Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
17 декабря 2014 7 просмотров

Доброго дня! Помогите с вопросом:В регионах у компании, расположенной в Москве, работают сотрудники с разъездным (не надомники) характером деятельности (у них компьютеры и МФУ, автомобили), офисов в регионах нет.В трудовых договорах и локальных нормативных актах прописан разъездной характер деятельности.Вопрос: можем ли мы перечислять работникам средства фиксированную сумму (без чеков) - на интернет для выполнения своей работы (т.к. офисов нет в регионах).Будут ли эти суммы облагаться налогом на прибыль и НДФЛ?

Оплата интернета относится к компенсационной выплате, но если она возмещается за фактически понесенный расход сотрудника.

Налоговый кодекс РФ не содержит специальной нормы по учету в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с возмещением работнику затрат при выполнении им работы разъездного характера. Эти затраты учитываются в составе прочих на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. И хотя ограничений по включению данных затрат в базу по налогу на прибыль нет, но все равно следует руководствоваться общими критериями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Причем в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ при методе начисления такие расходы учитываются на дату утверждения авансового отчета. Поэтому, так как у Вас эти расходы документально не подтверждены, то учесть их в расходах при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль Вы не вправе.

Компенсационные выплаты в пользу работников, связанные с их расходами при разъездной работе, НДФЛ не облагаются в размерах, предусмотренных коллективным (трудовым) договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Но только при условии возмещения работодателем работнику фактических затрат. Если же выплаты производятся в фиксированном размере без подтверждающих документов, то они компенсациями не признаются и облагаются налогом.


Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя*.

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (письма Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346 и от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/1/344). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д*.

<…>

НДФЛ и страховые взносы

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, сумма документально подтвержденных расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагается:

Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230 и Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. № 406-19. Правомерность данного подхода подтверждают и судьи (см., например, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14)*.

<…>

ОСНО

Организация обязана возмещать расходы тем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Поэтому сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль (как экономически обоснованные расходы). При этом разъездной характер работы сотрудника нужно подтвердить документально. Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ*.

<…>

ОСНО: момент признания расходов

Момент включения расходов, связанных с разъездным характером работы, в состав затрат при расчете налога на прибыль зависит от метода определения доходов и расходов, который применяет организация.

При методе начисления расходы, как правило, учитываются в момент начисления. При этом не имеет значения, когда сумма будет выплачена фактически. Такие правила установлены пунктом 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

В частности, если компенсация за разъездной характер работы выплачивается авансом (то есть сотруднику выдаются деньги под отчет), то моментом ее начисления будет дата утверждения авансового отчета работника (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Подтверждает это и письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341.

Подробнее о признании расходов при методе начисления см. Как при расчете налога на прибыль учитывать доходы и расходы методом начисления.

При кассовом методе учтите расходы только после фактической выплаты компенсации за разъездной характер работ (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если расходы не будут подтверждены документально, они не уменьшат налогооблагаемую прибыль, и в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства (ст. 252 НК РФ, п. 4 и 7 ПБУ 18/02)*.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: В штате есть специалисты с разъездным характером работы

<…>

Выплаты и компенсации

В статье 164 Трудового кодекса РФ сказано, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. К таким затратам, в частности, относятся расходы, связанные со служебными поездками персонала, чья постоянная работа носит разъездной характер.

Согласно статье 168.1 Трудового кодекса РФ, сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает в том числе связанные со служебными поездками расходы на проезд. Нормы и порядок возмещения таких расходов законодательно не регламентированы. Таким образом, организация вправе сама определить размеры и порядок возмещения расходов, возникающих при служебных поездках.

Налогообложение

Рассмотрим налоговые последствия в случае, если в штате организации числятся сотрудники с разъездным характером работы.

Налог на прибыль

Налоговый кодекс РФ не содержит специальной нормы по учету в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с возмещением работнику затрат при выполнении им работы разъездного характера. Эти затраты учитываются в составе прочих на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. На это указано в письме ФНС России от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488. Такое же мнение изложено Минфином России в письмах от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341, от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87.

И хотя ограничений по включению данных затрат в базу по налогу на прибыль нет, организации обязаны руководствоваться общими критериями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Причем в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ при методе начисления такие расходы учитываются на дату утверждения авансового отчета.

Налог на доходы физлиц

Компенсационные выплаты в пользу работников, связанные с их расходами при разъездной работе, НДФЛ не облагаются в размерах, предусмотренных коллективным (трудовым) договором, соглашениями, локальными нормативными актами (письма Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 5 июля 2013 г. № 03-04-06/25956).*

Иногда руководители организаций назначают сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, надбавки к должностному окладу (тарифной ставке). Эта надбавка выплачивается взамен суточных. Нужно ли удерживать с нее налог на доходы физических лиц? Да, нужно, считают в Минфине России (письмо от 26 марта 2012 г. № 03-04-06/9-76). Поскольку ни Трудовой кодекс РФ, ни иные нормативные правовые акты не рассматривают надбавку к должностному окладу (тарифной ставке) в качестве компенсационной выплаты.

Страховые взносы

Согласно подпункту «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, страховыми взносами не облагаются все виды компенсационных выплат. Но только при условии возмещения работодателем работникам фактических затрат. Если же выплаты производятся в фиксированном размере без подтверждающих документов, то они компенсациями не признаются. И на них нужно начислять страховые взносы. К такому выводу пришел ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 1 ноября 2013 г. № А45-29823/2012.

Отметим также, что специалисты Минздравсоцразвития России придерживаются аналогичного мнения, о чем свидетельствует письмо от 26 мая 2010 г. № 1343-19*.

Журнал «Учет в производстве» № 2, Февраль 2014

3. Статья: Разъездная работа: как возместить расходы, если подтверждающих документов нет

Сразу скажем, что возмещать расходы сотруднику организация должна. Ведь трудовое законодательство обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, понесенные в связи с разъездным характером выполняемой работы (ст. 168.1 ТК РФ). Но поскольку работник не представил документы, подтверждающие понесенные им расходы, выплату нельзя рассматривать как компенсационную. Поэтому она будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Теперь подробнее*.

<…>

Как возмещать расходы разъездным работникам. По трудовому законодательству компания обязана возмещать сотруднику все расходы, которые он несет в связи с разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ). Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены, каждая компания устанавливает их самостоятельно. Должны быть оформлены следующие документы:

- локальный нормативный акт, например положение о служебных поездках (разъездном характере работы);
- трудовой договор с работником, в котором указано условие о разъездном характере работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- должностные инструкции, согласно которым работники обязаны составлять отчеты о служебных поездках с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.

Перечень разъездных расходов, подлежащих возмещению, можно дополнить

Перечень расходов, понесенных сотрудниками с разъездным характером работы, подлежащих возмещению, не ограничен статьей 168.1 ТК РФ. Компания может возмещать своим «разъездным» работникам и не указанные в этом перечне расходы. Но чтобы такие расходы учесть в налоговой базе по налогу на прибыль, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Возмещать расходы работникам можно разными способами, например:

- начислять фиксированную прибавку к заработной плате;
- выплачивать компенсацию в сумме фактически понесенных расходов.

Чтобы доплату за разъездной характер работы можно было учесть в расходах, возможность такой выплаты укажите в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении с сотрудником

В ситуации, о которой идет речь в письме нашего читателя, работники не представили документы, подтверждающие расходы в связи с разъездным характером работы, следовательно, второй вариант не подходит.

Но можно воспользоваться первым вариантом и начислить сотрудникам доплату за разъездной характер работы*.

НДФЛ. Фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсационную выплату. Она будет являться составной частью действующей системы оплаты труда (ст. 129, 135 и 164 ТК РФ).

Такая выплата должна облагаться НДФЛ, положения пункта 3 статьи 217 НК РФ на нее не распространяются*.

Страховые взносы. На указанную выплату следует начислять страховые взносы во внебюджетные фонды и ФСС на случай травматизма в обычном порядке (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ)*.

Налог на прибыль. Сначала о порядке отражения в расходах компенсационных выплат. Ранее такие выплаты рекомендовалось учитывать в расходах на оплату труда (письма Минфина России от 04.06.2008 № 03-03-06/1/344 и от 07.05.2008 № 03-03-06/1/302).

Теперь такие выплаты, подтвержденные документами, учитывают в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) (письма Минфина России от 14.06.2011 № 03-03-06/1/341, от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 № 03-03-05/87 и ФНС России от 10.09.2008 № ШС-6-3/643@)*.

Что касается выплаты фиксированной суммы к заработной плате, то ее можно отнести к расходам на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). Поэтому понесенные затраты при разъездной работе принимаются в составе расходов при расчете налога на прибыль.

Журнал «Зарплата» № 9, Сентябрь 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка