Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Готовы ли вы к проверкам

Подписка
Срочно заберите все!
№24
7 ноября 2014 1728 просмотров

Сотрудник приобретает через интернет электронные билеты РДЖ, для подтверждения своих расходов он предоставляет в бухгалтерию только электронный билет, в котором лишь видно, что оплата производилась банковской карты. Можем ли мы принять на затраты данный билет, либо необходимо, чтобы сотрудник предоставил выписку со своей карты о подтверждение расходов на покупку билета.

Таким образом, Вам необходимо попросить сотрудника помимо билета приложить выписку по своей карточке.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:

  • оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;
  • косвенно подтверждает произведенные расходы.

Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:*

  • оплату билета;
  • факт поездки.

Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:

  • чек контрольно-кассовой техники;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;*
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;*
  • другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515 и от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1.

Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон. Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.

Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:

При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности, инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).

Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.

Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация» (Документы/Минтранс/Авиация). Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.

О порядке оформления перевода документов на русский язык см. Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки.

Внимание: для целей вычета НДС по электронным билетам наличие маршрут/квитанции (контрольного купона электронного проездного документа, квитанции электронного многоцелевого документа), оформленной на утвержденном бланке строгой отчетности (с выделенной суммой налога), является обязательным (п. 1 и 7 ст. 172 НК РФ).

Из рекомендации «Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Статья:Расходы на проезд в командировке можно подтвердить и без билета

Сейчас многие ощутили удобство покупки ж/д билета через Интернет. Приобрести билет можно на сайте РЖД, произведя оплату пластиковой картой. В этом случае бумажный билет не оформляется. При входе в вагон достаточно назвать фамилию и предъявить паспорт, проводник сверит данные со своим списком — и в путь. Но так ли удобен этот способ для организаций, которые, например, отправляют своих работников в командировку? Ведь может показаться, что раз нет билета, то нельзя и подтвердить расходы на проезд в командировке… Однако это мнение ошибочно.

Дело в том, что при покупке билета через сайт РЖД формируется специальная выписка с данными о пассажире и предстоящей поездке. Минфин рекомендует распечатать эту информацию на принтере и использовать ее для подтверждения расходов на проезд в командировке. Финансисты уверяют, что налоговики примут этот документ в подтверждение затрат, хоть он и не является бланком строгой отчетности.*

Журнал «Упрощенка» № 6 Июнь 2013

3. Статья:Как убедительно обосновать затраты на проезд ваших работников по электронным билетам

<…>

Как подтвердить затраты на проезд по электронному железнодорожному билету

С электронными билетами на железнодорожном транспорте ситуация иная: их распечатки бланками строгой отчетности не признаются. Поэтому для учета поездок придется отдельно доказать факт оплаты. Для этого надо либо обменять электронный билет (его распечатку) на бумажный – оформленный на БСО. Либо сопроводить распечатку документами, подтверждающими оплату. Это может быть:*
– справка о проведении транзакции, выданная банком, в котором гражданину открыт счет (при покупке билета в Интернете с помощью банковской карты);*
– чеки электронных терминалов (при покупке билета за наличные в терминале на вокзале);
– кассовый чек (при покупке электронного билета за наличные в агентстве);
– слипы (при расчетах в агентстве с помощью банковской карты).

Именно такие рекомендации приведены в письме Минфина России от 1 июля 2010 г. № 03-03-07/23.

<…>

Журнал «Главбух» № 16 Август2010

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка