Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
3 месяца подписки и королевский фарфор в подарок!
№5
29 октября 2014 60 просмотров

Подскажите пожалуйста,У нас достаточно поздно приходят счета-фактуры от некоторых поставщиков. На основании копий мы налоговые вычеты себе не ставим.Какие аргументы могут убедить налоговую в том, что если счет -фактура пришел в следующих налоговых периодах - это действительно правда? Достаточно ли просто внести запись в книгу покупок в периоде получения счета-фактуры? или надо еще прикладывать почтовые отправления, курьерские квитанции? Таких документов у нас может и не быть - так как часто нам присылают оригиналы с очередной поставкой (правда с большим запозданием).Спасибо.

В связи с этим момент получения счета-фактуры организации подтверждают следующими документами:

— соответствующей записью в журнале входящей корреспонденции;
— почтовым штемпелем с указанием даты на конверте, в котором поступил документ;
— распиской курьера или отчетом службы доставки.

Кроме того, организации целесообразно разработать внутренний регламент регистрации счетов-фактур. В этом случае определить дату получения счета-фактуры можно будет на основании штампа и регистрационного номера входящего документа.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: когда можно воспользоваться вычетом по НДС. Счет-фактура с выделенной суммой налога получен в более позднем налоговом периоде, чем выставлен

Вычет по НДС применяйте в том периоде, в котором вы получили счет-фактуру от контрагента.*

Ведь входной НДС можно принять только при выполнении всех обязательных условий. В том числе только при наличии правильно оформленного счета-фактуры. А значит, до получения этого документа и вычет применить нельзя. Это следует из положений статей 169, 171 и 172 Налогового кодекса РФ.

Такая точка зрения отражена и в письмах Минфина России от 3 февраля 2011 г. № 03-07-09/02, от 2 апреля 2009 г. № 03-07-09/18.

Позицию Минфина России поддерживают большинство арбитражных судов. Например, в определениях ВАС РФ от 19 июля 2010 г. № ВАС-8735/10, от 24 августа 2009 г. № ВАС-10068/09, от 3 июля 2009 г. № ВАС-10956/08, постановлениях ФАС Поволжского округа от 11 мая 2010 г. № А12-19205/2009, от 9 марта 2010 г. № А65-21953/2009, от 11 марта 2009 г. № А12-17314/07, Западно-Сибирского округа от 15 апреля 2009 г. № Ф04-2237/2009(4626-А75-25), Северо-Западного округа от 21 января 2010 г. № А52-1847/2009, от 11 января 2009 г. № А56-12155/2008, от 11 января 2009 г. № А56-12153/2008, Московского округа от 22 апреля 2010 г. № КА-А40/3668-10, от 25 марта 2010 г. № КА-А41/2336-10.

<…>

Из рекомендации «Как должен быть оформлен счет-фактура продавца, чтобы НДС по нему можно было принять к вычету»

Ольга Цибизова,

начальник отдела косвенных налогов департамента

налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Статья:Внутренний порядок регистрации счетов-фактур подтвердит вычет НДС в более позднем периоде

Роман Юропов, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

<…>

Компания-продавец выставляет счет-фактуру в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения оплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Наличие счета-фактуры является одним из условий принятия покупателем НДС к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Нередко продавец выставляет счет-фактуру в одном налоговом периоде, а покупатель получает его только в следующем квартале. Вычет налога в такой ситуации нередко вызывает претензии у контролеров (см. врезку ниже).

По мнению Минфина России, компания вправе заявить вычет по «опоздавшему» счету-фактуре (письма от 04.04.13 № 03-07-09/11071, от 09.07.13 № 03-07-11/26592 и от 03.05.12 № 03-07-11/132). Но дату поступления счета-фактуры в организацию безопаснее подтвердить документально.*

Счет-фактуру компания регистрирует в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. приложением к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137) и книге покупок (п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением № 1137). Однако ни журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, ни книга покупок не содержат реквизита «Дата поступления счета-фактуры». Суды подтверждают, что регистрация счета-фактуры в книге покупок не свидетельствует о дате его получения (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 04.09.12 № А43-20510/2011).*

В связи с этим момент получения счета-фактуры компании подтверждают следующими документами:*

— соответствующей записью в журнале входящей корреспонденции;
— почтовым штемпелем с указанием даты на конверте, в котором поступил документ;
— распиской курьера или отчетом службы доставки.

Компании целесообразно разработать внутренний регламент регистрации счетов-фактур (см. образец ниже). В этом случае определить дату получения счета-фактуры можно будет на основании штампа и регистрационного номера входящего документа.*

1. Регламент регистрации счетов-фактур целесообразно утвердить в учетной политике. Формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, документов для внутренней бухгалтерской отчетности, а также правила документооборота и технологию обработки учетной информации компания закрепляет в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.08 № 106н). Поэтому, несмотря на то что счета-фактуры не являются первичными документами (это налоговые документы, подтверждающие факт реализации для целей учета НДС) и на них не распространяется законодательство о бухгалтерском учете, порядок регистрации полученных счетов-фактур компания вправе разработать самостоятельно и утвердить в приложении к учетной политике. Тем более что порядок регистрации счетов-фактур Минфин России позволяет налогоплательщику определить самостоятельно (письмо от 02.07.13 № 03-07-09/25177).

2. В регламенте регистрации счетов-фактур важно указать должность ответственного сотрудника (или подразделения). На практике почтовые отправления, как правило, поступают в канцелярию или секретариат. Поэтому обязанности по регистрации полученных счетов-фактур в журнале входящей корреспонденции можно возложить на эти подразделения (тем самым разгрузив бухгалтерию). Кроме того, целесообразно указать ФИО сотрудника, который зарегистрировал полученный документ. Это поможет компании избежать споров в том случае, если счет-фактура будет зарегистрирован позднее, чем он фактически поступил в компанию.

В регламенте регистрации счетов-фактур можно также закрепить ответственность работника за нарушение правил регистрации счетов-фактур в журнале входящей корреспонденции. Зарегистрированные входящие документы ответственный сотрудник незамедлительно передает в бухгалтерию для их регистрации в журнале полученных и выставленных счетов-фактур и книге покупок. При необходимости секретарь может сделать копии с зарегистрированного документа, но оригинал необходимо сразу после регистрации передать в бухгалтерию.

Отметим, что регистрацию счетов-фактур в журнале полученных и выставленных счетов-фактур и книге покупок небезопасно доверять секретарю. Поскольку в этом случае ответственный сотрудник должен иметь профессиональные знания в налоговой сфере. Ведь от порядка регистрации счета-фактуры в указанных регистрах зависит право компании на вычет «входного» НДС. Так, в одном из дел компания подтвердила право на вычет по налогу на добавленную стоимость записями в журнале регистрации счетов-фактур, в котором были зарегистрированы спорные документы (постановление ФАС Центрального округа от 16.09.13 № А54-5894/2012).

В другом споре организация не представила журнал учета полученных счетов-фактур. В результате суд посчитал, что документы, свидетельствующие о правомерности заявленного вычета, отсутствуют, и передал дело на новое рассмотрение (постановление ФАС Центрального округа от 25.10.13 № А64-1330/2012).

3. В регламенте регистрации счетов-фактур безопаснее закрепить необходимость визуального исследования полученных документов. Нередко ошибки при заполнении счетов-фактур приводят к отказу в вычете НДС1. Сотрудник канцелярии, не обладая бухгалтерскими знаниями, вряд ли сможет выявить существенные ошибки поставщика в оформленном счете-фактуре. Однако если секретарь обнаружит отсутствие сведений в том или ином поле документа и сообщит об этом в бухгалтерию, он существенно облегчит работу бухгалтера. Последний сразу свяжется с поставщиком с просьбой уточнить или исправить неверно оформленный счет-фактуру.

Так, регистрируя полученные счета-фактуры в журнале полученной корреспонденции, секретарь может выявить отсутствие подписи поставщика на счете-фактуре (проставление факсимиле) или получение копии счета-фактуры. По мнению Минфина России, вычет возможен лишь при получении оригинала счета-фактуры (письмо от 01.06.10 № 03-07-09/33). Поэтому налоговики нередко отказывают компании в вычете НДС на основании счета-фактуры, полученного по факсу или подписанного факсимиле (письмо УФНС России по г. Москве от 07.10.10 № 16-15/104968@, постановления ФАС Северо-Западного от 11.04.12 № А56-69600/2010, Поволжского от 07.06.08 № А55-11510/2007 и от 18.03.08 № А55-11507/2007-31 округов).

Вместе с тем некоторые суды поддерживают налогоплательщиков (постановления ФАС Центрального от 12.08.11 № А48-3632/2010, Московского от 14.10.09 № КА-А40/10645-09 и Северо-Западного от 30.08.07 № А42-4217/2006 округов).

4. Ответственному сотруднику важно сохранять конверты, в которых были получены счета-фактуры. Почтовый штемпель на конверте дополнительно подтвердит дату поступления указанного документа в организацию. Если счета-фактуры доставлены курьером поставщика или курьерской службой, об этом целесообразно сделать соответствующую отметку в журнале полученной корреспонденции. При этом на полученном конверте проставить дату, должность курьера и его подпись с расшифровкой.

В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 19.09.13 № А81-3853/2012 признал правомерным отказ компании в вычете НДС. В этом деле организация получила счета-фактуры в более позднем периоде, чем они были составлены. По мнению компании, вычет невозможно было заявить ранее, поскольку счета-фактуры поступили позже. Это подтверждали журнал учета входящих счетов-фактур и журнал регистрации входящей корреспонденции, в которых были зарегистрированы спорные документы. Суд отклонил этот довод компании, поскольку факт получения счетов-фактур позже указанных в них дат документально подтвержден не был.*

По мнению суда, журналы входящей корреспонденции и журналы регистрации счетов-фактур являются односторонними (внутренними) документами компании и не доказывают дату получения счетов-фактур. Возможно, если бы компания дополнительно представила и иные документы, подтверждающие момент получения счетов-фактур (почтовые конверты, отчеты службы доставки корреспонденции), суд согласился бы с периодом применения спорного вычета.*

5. В регламенте регистрации счетов-фактур необходимо прописать порядок отражения даты поступления электронных счетов-фактур. Датой получения электронного счета-фактуры является дата направления оператором электронного документооборота покупателю файла счета-фактуры (п. 1.11 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н).

Чтобы документально зафиксировать дату поступления электронного счета-фактуры, компании целесообразно закрепить, что секретарь или сотрудник IT-отдела распечатывает на бумаге полученный счет-фактуру и подтверждение оператора электронного документооборота об отправке счета-фактуры и передает указанные документы в канцелярию. Впоследствии секретарь в общем порядке регистрирует указанный документ в журнале входящей корреспонденции и делает отметку о том, что счет-фактура получен в электронном виде.

6. В регламенте регистрации счетов-фактур целесообразно обозначить порядок и сроки регистрации счетов-фактур в журнале входящей корреспонденции. Зарегистрировать поступивший документ безопаснее в течение одного рабочего дня. Ведь если дата получения счета-фактуры, указанная на почтовом штампе, будет отличаться от даты регистрации входящего документа, компания не сможет обосновать период применения вычета. Есть риск, что налоговики откажут компании в вычете налога, аргументируя это своевременным получением счета-фактуры. Кроме того, если счет-фактура поступит в последний день налогового периода, а зарегистрирован он будет позже, компания сможет получить вычет лишь в следующем квартале.

Дату получения счета-фактуры докажет почтовый штамп, отчет курьера и подтверждение электронного оператора

Кроме того, необходимо каждому полученному счету-фактуре присвоить входящий номер. Это позволит облегчить поиск нужного документа. При этом пронумеровывать входящие документы по общим правилам документооборота следует в хронологическом порядке.

<…>

Журнал «Российский налоговый курьер» № 1-2, Январь 2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Вы проверяете ИНН контрагента в первичке, которую сдают подотчетники?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка