Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

ФНС заранее разъяснила, какие коды ставить в годовой отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24
25 ноября 2014 8 просмотров

Организация оплачивает корпоративную сотовую связь своим сотрудникам. У организации заключен договор с оператором сотовой связи, предоставляются ежемесячные расшифровки. При этом в организации не установлены лимиты на сотовую связь, т.к. сотрудники в связи с производственной необходимостью пользуются сотовой связью в командировках, во время отпуска и т.п.Какие документы необходимо оформить, чтобы учесть затраты на сотовую связь в расходах для целей налогообложения?

Также более правильным будет установить правила пользования связью и ознакомить с ними сотрудников под роспись. В них можно установить, что сотрудники могут пользоваться телефонной связью в нерабочее время, в командировках и т.д. Это поможет обосновать расходы. Пользование телефоном в отпуске будет сложно отнести к обоснованным расходам, однако в правилах пользования сотовой связью можно указать, что сотрудники в целях производственной необходимости могут пользоваться связью во время отпуска в экстренных случаях для связи с клиентами и работодателем. Следует обратить внимание, что это может быть классифицировано как привлечение сотрудника к работе во время отпуска.

В бухгалтерском учете расходы на связь учитываются на затратных счетах 20,26,44 и т.д.

В налоговом учете затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении затраты организации на предоставление мобильной связи сотруднику

<…>

Правила пользования служебным телефоном

Главбух советует: для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:*

На основании этих правил организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).

При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись.

Бухучет

Затраты на оплату услуг связи включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция к плану счетов).

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, начисление затрат на мобильную связь отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 60
– отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).*

Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).

Оплату услуг мобильной связи по безналичному расчету отразите проводкой:

Дебет 60 Кредит 51
– оплачены услуги мобильной связи.

<…>

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом у организации должны быть документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров. Это требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.*

Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи

Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

Контролирующие ведомства рекомендуют подтвердить производственный характер телефонных разговоров:*

  • договорами с оператором мобильной связи на оказание услуг;
  • детализированными счетами операторов мобильной связи;
  • должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
  • приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.
    • лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
    • запрет на ведение личных телефонных переговоров;
    • порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т. п.
  • договорами с оператором мобильной связи на оказание услуг;
  • детализированными счетами операторов мобильной связи;
  • должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
  • приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.

Перечисленные документы приведены в письмах Минфина России от 23 июня 2011 г. № 03-03-06/1/378, от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15. На приведенный выше список ссылаются и некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 2 сентября 2008 г. № КА-А40/8318-08, Поволжского округа от 22 сентября 2005 г. № А65-23196/2004-СА1-32).

<…>

Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.*

Требовать отчеты о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2 000 г. № ВГ-9-02/174).

Главбух советует: во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца по предоставленной мобильной связи.

Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.*

Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу уменьшите по мере предъявления счетов на оплату услуг оператора связи либо в последний день месяца (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после их фактической оплаты оператору (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Стоимость личных переговоров сотрудников при расчете налога на прибыль не учитывайте (исключение – случаи, когда сотрудник компенсирует расходы организации по оплате его личных телефонных переговоров). Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319).

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость мобильных телефонных переговоров, совершенных в нерабочее время. Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи

Да, можно.

Для этого в должностной инструкции сотрудника укажите, что вести служебные переговоры он может и в нерабочее время. Например, связываться с контрагентами из регионов, расположенных в других часовых поясах. Кроме того, можно указать, что руководитель организации (непосредственный руководитель) всегда должен иметь возможность связаться с сотрудником. Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418. Подтверждает ее судебная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 20 июля 2007 г. № А05-692/2007, Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, от 31 мая 2006 г. № КА-А41/4511-06).*

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

26.11.2014 г.

С уважением, Ольга Пушечкина,

Ваш персональный эксперт.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://vip.1gl.ru/#/hotline/rules/

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка