № 24, Декабрь 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка