Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как без ошибок выдать декабрьскую зарплату до Нового года

Подписка
Срочно заберите все!
№24
30 октября 2014 70 просмотров

Подскажите пожалуйста -как нам поступить. Сотрудник фирмы принес документы по командировке, о которой знал только директор, а бухгалтерия с кадрами не знала. Командировка в Германию с 24.09 по 27.09.14.Деньги в подотчет потратил свои и хочет вернуть потраченные суммы. В табеле за сентябрь у него стоят восьмерки. Зарплата за сентябрь уже начислена и выплачена. Как нам поступить теперь- какие оформить документы, чтобы правильно сделать авансовый отчет?Как оформить теперь его командировку?

- служебное задание (датировано 23.09 или ранее);

- приказ (датирован 23.09 или ранее);

- авансовый отчет (датирован 29, 30 сентября или 01 октября, дата утверждения октябрь-ноябрь 2014г.). К отчету сотрудник должен приложить копию загранпаспорта с отметками о прибытии и выбытии в Россию, проездные билеты, счета за проживание, и т. п. Все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык.

Списать данные расходы в учете можно только после утверждения авансового отчета руководителем (в октябре или ноябре 2014 г.).

Если служебное задание и приказ невозможно оформить указанными датами, доказывать правомерность списания данных расходов нужно будет в судебном порядке.

В табель учета рабочего времени внесите исправления. Зарплату за дни командировки пересчитайте исходя из среднего заработка.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

<…>

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

  • служебное задание;
  • приказ (распоряжение);
  • командировочное удостоверение.*

Формы названных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Эти документы нужно оформить независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация (общий режим налогообложения, упрощенку или ЕНВД). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

<…>

Служебное задание и приказ

Служебное задание нужно оформить в два этапа: при направлении сотрудника в командировку и по его возвращении.*

При направлении в командировку в служебном задании нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник (например, заместитель руководителя).

По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

После того как служебное задание утверждено, его передают в кадровую службу (уполномоченному сотруднику организации), которая должна подготовить приказ о направлении в командировку. Приказ подпишет руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).*

Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и пунктом 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

<…>

Командировочное удостоверение

При командировках за рубеж командировочное удостоверение оформлять не нужно – время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте.* Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ. В последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

<…>

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • командировочное удостоверение – с отметками о прибытии и выбытии;
  • служебное задание – с кратким отчетом о проделанной работе;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.*

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.*

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

<…>

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:

  • авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);*
  • в разработанном самостоятельно авансовом отчете должны быть указаны все необходимые реквизиты. А именно наименование и дата составления документа, название организации (Ф. И. О. предпринимателя), наименования и суммы расходов, должности и расшифровки фамилии, имени и отчества командированного и ответственных сотрудников – бухгалтера и руководителя, их подписи (ст. 252 НК РФп. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);
  • в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;
  • принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.*

<…>

Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и для целей налогообложения.*

Об этом сказано в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, статье 68Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить – зарегистрированные товарные знаки, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов. Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья:Приказ о направлении работника в командировку: исправляем ошибки

<…>

Проверьте себя (или своих сотрудников), правильно ли вы оформляете приказ о направлении в командировку иностранного работника, временно пребывающего в России. Внимательно изучите приведенный образец и найдите в нем ошибки. Вы можете взять данные из статьи «Ловушки командировок: о чем забывают работодатели» или использовать свой пример.

Правильный вариант заполнения образца

1 Сотрудника направляют в командировку на основании приказа, поэтому его нельзя издать задним числом*
2 Должность юриста не указана в списке профессий и работ, которые дают временно пребывающему в России иностранному работнику право трудиться за пределами субъекта, где ему выдали разрешение на работу (утвержденприказом Минздравсоцразвития России от 28 июля 2010 г. № 564н )
3 В приказе обязательно должны быть указаны страна и город, куда командируют сотрудника*
4 Временно пребывающего иностранца нельзя направить в командировку на срок свыше 10 дней в течение действия его разрешения на работу
5Указывая документ в качестве основания для командировки, обязательно уточняйте его реквизиты (дату, номер).*
6 Работник должен расписаться в приказе, тем самым подтвердив, что его с ним ознакомили

Журнал «Кадровое дело»

6, Июнь2012

4. Статья: ФНС считает, что подтвердить командировочные можно без приказа и служебного задания

<…>

«Об объеме документов, подтверждающих расходы на командировку»
Письмо ФНС России от 18.08.09 № 3-2-06/90

Для подтверждения командировочных расходов компании не обязательно оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку и служебное задание. Их наличие и правила оформления остаются на усмотрение работодателя. Такую позицию выразила ФНС России в письме от 18.08.09 № 3-2-06/90, адресованном Минфину.*

ФНС: для подтверждения расходов достаточно авансового отчета

Налоговая служба неожиданно пришла к выводу: для обоснования командировочных расходов достаточно иметь авансовый отчет и документы, подтверждающие заявленные в нем расходы (билеты, счета из гостиницы и т. д.). Ведь к учету у компании принимается информация о хозяйственных операциях. При направлении сотрудника в командировку такой операцией является списание выданной ему на расходы подотчетной суммы. А принимается она к учету как раз на основании авансового отчета. Если он отсутствует или составлен с ошибками, командировочные расходы при расчете налога на прибыль компания учесть не сможет.

К авансовому отчету ФНС требует приложить командировочное удостоверение. Если же его нет и задним числом оформить не получается, можно отстоять расходы в суде при наличии других документов, подтверждающих фактическое нахождение сотрудника в другом городе, – счетов из гостиницы, билетов и др. (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 19.12.08 № КА-А40/10864-08).*

Минфин требует составлять и приказ, и служебное задание

Чиновники из Минфина когда-то тоже считали, что приказ – документ необязательный (письмо от 22.07.08 № 03-11-04/1/16). Но после принятия Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749) Минфин свою позицию изменил (письмо от 12.05.08 № 03-03-06/2/47). Мол, в Положении прямо говорится, что отправить в командировку сотрудника работодатель может своим распоряжением.

Заметим, что суды не считают приказ обязательным документом, правда, если имеется командировочное удостоверение (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 04.05.07 Ф09-3119/07-С2).*

А вот приказ о направлении в командировку по форме № Т-9 (или № Т-9а), а также служебное задание и отчет о его выполнении по форме Т-10а для обоснования командировочных расходов ФНС, как ни странно, не считаются больше обязательными. По мнению налоговиков, их наличие и оформление определяются «внутренним документооборотом организации». То есть можно понять так: если компания в положении о командировках указывает эти документы как обязательные, налоговики могут проверять их наличие и правильность составления при ревизиях. Если их не будет, то, следуя логике ФНС, проверяющие могут расходы не признать. Если же в локальных актах компании об этих документах ничего не говорится, то они на учет командировочных расходов не повлияют.

Что же касается служебного задания, то вопрос о его необходимости чиновники раньше официально не рассматривали. Налоговики на местах требуют оформлять этот документ (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 15.07.08 № 20-12/066864). Правда, некоторые суды с такой позицией не соглашаются (постановления федеральных арбитражных судов Московского округа от 29.02.08 № КА-А40/1106-08, Поволжского округа от 18.10.08 № А55-1720/2008).*

Есть еще причины все-таки оформить приказ и задание

Мы считаем, что пренебрегать приказами и служебными заданиями по-прежнему опасно. Во-первых, даже если Минфин по предложению ФНС изменит свою позицию в пользу компаний, до инспекторов на местах это дойдет далеко не сразу. Во-вторых, эти документы являются первичными для учета труда и его оплаты, и в соответствии с ТК работодателю необходимо их оформлять (ст. 166 ТК РФ). По крайней мере так считают трудинспекторы и могут потребовать эти документы при проверках. Отсутствие чревато для компании административным штрафом от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).*

<…>

Виктория Захарова,

эксперт «УНП»

Журнал «Учет. Налоги. Право»,

33, 8–14 сентября2009

5. Статья:Трудовые книжки, штатное расписание и табель учета рабочего времени: отвечаем на сигналы SOS

<…>

Как удобнее внести исправление в табель учета рабочего времени?

Наш сотрудник неделю отсутствовал на работе, и за эти дни мы проставляли ему в табеле учета рабочего времени буквенный код «НН». Сегодня он вернулся и принес в отдел кадров листок временной нетрудоспособности. Как нам изменить ему в табеле буквенный код «НН» на «Б»?

Закон не указывает, как именно внести изменение в табель учета рабочего времени9, однако и не запрещает это делать. На практике существует два способа. Первый – зачеркнуть одной чертой неверный буквенный (цифровой) код и вписать сверху (сбоку) верный. Рядом с исправлением нужно указать «Исправлено» поставить дату, когда внесено изменение, а также заверить новую запись подписями лиц, ответственных за ведение и согласование этого документа: например, секретаря, специалиста по кадрам и начальника экономического отдела. Однако на практике удобнее внести исправления, составив к основному табелю корректирующий для конкретного работника (образцы выше). Его также должны подписать ответственные сотрудники. После чего корректирующий табель следует приложить к основному.*

<…>

Журнал «Кадровое дело»,

5, Май2012

6. Статья: Исправляем ошибки в «зарплатных» расчетах

<…>

ФИКСИРУЕМ ОШИБКУ

Если ошибка была обнаружена в результате инвентаризации, ее фиксируют в форме №ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», утвержденной постановлен ием Госкомстата России от 18.08.98 №88 .

К документу прилагается справка (приложение к форме №ИНВ-17), которая является основанием для оформления акта (Указания по применению и заполнению формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88).

Если ошибка обнаружена не в ходе инвентаризации, помимо акта, рекомендуем оформить бухгалтерскую справку .

В справке следует:

  • описать суть ошибки, дату, когда она была допущена, и ее причину;
  • показать правильный вариант расчета сумм и указать дату осуществления пересчета;
  • обозначить сумму НДФЛ, страховых взносов, налога на прибыль, которую необходимо доначислить;
  • привести расчет суммы пеней за просрочку перечисления налогов и страховых взносов;
  • установить дату перечисления в бюджет недоимки и пеней;
  • предложить корректирующие записи для регистров налогового и бухгалтерского учета.

Далее рассмотрим, как вносятся исправления в бухгалтерский и налоговый учет, отчетность по страховым взносам.*

ИСПРАВЛЕНИЕ «ЗАРПЛАТНЫХ» ОШИБОК В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности установлен Положением по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/ 2010), утвержденным приказом Минфина России от 28.06.2010 №63н .*

Применять ПБУ 22/2010 должны все организации, которые являются юридическими лицами по законодательству РФ. Исключение сделано только для кредитных организаций и бюджетных учреждений. На них правила ПБУ 22/2010 не распространяются (п. 1 ПБУ 22/ 2010).

<…>

ЕСЛИ НЕПРАВИЛЬНО РАССЧИТАНЫ СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ

Порядок начисления и уплаты страховых взносов установлен Федеральным законом от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон №212-ФЗ).

Подготовка уточненных расчетов

Как и в случае расчета налогов, если обнаружена ошибка, приводящая к недоплате страховых взносов, организация обязана подать уточненный расчет. Если ошибка, наоборот, привела к переплате, подавать уточненный расчет не обязательно (ч. 1 и 2 ст. 17 Закона №212-ФЗ).

В каком периоде вносятся исправления. Ошибку в расчете страховых взносов следует исправлять в том отчетном периоде, в котором она была допущена (ст. 17 Закона №212-ФЗ).

Форма «уточненки». Организации необходимо внести исправления в расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам (формы 4-ФСС и РСВ-1 ПФР) и представить уточненный расчет в органы контроля.

Уточненный расчет составляется по форме, применявшейся в расчетный период, за который вносятся соответствующие изменения. При составлении расчета по формам РСВ-1 ПФР и 4-ФСС организации необходимо заполнить поле «Номер корректировки». При составлении уточненного расчета указывается порядковый номер корректировки — 001, 002, 003.

Доплата взносов и пени. Кроме того, необходимо доплатить во внебюджетные фонды страховые взносы, а также рассчитать и уплатить соответствующую сумму пеней, если ошибка привела к недоплате страховых взносов.

Исправления в регистре по учету страховых взносов. Напомним, что согласночасти 6 статьи 15 Закона №212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты. Для этого можно использовать карточку, форма которой приведена в совместном письме ПФР от 26.01.2010 №АД-30-24/691 и ФСС РФ от 14.01.2010 №02-03-08/08-56П. В случае обнаружения ошибки в расчете страховых взносов исправления нужно сделать и в карточке.

Подготовка уточненных индивидуальных сведений

Если была допущена ошибка при расчете страховых взносов в ПФР, организации необходимо скорректировать и сведения персонифицированного учета.

Порядок представления сведений персонифицированного учета в Пенсионный фонд регулируется Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах , утвержденнойприказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 №987н .

Отчетные формы индивидуального (персонифицированного) учета утвержденыпостановлением Правления ПФР от 31.07.2006 №192п . В нем же приведена Инструкция по их заполнению.

При уточнении суммы пенсионных взносов нужно сформировать корректирующие сведения по форме СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за тот период, в котором была допущенаошибка. В реквизите «Тип сведений» нужно поставить «Х» в строке «корректирующие» и указать, за какой отчетный период производится корректировка.

Кроме того, в состав сведений персонифицированного учета включается форма АДВ-6-2, которая представляет собой опись документов, направляемых страхователем. В разделе «Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях» этой формы, помимо сведений за текущий период, надо указать информацию о пачках корректирующих документов и размере доначисленных страховых взносов.

Сумма корректировки, указанная в форме АДВ-6-2 , должна быть равна сумме, учтенной при заполнении формы РСВ-1 ПФР по строке 120 «Доначислено страховых взносов с начала расчетного периода».

Рассмотрим на примерах исправление ошибок, допущенных в расчетах с работниками.

<…>

О.А.Курбангалеева,

генеральный директор ООО «Консалтинг успешного бизнеса», к. э. н.

Журнал «Зарплата»,

3, март2012

С уважением,

Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка