Журнал, справочная система и сервисы
14 ноября 2014 1460 просмотров

В Обществе утвержден Регламент об использовании корпоративной сотовой связи с установленными лимитами для каждого сотрудника. Также планируется заключить с каждым сотрудником доп.соглашение к трудовому договору, в котором будет прописано условие об обязанности работника возместить Работодателю расходы на услуги связи сверх лимита.Вопрос: При наличии такого подписанного доп.соглашения к трудовому договору необходимо ли бухгалтерии Общества ежемесячно брать у каждого сотрудника заявление на удержание перерасхода по мобильной связи или нет?

Если лимит превышен по причине личных разговоров, Вы можете взыскать сумму перерасхода с сотрудника. В таком случае предложите сотруднику самому внести деньги в кассу или на расчетный счет организации. Если сотрудник откажется внести суммы на счет или в кассу, то удержите их из его зарплаты самостоятельно. Для этого получите от руководителя распоряжение (приказ) на удержание из заработка стоимости личных переговоров, а с самого сотрудника – письменное согласие на такое взыскание. Согласие может быть оформлено, например, в виде заявления в произвольной форме. Затем укажите в расчетном листке сотрудника, что из его доходов удержана сумма расходов на связь, превышающих лимит. При этом помните, что общий размер всех удержаний из заработка не может превышать 20%

Такие удержания Вы вправе произвести из зарплаты, только если сотрудник не оспаривает их и не прошел месяц с того момента, как лимит был нарушен. Если хотя бы одно из этих условий не выполнено, Вы сможете взыскать перерасход только в судебном порядке.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Статья:Как регулировать траты на сотовую связь при помощи лимита разговоров

Н.Н. Титова, эксперт журнала «Упрощенка»

<…>

Порядок действий работодателя в случае превышения лимита лучше прописать в отдельном внутреннем документе. Например, в Правилах пользования служебными мобильными телефонами (далее — Правила). И указать возможные варианты действий. Так, фирма может признать сверхлимитные звонки материальным ущербом и взыскать его с работников либо же она вправе оплатить все расходы на сотовую связь сама при определенных обстоятельствах, которые лучше предусмотреть заранее.*

Тем, кто решил не оплачивать сверхлимитные звонки, целесообразно отразить в Правилах еще один важный момент — информацию о том, что при превышении лимита расходов на сотовую связь по производственной необходимости он может быть увеличен однократно по распоряжению руководителя. Поскольку иногда перерасход может возникнуть и из-за звонков по работе.* Информацию о том, какие формулировки можно использовать, оформляя Правила, мы представили на рис. 2.

Только после того, как составите документы, вы сможете принять решение в отношении перерасхода: либо взыскать его с сотрудников, либо покрыть за счет фирмы. Порядок действий будет зависеть от того, по какой причине работник превысил лимит: по работе или в связи с личными нуждами. Рассмотрим эти ситуации подробнее.*

Ситуация № 1 Лимит превышен из-за личных разговоров сотрудника

Если лимит превышен по причине личных разговоров, есть два варианта, как поступить. Первый — взыскать суммы с работника. Второй — оплатить перерасход. И действовать нужно, отталкиваясь от того порядка, который прописан в Правилах.

Вариант первый: организация взыскивает сверхлимитные суммы с работника. В этом случае предложите сотруднику самому внести деньги в кассу или на расчетный счет фирмы. Если он согласится вернуть долг таким образом, то на поступившую сумму сделайте проводку:

ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 73

— работник внес деньги за услуги связи, осуществленные в личных целях.

Если сотрудник откажется внести суммы на счет или в кассу, то удержите их из его зарплаты самостоятельно. Для этого получите от руководителя распоряжение (приказ) на удержание из заработка стоимости личных переговоров, а с самого работника — письменное согласие на такое взыскание (ст. 238 и 248 ТК РФ). Согласие может быть оформлено, например, в виде заявления в произвольной форме. Затем укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов на связь, превышающих лимит. При этом помните, что общий размер всех удержаний из заработка не может превышать 20% (абз. 1 ст. 138 ТК РФ).*

<…>

Такие удержания вы вправе произвести из зарплаты, только если работник не оспаривает их и не прошел месяц с того момента, как лимит был нарушен. Если хотя бы одно из этих условий не выполнено, вы сможете взыскать перерасход только в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).*

<…>

Вариант второй: фирма оплачивает личные переговоры сотрудника. В таком случае отразите стоимость переговоров в бухучете в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). И сделайте на сумму перерасхода следующую запись:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60

— списана стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками.

А вот в налоговом учете цену личных разговоров в такой ситуации списать вы не сможете. Ведь траты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (письмо УФНС России по г. Москве от 19.10.2005 № 20-12/75319).

Кроме того, стоимость личных переговоров, которую не возместили сотрудники, будет их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). С нее вам нужно исчислить и удержать НДФЛ (п. 4 ст. 226 НК РФ). Также потребуется начислить страховые взносы на обязательное пенсионное (медицинское, социальное) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Ведь данная компенсация сверхлимитных расходов на связь является оплатой услуг за работника, и он получает возмещение из-за того, что состоит в трудовых отношениях с организацией. На сумму НДФЛ и страховых взносов сделайте проводки:

<…>

Ситуация № 2 Лимит превышен по служебной необходимости

Если все сверхлимитные были по работе, то существует только один законный вариант того, как действовать, — оплатить разговоры. Однако прежде от руководителя получите приказ на единовременное повышение лимита расходов на связь (образец на рис. 3). А от сотрудника возьмите заявление с подробным изложением причин разговора (рис. 4).* На основании таких документов признайте полную стоимость телефонных переговоров работника по служебному мобильному в расходах при УСН (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 НК РФ). В бухучете все затраты на связь (с перерасходом) включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). И в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, сделайте запись:

<…>

Журнал «Упрощенка» № 9, Сентябрь 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Статьи по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка