Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики простят многие ошибки в 6‑НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№24
28 ноября 2014 261 просмотр

Помогите разобраться в нюансах отражения при УСН (доходы-расходы) расходов на корпоратив, подарки, сувениры т.д. не только сотрудникам, но и прочим контрагентам-партнерам. Хотелось бы понять всю цепь действий, от форм необходимых документов до проведения в б/у.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете выдачу сотруднику или его ребенку подарка

Организация вправе поощрять сотрудников подарками. Это установлено в статье 191 Трудового кодекса РФ.

Обычно подарки носят непроизводственный характер. Их выдают к какому-либо событию, например, к празднику, дню рождения и т. д. Также организация может выдавать подарки детям сотрудников, например, к Новому году.

Документальное оформление

Подарки сотрудникам, а также их детям передаются на безвозмездной основе – по договору дарения (п. 1 ст. 572 ГК РФ).

Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Однако есть случаи, когда письменная форма договора дарения обязательна. В частности, если сотруднику дарят:

  • имущество стоимостью более 3000 руб.;
  • недвижимое имущество.

Об этом говорится в статье 574 Гражданского кодекса РФ.

Ситуация: как оформить списание материально-производственных запасов при выдаче сотруднику подарка

Общую стоимость ценностей, переданных в подарок сотрудникам или их детям, спишите на основании первичных документов. Это могут быть накладные на отпуск материалов на сторону (ф. М-15), приказы на отпуск и т. д. (п. 132 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Кроме того, для контроля за получением подарков можно вести специальную ведомость. Это позволит определить, кто из сотрудников и когда получил вещественное поощрение, а кто еще нет. Так поступают, когда выдают подарки сразу группе сотрудников.*

Основанием для выдачи подарков будет приказ руководителя.

Бухучет

Все расчеты с сотрудниками, кроме оплаты труда, отражайте с использованием счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Этого же порядка придерживайтесь и при выдаче подарков. При этом корреспонденция в проводках зависит от того, что передано сотруднику в качестве дара.

Если сотруднику или его ребенку передают товарно-материальные ценности (ТМЦ), то в учете отражают следующие операции:

Дебет 73 Кредит 41 (10, 43)
– списана стоимость товаров, материалов или готовой продукции, переданных в подарок сотрудникам или детям сотрудников;

Дебет 91-2 Кредит 73
– задолженность сотрудников за переданные ТМЦ отнесена на прочие расходы, ввиду того что передача безвозмездна.*

Передачу ТМЦ нужно отразить по фактической себестоимости (п. 132 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Когда сотрудников поощряют, например, билетами на какое-либо мероприятие, то для учета их стоимости применяют счет 50-3 «Денежные документы». В такой ситуации в бухучете будут отражены следующие проводки:

Дебет 73 Кредит 50-3
– списана стоимость билетов, переданных в подарок сотрудникам или их детям;

Дебет 91-2 Кредит 73
– задолженность сотрудников за переданные билеты отнесена на прочие расходы, ввиду того что передача безвозмездна.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как отразить при налогообложении выдачу сотруднику (ребенку сотрудника) подарка. Организация применяет специальный налоговый режим

<…>

УСН: единый налог

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, стоимость подарков сотрудникам и их детям не уменьшает. Это связано с тем, что при таком объекте налогообложения вообще не учитываются никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Также выданные подарки не уменьшают единый налог организаций на упрощенке, которые рассчитывают его с разницы между доходами и расходами. Объясняется это следующим. Во-первых, стоимость безвозмездно переданного имущества не поименована в перечне расходов, которые можно учесть при расчете единого налога при упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Во-вторых, стоимость безвозмездно переданного имущества исключена из состава расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ). Правила, установленные статьей 270 Налогового кодекса РФ, распространяются и на организации на упрощенке (п. 1 ст. 346.16, ст. 252 НК РФ). Поэтому стоимость выданных сотрудникам подарков в расходах не учитывайте.*

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: Как с выгодой для компании учесть расходы на новогодний корпоратив и подарки

Инспекторы признают расходы на корпоратив необоснованными, поскольку они не связаны с производственной необходимостью. А подарки считают безвозмездной передачей имущества, поэтому запрещают списывать при расчете налога на прибыль. Тем не менее на практике компаниям удается учесть праздничные затраты, если оформить их не напрямую как корпоративы и презенты, а немного иначе. Об этом — в статье.

Как учитывают расходы на корпоратив

Самый безопасный вариант — это списывать затраты на новогодний праздник за счет чистой прибыли компании. При этом НДФЛ и страховые взносы надо начислять, только если доход работника можно персонифицировать. Если же невозможно подсчитать, кто сколько съел и выпил, то НДФЛ и взносы начислять не надо (письмо Минфина России от 14 августа 2013 г. № 03-04-06/33039, письмо Минтруда России от 24 мая 2013 г. № 14-1-1061).

В то же время на практике некоторые компании рискуют и учитывают затраты на новогодний праздник при расчете налога на прибыль. Чаще всего как представительские, консультационные или командировочные расходы.

Корпоратив под видом деловых переговоров

Если на свой новогодний банкет ваша компания приглашает представителей контрагентов, скажем, из числа поставщиков или заказчиков, то затраты можно списать как представительские (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но тогда и документы должны быть оформлены так, как будто компания проводила деловые переговоры. Кроме того, необходимо иметь в виду три важных момента.

Во-первых, безопаснее, чтобы по итогам встречи с контрагентами были достигнуты конкретные договоренности. Хотя судьи и без этого позволяют списывать затраты (см. определение ВАС РФ от 30 ноября 2009 г. № ВАС-15476/09).

Во-вторых, представительские расходы нормируются, они не могут превышать 4 процентов от суммы затрат на оплату труда. При этом сюда можно отнести аренду зала и стоимость питания (при должном документальном подтверждении), но не стоимость развлекательной программы (скажем, выступление артистов). В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ четко сказано: расходы на организацию развлечений и отдыха списать нельзя.

В-третьих, способ подходит, когда штат в компании небольшой или корпоратив проводится для отдельных сотрудников. Согласитесь, подозрительно будет выглядеть деловая встреча, если в штате числятся, к примеру, 500 человек и все они присутствовали на переговорах. Да еще и накануне Нового года.

Корпоратив совместно с семинарами

В рамках корпоратива некоторые организации проводят небольшие семинары, тренинги, командные игры (тимбилдинги). Это позволяет списать затраты как консультационные услуги (подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ). Обоснованность данного подхода подтвердили судьи ФАС Московского округа в постановлении от 24 сентября 2009 г. № КА-А40/9145-09. Списывать потраченные суммы как расходы на обучение по пункту 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ можно, только если у организатора есть специальная лицензия на образовательные услуги. Однако однодневные тренинги и семинары, как правило, проводят обычные консультанты.

Если совместить корпоратив с семинарами, то расходы можно учесть в полной сумме, а не частично, как в случае с представительскими. В то же время консультационные расходы всегда привлекают повышенное внимание налоговиков. Инспекторы с особой тщательностью проверяют каждый подтверждающий документ (чем больше их будет — тем лучше). Если где-то проскочит хоть малейший намек на развлекательное мероприятие, то расходы снимут и доначислят налог на прибыль. Поэтому в данном случае в документах не стоит обособленно выделять затраты на аренду зала, питание, напитки и т. д. Если в первичке будет указана лишь финальная сумма (общая стоимость тренинга), то вопросов со стороны проверяющих будет меньше.

Корпоратив — командировка

Если корпоратив проходит в другом городе, то некоторые компании оформляют это как обычную командировку. Ведь здесь есть затраты и на проживание, и на проезд (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Но опять же, оформляя документы, не допускайте ни малейшего упоминания о развлекательном мероприятии. Все должно выглядеть именно как деловая поездка. И хотя суды в таких ситуациях, как правило, поддерживают компании (см., например, постановление ФАС Московского округа от 18 ноября 2010 г. № КА-А40/14213-10), спора можно избежать вообще, если все бумаги будут оформлены идеально.

Кроме того, оформив корпоративный праздник как командировку, не забудьте про суточные. Ведь если поездка длится более одного дня, формально положено выплачивать суточные. Эти суммы можно также учесть как командировочные. Причем на всю сумму не нужно начислять страховые взносы. НДФЛ не облагаются 700 руб. в сутки при поездке по России (при загранкомандировке — 2500 руб.).

Как списывают новогодние подарки

Стоимость подарков не уменьшает налоговую базу по прибыли (п. 16 ст. 270 НК РФ). В то же время есть вполне законные основания учесть новогодние подарки сотрудникам и контрагентам.

Какие документы оформить, чтобы списать новогодние затраты

Праздничные расходы Какие документы необходимы
Стоимость корпоратива учтена в представительских расходах 1. Смета, утвержденная протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем компании на определенный период времени.
2. Приказ руководителя о расходах на представительские цели.
3. Акт о том, что были произведены представительские расходы, утвержденный руководителем организации.
4. Отчет о мероприятии, в ходе которого были произведены представительские расходы
Стоимость корпоратива учтена как расходы на тренинг или семинар (консультационные услуги) 1. Договор на оказание консультационных услуг.
2. Акт приемки-передачи услуг. В акте должна быть ссылка на договор, на основании которого предоставлены услуги. Также нужно подробное описание фактически оказанных услуг, период консультирования и стоимость.
3. Отчет консультанта. Без этого документа можно обойтись, если вся информация подробно расписана в акте приемки-передачи услуг.
4. Иные подтверждающие документы. В частности, это программа семинара или тренинга, их расписание, список обучающихся и пр.
Расходы на выездной корпоратив оформлены как командировка 1. Служебное задание.
2. Приказ (распоряжение) о командировке.
3. Командировочное удостоверение. Если речь идет о загранкомандировке, командировочное удостоверение не оформляют. По возвращении из командировки сотрудник обязан дооформить документы, которые были составлены перед отъездом, и заполнить авансовый отчет
Подарки работникам списаны как расходы на оплату труда 1. Трудовой договор или иной внутренний документ (например, коллективный договор, Правила трудового распорядка и т. д.). В этих документах должна быть предусмотрена выдача подарков. Причем важно прописать, что сотрудник получает подарки за трудовые показатели.
2. Приказ о награждении. В нем надо указать конкретные показатели, за которые работнику был выдан подарок
Подарки клиентам учтены как затраты на рекламу 1. Договор на изготовление рекламной продукции с логотипом (как минимум наименованием) компании-дарителя.
2. Товарная накладная

Подарки работникам как расходы на оплату труда

Если предусмотреть выдачу подарков в трудовых договорах или внутренних документах компании (например, в коллективном договоре или положении о премировании), то списать затраты можно в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Но подобный вид поощрения должен быть связан с результатами деятельности конкретного работника. То есть надо обосновать, за какие достижения человеку достался презент (см. письма Минфина России от 22 ноября 2012 г. № 03-04-06/6-329 и от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/79).

При этом НДФЛ не облагаются подарки стоимостью не более 4000 руб. в год на одного сотрудника (п. 28 ст. 217 НК РФ). А если подарок дороже? Тогда налог надо удержать с разницы между ценой презента и 4000 руб. Например, он стоит 5000 руб. Значит, доход работника составит 1000 руб. (5000 – 4000).

А вот взносы надо заплатить независимо от цены. Представители ПФР и ФСС РФ считают, что подарки, стоимость которых учтена как расходы на оплату труда, — это разновидность выплат в рамках трудовых отношений.

Что касается НДС, то платить его не надо, если презенты учтены как расходы на оплату труда. Иначе инспекторы могут посчитать, что это безвозмездная передача, которая облагается НДС. В таком случае у вас будет право принять входной НДС по подаркам к вычету.

Отдельно остановимся на детских подарках сотрудникам. Инспекторы считают, что при вручении таких презентов происходит безвозмездная передача имущества. Значит, они в расходах не учитываются (п. 16 ст. 270 НК РФ) и облагаются НДС. В этом налоговиков поддерживают и судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 25 июня 2013 г. № 1001/13). В то же время входной налог можно принять к вычету.

НДФЛ у сотрудника удерживать не надо, только если стоимость детского подарка укладывается в 4000 руб. А страховые взносы не нужно начислять в любом случае. Ведь с детьми компания не заключает трудовой или гражданско-правовой договор. Значит, объект, с которого страхователи платят взносы, вообще отсутствует.

Подарки клиентам как реклама

Подарки контрагентам можно списать как рекламные расходы в пределах 1 процента выручки от реализации за год (п. 4 ст. 264 НК РФ). Но тогда важно, чтобы были соблюдены такие условия. Во-первых, на презенте должен стоять логотип компании-дарителя. Во-вторых, нужно, чтобы подарки были обезличены. То есть их не надо адресовать конкретным людям. Тогда вам не надо удерживать со стоимости подарков НДФЛ и начислять взносы. На стоимость переданных сувениров надо начислить НДС. Исключение — маленькие подарки, расходы на которые не превышают 100 руб. (подп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ).

Иногда на практике подарки контрагентам относят на представительские. Инспекторы против такого учета, зато судьи на стороне компаний (постановление ФАС Московского округа от 5 октября 2010 г. № КА-А41/11224-10).

Журнал «Главбух» №23, Декабрь 2013

28.11.2014 г.

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://vip.1gl.ru/#/hotline/rules/

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка