Журнал, справочная система и сервисы
№4
Февраль

В свежем «Главбухе»

20 причин, по которым у компании заблокируют счета

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№4
13 ноября 2014 13 просмотров

Сотрудник оформлен на работу в организацию, которая находится в г.СПБ, но сам он живет в г.Брянск.Должность техник-сварщик и по его должностным обязанностям у него разъездной характер работы.Вопрос: можно ли в расходы брать затраты на командировку данного сотрудника?

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья:4.6.1 В чем отличие командировок от разъездной работы

Итак, у вас есть выбор: либо каждый раз, когда речь идет о поездках в другой город, оформлять их как командировки, либо с самого начала связать обязанности таких сотрудников с разъездной работой.* Статья 168.1 Трудового кодекса предоставляет вам в этом вопросе полную свободу. Никаких ограничений в том, кому можно установить разъездной характер работ, в законе не содержится.* То есть вы вправе сами для себя определить такой перечень работ, профессий и должностей, закрепив его в коллективном договоре, отдельном соглашении или любом другом локальном нормативном акте. Отличия разъездной работы от командировок вы увидите в таблице.

Кстати, если при переводе сотрудника в категорию должностей с разъездным характером работы у него возникнут вопросы, можете воспользоваться информацией из таблицы. Там вы найдете выгодные для него (да и для вас тоже) отличия обычных командировок от разъездных работ.

Чем оплата разъездной работы выгоднее командировочных при уплате налогов

Выплаты Командировки Разъездная работа
НДФЛ
Подтвержденные расходы на проезд и проживание Удерживать не нужно Удерживать не нужно
Суточные

Не облагаются НДФЛ лишь в пределах норм, установленных пунктом 3 статьи 217 НК РФ:

  • 700 руб. для командировок по России;
  • 2500 руб. для зарубежных поездок
Не облагаются НДФЛ в пределах норм, утвержденных руководителем компании
Иные затраты, связанные с поездками Перечень расходов, с которых не удерживается налог, ограничен (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) Не нужно удерживать с любых затрат, перечень которых прописан в трудовом или коллективном договоре либо в ином другом локальном акте
Страховые взносы в ПФР, ФСС РФ и медстрах
Подтвержденные расходы на проезд и проживание Начислять не нужно Начислять не нужно
Суточные Начислять не нужно Начислять не нужно
Прочие затраты Установлен закрытый перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами. Он прописан впункте 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ Не нужно начислять по любым затратам, перечень которых прописан в трудовом или коллективном договоре либо в ином другом локальном акте. Кроме того, в должностной инструкции работника должно быть указано, что его работа носит разъездной характер
Взносы на страхование от несчастных случаев
Подтвержденные расходы на проезд, проживание, суточные и другие затраты Установлен закрытый перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами. Он прописан впункте 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ Не нужно начислять по любым затратам, перечень которых прописан в трудовом или коллективном договоре либо в ином другом локальном акте

Авансовый отчет с работника после каждой поездки можете не требовать. В том же коллективном или трудовом договоре стоит закрепить, как часто необходимо отчитываться по расходам на поездки. Пожалуй, раз в месяц будет достаточно, чтобы вы смогли вовремя рассчитать сумму компенсации и выплатить ее, допустим, вместе с зарплатой.

2. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.*

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (письма Минфина Россииот 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346 и от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/1/344). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.*

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.*

Такие выводы следуют из статей 57168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.

Бухучет

Сумму компенсации расходов сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, отразите насчете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 Кредит 50
– выплачена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 истатьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, сумма документально подтвержденных расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагается:

Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230 и Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. № 406-19. Правомерность данного подхода подтверждают и судьи (см., например,определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14).

ОСНО

Организация обязана возмещать расходы тем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Поэтому сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль (как экономически обоснованные расходы). При этом разъездной характер работы сотрудника нужно подтвердить документально. Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.*

ОСНО: момент признания расходов

При методе начисления расходы, как правило, учитываются в момент начисления. При этом не имеет значения, когда сумма будет выплачена фактически. Такие правила установлены пунктом 1статьи 272 Налогового кодекса РФ.

В частности, если компенсация за разъездной характер работы выплачивается авансом (то есть сотруднику выдаются деньги под отчет), то моментом ее начисления будет дата утверждения авансового отчета работника (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Подтверждает это и письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении затрат, связанных с разъездным характером работы сотрудников. Организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления)

В ноябре по приказу руководителя ООО «Торговая фирма "Гермес"» компенсировало курьеру А.С. Кондратьеву стоимость единого проездного билета (2400 руб.). Работа Кондратьева носит разъездной характер, поэтому для организации такие расходы являются экономически обоснованными.

Организация применяет метод начисления и платит налог на прибыль помесячно.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 44 Кредит 73
– 2400 руб. – начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 73 Кредит 50
– 2400 руб. – выдана из кассы компенсация расходов на проезд.

НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации бухгалтер не начислял.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Гермеса» в ноябре включил в состав расходов сумму компенсации (2400 руб.).

<…>

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья:УМЕНЬШАЮТ ЛИ НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ СУММЫ ОПЛАТЫ ЖИЛЬЯ РАЗЪЕЗДНЫМ РАБОТНИКАМ

Документ: письмо Минфина России от 13.08.2014 № 03-04-06/40543
Что нового: оплату жилья разъездным работникам в гостиницах сторонних организаций можно учесть в расходах*

Трудовое законодательство выделяет два вида компенсационных выплат. Первые связаны с особыми условиями труда и согласно статье 129 Трудового кодекса являются элементами оплаты труда.

Вторые не входят в систему оплаты труда и являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).*

К этому виду компенсаций относятся в том числе и различные возмещения, связанные* со служебными поездками работникам с разъездным характером работы*: расходы по проезду и найму жилого помещения, суточные и т. п. (ст. 168.1 ТК РФ). Их размер устанавливается коллективным договором. Такие расходы могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Дополнительно специалисты Минфина России указали, что расходы по найму жилья разъездным работникам не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных трудовым, коллективным договором или локальными нормативными актами.*

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Вы платите НДФЛ досрочно?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка