Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В трудовых книжках можете не ставить печати

Подписка
Срочно заберите все!
№24
11 ноября 2014 678 просмотров

Некоторые поставщики услуг переходят на электронный документооборот. Можем ли мы частично с кем-то электронно подписывать документы,а с кем-то нет?Т.е. в основном документы идут в оригинале.Спасибо.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись? (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.
Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:?
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья:Практики рассказывают, как шаг за шагом наладить электронный документооборот

Компании, которые начали обмениваться электронными документами, в основном крупные поставщики с развитой оптовой и розничной сетью. Для них расходы на бумажную корреспонденцию в разы выше, чем на электронную. Но это не единственная причина, по которой они выбрали онлайн-пересылку. Моментальная доставка документов упрощает взаимодействие с контрагентами, снижает трудозатраты бухгалтерии и сотрудников архива. Главный бухгалтер «Хендэ мотор СНГ» Наталья Мерц делится советами, с чего начать электронный документооборот.

ШАГ № 1

Посмотрите, выгодно ли вашей компании переходить на электронный обмен документами

Первое, что вы должны сделать, – это рассчитать экономическую целесообразность перехода на электронный документооборот. Обычно стоимость пересылки одного документа зависит от общего количества писем. С нашим объемом оказалось, что электронный документ в несколько раз дешевле бумажного.

После этого необходимо проанализировать все риски вашей компании и контрагентов. Мы внутри нашей команды проецировали существующие у нас бизнес-процессы. Больше всего нас волновало, будут ли электронные документы полноценно подтверждать оприходование товара и расходы по налогу на прибыль. Изучив законодательную базу с юристами, мы поняли, что существенных рисков нет.

Сделайте выбор в пользу надежного провайдера

Затем нужно определиться с провайдером. Мы выбрали оператора, через которого передаем электронную отчетность. Но к нам сыпались предложения от совершенно неизвестных компаний. В этом случае я советую сделать ставку на зарекомендовавших себя операторов. Потому как консолидация ПО для передачи данных и вашей учетной системы – самый серьезный и сложный вопрос. Все технические нюансы придется решать не только бухгалтерии и штатным IT-специалистам. Учетная программа может потребовать серьезной доработки, и обращаться к своему провайдеру вы будете очень часто. У нас до сих пор то и дело появляются ошибки. Поэтому так важна первоклассная техническая поддержка.

ШАГ № 3

Заключите с контрагентами допсоглашения

На сегодня к нам подключено уже больше 50 контрагентов. Со всеми мы подписали допсоглашения – это обязательное условие для обмена электронными документами. Но даже и с этими контрагентами мы можем продолжать обмениваться и бумажными документами при необходимости. Если через пять дней после отправки электронного документа нам не приходит подтверждение, мы распечатываем их и отправляем по почте.?

ШАГ № 4

Будьте готовы к тому, что налоговая не сможет сейчас принять электронные документы

Отдельный вопрос – взаимодействие с налоговой. Мы пока по старинке предоставляем инспекторам документы: либо на бумаге, либо отсканированные на дисках. И я слышала от коллег, что во многих инспекциях принять документы через спецоператора не могут – технические средства не позволяют. Возможно, еще какое-то время придется печатать и заверять все бумаги, которые запросят налоговики.

Журнал «Семинар для бухгалтера», № 7, июль 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка