Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7
1 декабря 2014 20 просмотров

Предприятие отправляет сотрудника на длительный срок на работу по трудовому договору в представительство за границу. С ним едет жена и ребенок. Как в бухгалтерском и налоговом учете для предприятия г. Севастополя отразить расходы на оформление загранпаспортов(не служебных), виз, медстраховок(не обязательных) сотруднику и членам его семьи и расходы на авиабилеты(в Севастополе эти документы оформить пока не возможно) для поездок сотрудника и членов семьи в другие города России для оформления вышеперечисленных документов. Нужно ли удержать НДФЛ с компенсации этих расходов. Если да, то как удержать НДФЛ с компенсации жене и ребенку.

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73 – начислена компенсация в связи с переводом сотрудника на работу в другую местность.

Компенсация расходов членов семьи сотрудника отражается проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 76 – отражена сумма расходов на членов семьи сотрудника.

При расчете налога на прибыль компенсацию расходов, связанных с переездом в другую местность сотрудников и членов их семей можно учесть как подъемные. Для этого нужно выполнить два условия:

• сумма подъемных должна быть фактически выплачена;

• сумма подъемных не должна превышать норму, установленную соглашением сторон трудового договора.

Компенсации фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (в том числе затрат по изготовлению паспортов, виз, билеты, медстраховка), связанных с переездом сотрудника на работу за рубеж не облагается НДФЛ.

На физических лиц, не являющихся работниками это не распространяется. Следовательно, оплата организацией изготовления загранпаспорта, виз, медстраховки для членов семьи работника, не состоящих в трудовых отношениях с работодателем, подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Если организация не может удержать НДФЛ, она должна сообщить об этом в налоговую инспекцию.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Статья: Начисление НДФЛ и страховых взносов на выплаты в пользу сотрудников в 2014 году

Обозначения:
«+» – налоги и страховые взносы начисляются;
«–» – налоги и страховые взносы не начисляются.
Вид выплаты НДФЛ Страховые взносы Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний

<…>

Расходы по оформлению служебных заграничных паспортов и получению виз*
(п. 3 ст. 217 НК РФ)

(ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ)

(ч. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ)

<…>

2.Рекомендация: Что делать организации, если удержать НДФЛ невозможно

Организация обязана удерживать НДФЛ с выплат, в отношении которых она является налоговым агентом (п. 1 и 2 ст. 226, ст. 226.1 НК РФ). Однако возможность удержать НДФЛ у налогового агента есть не всегда.

Например, возможность удержания ограничивается, если сотрудник получил материальную выгоду, доход в натуральной форме или стал нерезидентом (НДФЛ в этом случае нужно пересчитать по ставке 30 процентов). Если сотрудник не получал других доходов в денежной форме или уволился сразу после этих событий, возможность удержания НДФЛ организацией – источником дохода исключается совсем. Об этом сказано в письме Минфина России от 19 марта 2007 г. № 03-04-06-01/74. Такая же ситуация возникает, если доход в натуральной форме получил человек, не являющийся сотрудником организации (например, покупатель).

Если после выплаты доходов, с которых налог не удерживался, сотрудник получает другие доходы в денежной форме, у налогового агента появляется возможность удержать НДФЛ, не удержанный ранее. В таком случае он обязан произвести удержание налога со всей суммы доходов, в том числе и с доходов, выплаченных ранее (письма Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337 и от 17 ноября 2010 г. № 03-04-08/8-258ФНС России от 1 ноября 2012 г. № ЕД-4-3/18519). При этом налоговый агент должен учитывать, что удерживать НДФЛ в размере более 50 процентов от суммы выплаты он не вправе (п. 4 ст. 226 НК РФ).

<…>

Информирование налоговой инспекции

О выплаченных доходах, из которых налоговый агент не удержал (не может удержать) НДФЛ, следует сообщить в налоговую инспекцию. Это нужно сделать в течение месяца после окончания налогового периода, в котором такие доходы были выплачены (т. е. до 1 февраля следующего года).*

Помимо налоговой инспекции, о невозможности удержания НДФЛ нужно уведомить и самого налогоплательщика, получившего доход.

Такой порядок следует из положений пункта 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337.

<…>

Особый порядок предусмотрен для подачи сообщений о невозможности удержать НДФЛ по операциям с ценными бумагами. Срок подачи таких сообщений зависит от того, что произошло раньше:

– истек месяц со дня окончания налогового периода, в котором не был удержан налог;
– истек срок действия последнего договора между человеком и налоговым агентом, в рамках которого был начислен НДФЛ.

В первом случае сообщение нужно направить в налоговую инспекцию до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом. Во втором – инспекцию нужно уведомить в течение месяца со дня окончания действия договора, в рамках которого был начислен НДФЛ.

Об этом сказано в пункте 14 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ.

Сообщения о невозможности удержать налог подавайте на бланках поформе 2-НДФЛ (п. 2 приказа ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611) с указанием в поле «Признак» цифры 2. Передавать эти сообщения нужно в том же порядке, что и сведения о выплаченных доходах (п. 1Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576).*

После того как налоговый агент известил налоговую инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать НДФЛ, удерживать недостающую сумму налога он не должен. Даже если потом у него появится такая возможность. Если уведомление подано своевременно (до 1 февраля следующего года), то пени на сумму неудержанного НДФЛ налоговому агенту не начисляются. Погасить задолженность человек должен будет самостоятельно не позднее 15 июля. Это следует из положений пункта 4 статьи 228 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмами Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337от 17 ноября 2010 г. № 03-04-08/8-258от 9 февраля 2010 г. № 03-04-06/10-12 и ФНС России от 22 августа 2014 г. № СА-4-7/16692.

<…>

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

3.Статья: ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО ЗА РУБЕЖОМ: ВЫПЛАТЫ РАБОТНИКАМ

Бизнес не имеет границ. Следуя законам экономики, он смело пересекает страны и континенты. Филиальная сеть за рубежом есть у многих российских компаний. В статье мы расскажем о порядке формирования трудового коллектива и налогообложении выплат работникам зарубежного представительства российских организаций.

Открывая обособленное подразделение в иностранном государстве, руководство фирмы понимает, что сам по себе филиал существовать не может. Нужны люди, которые будут там работать. Как правило, штат представительства формируется комбинированно. Обычно руководящие должности и должности специалистов занимают сотрудники головного офиса, выезжающие для работы за рубежом, а работники-иностранцы исполняют обязанности обслуживающего персонала. В первую очередь рассмотрим подробнее, как оформить выезд за рубеж российского работника.

НА РАБОТУ ЗА РУБЕЖ

Переезд сотрудников из России для работы в другую местность необходимо оформить в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Укажем в трудовом договоре

В соответствии с частью 3 статьи 72.1 Трудового кодекса согласие работника на его перемещение у того же работодателя на другое рабочее место не требуется, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. Но в случае переезда на работу в иностранное представительство меняется место работы. Согласно части 2 статьи 57 Трудового кодекса указание места работы является обязательным условием трудового договора. Следовательно, направить сотрудника для работы за рубежом можно только с его письменного согласия. Работник и работодатель могут подписать дополнение к действующему трудовому договору, например такое: «Местом работы сотрудника является представительство ООО “Кентавр” в г. Мюнхене (Германия)».

Другое обязательное условие трудового договора — оплата труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада, надбавки, доплаты, премии). Одной из составляющих системы оплаты труда является форма выплаты. Если работник отправляется на постоянную работу за рубеж, то и вознаграждение за труд ему необходимо выплачивать в валюте (подп. 2 п. 6.1 ст. 12 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее — Закон № 173-ФЗ).

Переезд в другую местность связан не только с определенными трудностями, но и с существенными затратами. В трудовом договоре необходимо предусмотреть гарантии работнику, который согласился трудиться в иностранном представительстве. В соответствии с частью 1 статьи 169 Трудового кодекса при переезде на работу в другую местность компания обязана возместить работнику:

  • расходы по переезду самого сотрудника, а также членов его семьи и перевозу имущества;
  • расходы по обустройству на новом месте жительства.*

<…>

ОБРАЗЕЦ ЛОКАЛЬНОГО АКТА О ГАРАНТИЯХ РАБОТНИКУ ПРИ ПЕРЕЕЗДЕ В ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ

Общество с ограниченной ответственностью

«Апельсин»

Приказ № 12

г. Москва 15 января 2007 года

В связи с открытием представительства в г. Тяньцзин (КНР) и в целях обеспечения работникам гарантий, установленных Трудовым кодексом, при их переезде на работу в другую местность приказываю:

1. Возмещать расходы по переезду работника и членов его семьи на место работы в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
  • автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Включать в возмещение расходов по проезду:

  • страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
  • оплату услуг по оформлению проездных документов;
  • расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

2. При отсутствии у работника проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение осуществляется в размере минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом — в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

3. Возмещать расходы по провозу имущества железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (общего пользования) в количестве:

  • до 500 кг на работника;
  • до 150 кг на каждого переезжающего члена его семьи.

Размер возмещения фактических расходов не выше тарифов, предусмотренных для перевозки грузов (грузобагажа) железнодорожным транспортом.

При отсутствии указанных видов транспорта возмещаются расходы по провозу имущества воздушным транспортом от ближайшей к месту работы железнодорожной станции или от ближайшего морского либо речного порта, открытого для навигации в данное время.

4. Возмещать расходы по обустройству на новом месте жительства в следующем размере:

  • месячного должностного оклада (месячной тарифной ставки) работника по новому месту его работы;
  • одной четвертой должностного оклада (одной четвертой месячной тарифной ставки) по новому месту работы сотрудника из расчета на каждого переезжающего члена его семьи.

Выплату производить единовременно.

5. Установить, что к членам семьи работника, на которых выплачивается компенсация, относятся муж (жена), а также дети и родители обоих супругов, находящиеся на их иждивении и проживающие вместе с ними.

6. Выплачивать работнику суточные за каждый день нахождения в пути в размере:

  • 500 руб. — при нахождении на территории Российской Федерации;
  • 80 долларов США — при нахождении за территорией Российской Федерации.

7. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера А.К. Мандаринову.

Генеральный директор Лимонов А.В. Лимонов

<….>

Компенсации, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Работникам, выезжающим за рубеж на место постоянной работы, трудовым законодательством гарантировано возмещение расходов по переезду в другую местность (ч. 1 ст. 165 ТК РФ). Компенсировать эти расходы обязан работодатель (ч. 2 ст. 165 ТК РФ). Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора (ч. 2 ст. 169 ТК РФ). Все виды компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность), не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).*

<….>

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА», № 1, ЯНВАРЬ 2008

4.Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотруднику расходов при переезде на работу в другую местность

Бухучет

В бухучете начисление компенсации сотруднику за его переезд на работу в другую местность отражайте по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, и какие функции он выполняет, при начислении компенсации делайте запись:*

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация в связи с переводом сотрудника на работу в другую местность.

<…>

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсации фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность (в т. ч. за рубеж и в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности), предусмотренные внутренними документами организации (например, трудовым договором), не облагаются*:

При этом, в случае если сотрудника направляют на работу за границу, в состав не облагаемых НДФЛ расходов по переезду включается и стоимость визы* (письмо Минфина России от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35).

Условием освобождения компенсаций от НДФЛ и страховых взносов является наличие на момент переезда трудовых отношений между сотрудником и работодателем, по договоренности с которым он переезжает (ст. 169 ТК РФ). При найме нового сотрудника оплата его проезда до места работы, указанного в трудовом договоре, компенсацией не признается. До заключения трудового договора нормы статьи 169Трудового кодекса РФ не применяются. Поэтому, если организация все-таки компенсирует будущему сотруднику расходы на переезд, с суммы выплат нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 208, п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не начисляйте и в этом случае, поскольку с сотрудником нет трудовых отношений. И такие выплаты не соответствуют определению объекта обложения страховыми взносами, которое приведено в части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Нет оснований и для начисления взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

<…>

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию расходов, связанных с переездом в другую местность (в т. ч. и за рубеж), можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФписьмо Минфина России от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35). Для этого нужно выполнить два условия:*

  • сумма подъемных должна быть фактически выплачена (независимо от метода, которым организация определяет доходы и расходы) (подп. 4 п. 7 ст. 272п. 3 ст. 273 НК РФ);
  • сумма подъемных не должна превышать норму, установленную в соответствии с действующим законодательством. Сверхнормативные выплаты налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 37 ст. 270 НК РФ).

Такие правила распространяются на те случаи, когда подъемные выплачиваются сотруднику организации, с которым уже заключен трудовой договор и который на момент переезда на новое место работы уже выполнял свои трудовые обязанности у того же работодателя на старом месте работы (письма Минфина России от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140УФНС по г. Москве от 18 февраля 2008 г. № 20-12/015139).*

<…>

Ситуация: какую сумму подъемных можно учесть при расчете налога на прибыль

Организация может учесть при расчете налога на прибыль сумму подъемных в пределах норм, установленных законодательством (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Сверхнормативные выплаты налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 37 ст. 270 НК РФ).

Под действующим законодательством следует понимать:

Однако конкретные ограничения установлены законодательством только для бюджетных организаций (постановление Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187ч. 3 ст. 326 ТК РФч. 3 ст. 35 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Для коммерческих организаций данные ограничения определяются соглашением сторон трудового договора* (ч. 2 ст. 169ч. 5 ст. 326 ТК РФ, ч. 5 ст. 35 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1).

Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письмах от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, подтверждающих данную точку зрения (см., например, постановление ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2).

<…>

Нина Ковязина,  заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

02.12.2014г.

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://vip.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=2

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие займы выдает ваша компания?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка