Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В январе у вас новые сроки отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24
27 ноября 2014 17 просмотров

У нас ООО торговля, основная система налогообложения. У наших сотрудников разъездной характер работы.При этом с ними заключен договор аренды транспортного средства с экипажем. Через карты Газпромнефть происходит заправка ГСМ в автомобили.Они выезжают в другие города на 3 недели, а потом возвращаются в офис.Вопрос:1. Как заполнять путевой лист, если кроме служебных заданий, они ездят по личным делам? Договором аренды это не ограничено.в путевой лист вносят маршрут только по служебным поездкам, поэтому итоговое кол-во километров включает в себя только рабочий маршрут,а фактически показания спидометра в путевом листе при возвращении включает в себя и личные поездки.Получается, что показания спидометра на нач.дня + итоговое кол-во км не равно реальному показанию спидометра при возвращении.При возвращении - какое показание писать фактическое или за вычетом личных поездок2. Заправляются на АЗС тоже в нерабочее время - например, ночью, а выезжают утром, но списываем в расходы только по путевому листу на служебные поездки. Влияет ли сам факт времени заправки на списание ГСМ в расходы для расчета налога на прибыль?

Налоговый кодекс РФ не устанавливает зависимость между возможностью учета ГСМ и временем заправки авто (в рабочее или нерабочее время). На сегодняшний день претензии контролирующих органов относительно признания расходов на ГСМ при заправке в ночное время не высказывались.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух»

1. Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Организация может использовать:

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Главбух советует: Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела.

<...>

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.*

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).*

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).*

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Из рекомендации «Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Статья: Заправка техники после работы наказуема?

Автомобили и строительная техника заправляются в нерабочее время (вечерние часы и выходные дни). С одной стороны, это нерабочее время, а с другой – подготовка к работе (чтобы начать ее в 8.00). Смущает то, что указанное время не оплачивается – у всех водителей в табеле стоят «восьмерки». Правильно ли это? Могут ли быть претензии у налоговиков?

Во-первых, непонятно, что мешает заправлять технику в рабочее время.

Обязанности работника и его трудовой распорядок должны регламентироваться нормами трудового законодательства и специальными (локальными) документами организации: трудовыми договорами, должностными инструкциями, трудовым распорядком, положением об оплате труда и т. д., – в которых все эти моменты (в том числе и подготовка к работе) должны быть учтены. Работать в нерабочее время человек не обязан. Если в этом есть производственная необходимость, значит нужно издать соответствующий приказ.

За нарушение законодательства о труде и об охране труда (при проверке трудовой инспекцией, например, по жалобе самого работника) должностных лиц компании могут оштрафовать на сумму от 1000 до 5000 руб., а саму организацию – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. либо приостановить ее деятельность на срок до 90 суток. Основание – статья 5.27КоАП РФ.

Если работник по каким-либо причинам делает это добровольно, усмотреть здесь нарушение для работодателя довольно сложно, так как контролировать своих работников во внерабочее время он не может (соблюдение режима сохранности техники мы здесь не рассматриваем).

И второе. Что касается собственно претензий налоговиков – вопросы организации труда они не контролируют, к налоговым правонарушениям это не относится. То есть сам факт покупки бензина (дизтоплива) – это еще не расход (при общей системе налогообложения). А затраты на ГСМ списываются в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, на основании соответствующих норм и подтверждающих первичных документов (накладных, чеков АЗС, путевых листов, актов на списание материалов и т. д.). Задача налоговых органов – проверить их обоснованность и достоверность. При соблюдении требований Налогового кодекса РФ претензий к организации быть не должно.*

Отвечала А.И. КОВАЛЕВА, аудитор

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ», № 5, МАЙ 2010

28.11.2014г.

С уважением, Ольга Пушечкина,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка