Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как инспекции ужесточают работу с компаниями

Подписка
Срочно заберите все!
№24
6 ноября 2014 1063 просмотра

Работник фирмы в командировке встречался с представителем контрагента. Встреча проходила в т.ч. и в ресторане. Как учесть расходы на ресторан? Какими документами подтвердить эти расходы?

Сотрудник должен составить авансовый отчет по форме № АО-1 и приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат. Например, счета-фактуры и чеки ККТ из ресторанов и кафе, акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков, проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания и т. д.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

• сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;

• приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

• отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;

• акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;

• иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности. При этом в учете составьте следующие проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 71– отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Подробный порядок отражения в учете представительских расходов содержится в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как отразить в бухучете и при налогообложении представительские расходы, произведенные во время командировки 

Состав представительских расходов

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

  • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;*
  • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам затраты на алкогольную продукцию, закупленную для организации встречи (банкета и т. п.)

Да, можно.*

Налоговый кодекс РФ разрешает учесть в составе представительских расходов затраты на проведение официальных приемов, не уточняя при этом перечень подобных затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому затраты на алкогольную продукцию можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов).

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136. Подтверждает ее арбитражная практика (см. например, определения ВАС РФот 17 ноября 2008 г. № ВАС-14668/08от 20 февраля 2008 г. № 16343/07, постановления ФАС Северо-Западного округа от 16 июля 2008 г. № А56-15358/2007от 14 августа 2007 г. № А56-3739/2006Уральского округа от 3 марта 2010 г. № Ф09-1131/10-С3, Центрального округа от 27 августа 2009 г. № А48-2871/08-18от 16 декабря 2005 г. № А68-АП-456/11-04Северо-Кавказского округа от 30 октября 2008 г. № Ф08-6557/2008Поволжского округа от 1 февраля 2005 г. № А57-1209/04-16).

Бухучет

В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 57ПБУ 10/99). При этом в учете составьте следующие проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 71
– отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.*

Документальное оформление

Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает сотрудник. Поэтому он должен составить авансовый отчет по форме № АО-1 и приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат. Например, счета-фактуры и чеки ККТ из ресторанов и кафе, акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков, проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания и т. д. Подробнее о том, какими документами оформить расходы, понесенные через подотчетное лицо, см. Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.* 

Ситуация: какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов*

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗст. 313 НК РФ). При этом такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

  • сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
  • приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
  • отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
  • акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
  • иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008,ст. 313 НК РФ).*

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

  • цели и результаты проведенных мероприятий;
  • дата и место проведения;
  • состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
  • сумма затрат и т. п.

Расходы, перечисленные в отчете или других документах, должны быть подтверждены первичными документами, свидетельствующими о приобретении товаров для представительских целей или оплате услуг сторонних организаций.*

Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.

О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются экономически обоснованными.

Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки*

На I квартал ЗАО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.

В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма "Гермес"» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг. На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».

На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.

По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:

  • авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
  • отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече;
  • акт об осуществлении представительских расходов;
  • счет-фактуру ресторана на сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

После утверждения авансового отчета бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:

Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;

Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки. 

При расчете налога на прибыль представительские расходы учтите в пределах нормы. Норма составляет 4 процента от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором представительские расходы были произведены. Сверхнормативные представительские расходы при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2статьи 264 Налогового кодекса РФ. В бухучете представительские расходы признаются в полной сумме (без учета нормативов).

Учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно вести нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ). Следовательно, нормативы, которые привязаны к конкретным показателям (выручке, расходам на оплату труда и т. д.), рассчитываются по итогам каждого отчетного (налогового) периода по налогу на прибыль (п. 2 ст. 285 НК РФ). Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам месяца (квартала) являются сверхнормативными, по итогам следующего отчетного периода или по итогам года могут уложиться в норматив. В этом случае организация вправе списать часть нормируемыхзатрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде (в пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года)).

Поэтому при возникновении сверхнормативных расходов в бухучете отразите вычитаемую временную разницу и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. 1114 ПБУ 18/02). При его отражении сделайте проводку:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– отражен отложенный налоговый актив с суммы сверхнормативных представительских расходов, признанных в бухгалтерском и не признанных в налоговом учете.

При включении в расходы части нормируемых затрат, которые по итогам предыдущего отчетного периода были признаны сверхнормативными, спишите соответствующую сумму отложенного налогового актива:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09
– погашен отложенный налоговый актив (в части представительских расходов, признанных в текущем отчетном (налоговом) периоде в пределах норматива).

Если по итогам года норматив представительских расходов будет меньше суммы фактически понесенных затрат, то уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму сверхнормативной разницы нельзя ни в текущем, ни в следующем году (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Отложенный налоговый актив, не погашенный полностью до окончания налогового периода, в последнем квартале налогового периода спишите на счет прибылей и убытков (п. 17 ПБУ 18/02) следующей проводкой:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 09
– списан отложенный налоговый актив в части представительских расходов, не признанных в налоговом учете в текущем 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья:5.21. Чаевые можно включить в представительские расходы 

Специалист строительной фирмы во время загранкомандировки провел переговоры – деловой ужин. В выставленный ему счет автоматически включены чаевые. Можно ли их списать как представительские расходы и нужно ли данную сумму облагать НДФЛ?

В этом случае чаевые списывают в составе представительских расходов и не облагают НДФЛ.*

Для переговоров в рамках командировок применяется общий порядок признания представительских расходов, предусмотренный пунктом 2статьи 264 НК РФ, при условии их соответствия общим требованиям – об экономической обоснованности и о документальном подтверждении. Об этом сказано, в частности, в письме Минфина России от 16 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/759.

В приведенной ситуации чаевые автоматически включены в счет, предоставленный рестораном. Значит, расходы на деловой ужин, в том числе чаевые, подтверждаются документально – одно из условий пункта 1 статьи 252 НК РФ выполнено. Остается определить экономическую обоснованность затрат.

Уплата чаевых обусловлена обычаями делового оборота. Во многих странах не платить чаевые считается крайне неприличным, и такое поведение могло бы повредить репутации фирмы и свести на нет все усилия по установлению деловых контактов в ходе проводимого мероприятия. Причем в данном конкретном случае, поскольку чаевые автоматически включаются в счет, представитель фирмы тем более не мог уклониться от их уплаты. По своей сути чаевые – это дополнительная плата за обслуживание во время делового ужина (вознаграждение официанта). По характеру эти расходы связаны именно с проведением официального приема (ужина), а не с организацией развлечений или отдыха. Причем обслуживается как работник, так и лица, с которыми он ведет переговоры. То есть расходы осуществляются в интересах проведения переговоров, а не в личных интересах физлица. Из чего следует, что возмещение работнику полной суммы оплаченного им счета (включая чаевые) компенсирует его расходы в рамках исполнения трудовых обязанностей, осуществленные в интересах работодателя ( п. 3 ст. 217 НК РФ), и не может рассматриваться как получение дохода в натуральной форме.

А вот когда сотрудник оплачивает чаевые наличными без всякого документа, признать их в составе представительских расходов не получится, так как не выполняется требование о документальном подтверждении. Если организация компенсирует работнику по его заявлению такие суммы, их придется включать в его доход и удерживать НДФЛ. 

Справочник «Путеводитель по вопросам учета и налогообложения в строительстве» 

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка